7 Cách đánh số thứ tự trong Excel nhanh chóng, cực dễ

Đánh số thứ tự trong Excel giúp người dùng tận dụng tối ưu được các hàm trong Excel phổ biến, công cụ để từ đó tiết kiệm thời gian trong việc quản lý thông tin và dữ liệu. Nhất là trong các file Worksheet về báo cáo kinh doanh hoặc thống kê. Cùng tham khảo 5 cách đánh số trong Excel tự động nhanh chóng bằng hàm qua bài viết dưới đây nhé!

Lợi ích của việc đánh số thứ tự trong Excel 

Cách đánh số thứ tự trong Excel mang đến nhiều lợi ích giúp việc quản lý dữ liệu, trình bày báo cáo, bảng biểu được chuyên nghiệp và dễ dàng hơn. Cụ thể là:

• Tổ chức dữ liệu gọn gàng, chuyên nghiệp: Các hàng và cột được sắp xếp rõ ràng, tránh tình trạng rối mắt khi bảng có quá nhiều dữ liệu. Đảm bảo file luôn chỉn chu, dễ theo dõi.
• Hỗ trợ phân tích: Khi cần lọc, sắp xếp hoặc xử lý dữ liệu, số thứ tự trở thành mốc tham chiếu chính xác.
• Dễ dàng tra cứu: Người dùng nhanh chóng xác định vị trí của từng dòng dữ liệu mà không cần tìm kiếm thủ công, giúp việc truy xuất thông tin trở nên dễ dàng hơn.
• Tiết kiệm thời gian: Đánh số thứ tự tự động trong Excel giúp giảm thiểu thao tác lặp lại, nâng cao hiệu suất công việc.

Cách đánh số thứ tự trong Excel cơ bản

Cách đánh số thứ tự trong Excel tự động, nhanh chóng giúp dữ liệu trở nên gọn gàng và thuận tiện cho việc theo dõi. Sau đây là một số cách thực hiện đơn giản nhưng hiệu quả, bạn hãy xem và áp dụng nhé!

Đánh số thứ tự trong Excel bằng cách kéo chuột 

Cách kéo số thứ tự trong Excel là phương pháp đơn giản, nhanh chóng nếu bạn chỉ cần đánh số ít và không muốn dùng công thức. Bạn hãy làm như sau:

1. Nhập 2 số đầu tiên

• Bạn mở file Excel và nhập 2 số liên tiếp vào 2 ô liền kề theo hàng ngang hoặc dọc rồi bôi đen chúng.

2. Đặt chuột ở vị trí kéo thả

• Bạn di chuyển chuột vào góc dưới bên phải ô cuối cùng, khi thấy xuất hiện dấu “+” thì giữ chuột.

3. Kéo chuột để Excel tự động điền số

• Bạn giữ chuột và di chuyển xuống dưới để đánh số theo cột hoặc kéo sang phải để hoàn thành cách đánh số thứ tự trong Excel nhanh theo hàng.

Để xử lý dữ liệu với Excel mượt mà hơn, một chiếc laptop HP với hiệu năng mạnh mẽ, thiết kế bền bỉ chính là lựa chọn lý tưởng. Ghé ngay CellphoneS để sở hữu laptop HP chính hãng hôm nay. Xem ngay nhé!

[Product_Listing categoryid="156" propertyid="" customlink="https://cellphones.com.vn/laptop/hp.html" title="Danh sách Laptop HP đang được quan tâm nhiều tại CellphoneS"]

Đánh số thứ tự trong Excel bằng Fill Series (Auto Fill)

Nếu muốn thực hiện cách đánh số thứ tự tự nhảy trong Excel với phạm vi lớn (ví dụ từ 1 đến 100), tính năng Fill Series sẽ giúp tiết kiệm thời gian đáng kể.

1. Điền số khởi đầu

• Ở ô đầu tiên trong cột cần đánh số thứ tự, bạn điền số 1.

2. Chọn công cụ Fill Series

• Trên thanh công cụ, bạn vào tab Home, trong nhóm Editing, chọn Fill -> Series.

3. Cài đặt tham số và xác nhận hoàn tất

• Trong hộp thoại Series, bạn thực hiện các thiết lập sau:

• Series in: Chọn Columns nếu đánh theo cột hoặc Rows nếu đánh theo hàng.
• Type: Chọn một trong các tùy chọn Linear, Growth, Date hoặc AutoFill (ví dụ chọn Linear).
• Step Value: Khoảng cách giữa 2 số, nếu đặt giá trị = 1, dãy số sẽ hiển thị 1, 2, 3, 4,...
• Stop Value: Nhập số cuối cùng mà bạn muốn Excel tự động điền.

Click OK là làm xong cách đánh số thứ tự trong Excel tự động với Fill Series.

Cách đánh số thứ tự trong Excel bằng các hàm

Ngoài các thủ thuật đánh số thứ tự tự động trong Excel thì còn những cách đánh số thứ tự bằng các hàm nhằm mang đến thao tác nhanh chóng và tối ưu hiệu quả trong quá trình làm việc. Cụ thể các bạn có thể tham khảo cách sử dụng các hàm dưới đây:

Đánh số thứ tự trong Excel bằng hàm ROW () -1

Nếu bạn muốn Excel tự động đánh số thứ tự dựa theo vị trí dòng mà không cần nhập thủ công, hàm ROW()-1 sẽ là lựa chọn nhanh gọn. Cách làm số thứ tự trong Excel với hàm này như sau:

1. Nhập công thức

• Ở ô đầu tiên, bạn nhập: =ROW()-1

2. Bấm Enter

• Bạn nhấn Enter, ô A2 sẽ hiển thị số 1 vì nó đang nằm ở dòng 2 (2 - 1 = 1). Nếu nhập công thức =ROW()-1 tại dòng 7 thì kết quả sẽ là 6, trong trường hợp bạn muốn kết quả bắt đầu từ 1 ở dòng 7 thì cần điền =ROW()-6

3. Điền hàng loạt

• Để điền số thứ tự trong excel tự động, bạn đặt chuột vào góc dưới bên phải của ô vừa nhập, khi xuất hiện dấu “+” thì kéo xuống các dòng tiếp theo.

Đánh số thứ tự trong Excel theo nhóm bằng hàm COUNTIF

Trong trường hợp bạn muốn thực hiện cách đánh số thứ tự trong Excel cho từng nhóm dữ liệu giống nhau, hàm COUNTIF sẽ giúp bạn xử lý nhanh chóng. Dưới đây là công thức stt Excel với hàm này:

1. Nhập công thức COUNTIF

• Tại ô A2, bạn nhập công thức: =COUNTIF($B$2:B2;B2)

2. Hiển thị kết quả

• Bạn nhấn Enter, Excel sẽ trả về số thứ tự tương ứng cho dữ liệu ở cột B.

3. Điền hàng loạt

• Để đánh số thứ tự cho các giá trị trùng lặp, bạn hãy đặt chuột vào góc dưới bên phải ô A2 rồi kéo xuống là xong.

Đánh số thứ tự trong Excel tự động nhảy bằng hàm SEQUENCE

Để đánh số thứ tự trong Excel bằng hàm SEQUENCE, bạn hãy thực hiện theo các bước như sau:

Bước 1: Chọn ô đầu tiên của dãy số trong bảng Excel.

Bước 2: Nhập công thức '=SEQUENCE (Số hàng cần đánh số)'. Tuy nhiên, hàm SEQUENCE chỉ hỗ trợ trên phiên bản Excel 365. Vậy nên các phiên bản Excel cũ hơn không thể áp dụng cách đánh số thứ tự trong Excel bằng hàm này.

Ví dụ: Nếu bạn cần đánh số cho 7 hàng thì công thức sẽ là '=SEQUENCE(7)'.

Bước 3: Nhấn Enter để hàm đánh số thứ tự tự động.

Xem thêm: Cách hiển thị số 0 ở trước dãy số trong Excel cực đơn giản

Đánh số thứ tự trong Excel bằng hàm SUBTOTAL và IF

Một cách đánh số thứ tự trong Excel tự động khác là sử dụng Hàm SUBTOTAL và hàm IF trong Excel bằng cú pháp sau:

Cú pháp: =IF(logical_test; [value_if_true]; [value_if_false]; SUBTOTAL(function_num; ref1;…))

Trong đó:

• logical_test: Điều kiện hàm IF.
• [value_if_true]: Giá trị trả về nếu điều kiện hàm là đúng.
• [value_if_false]: Giá trị trả về nếu điều kiện hàm là sai.
• function_num: Giá trị số xác định chức năng thực hiện của hàm.
• ref1,…: Vùng chứa số thứ tự.

Ví dụ: Với bảng dữ liệu có các hàng trống dưới đây, bạn cần thực hiện như sau:

 

Bước 1: Nhập cú pháp hàm tại ô đầu tiên cần điền số thứ tự (ô A2):

'=IF(B2=',',SUBTOTAL(3,$B$2:B2))'

Giải thích hàm trên:

- Hàm chính cần dùng là hàm IF. Nếu như giá trị trong một ô là rỗng thì bỏ qua không đếm. Nếu ô không rỗng và có giá trị thì dùng hàm SUBTOTAL để đánh số thứ tự.

- Trong hàm SUBTOTAL(3,$B$2:B2)) ta có:

• function_num = 3: Ứng với hàm COUNTA trong SUBTOTAL - Đếm ô không trống.
• ref1 = $B$2:B2: Vùng đã được đánh số thứ tự.

Lưu ý: Phải luôn khóa giá trị đầu tiên, ở đây là B2, nếu không thì khi chạy hàm sẽ bị lỗi đối với các ô bên dưới.

Bước 2: Sau khi nhập chính xác công thức, bạn nhấn Enter. Kết quả cho ra sẽ như sau:

**Lưu ý:

• Cách đánh số này chỉ được áp dụng được khi sử dụng chức năng Filter.
• Việc sử dụng hàm SUBTOTAL sẽ giúp cho số thứ tự của giá trị được chọn sẽ đánh số lại từ đầu.
• Cách đánh số thứ tự này chỉ áp dụng được trên cột, không thể áp dụng được cho hàng.

Xem thêm: Mẹo sử dụng hàm COUNTIF trong Excel và ví dụ

 

Làm thế nào để thứ tự cố định khi sắp xếp dữ liệu trong excel?

Để thứ tự cố định khi sắp xếp dữ liệu trong excel, bạn hãy làm như sau:

1. Tạo cột số thứ tự ban đầu

• Đầu tiên, bạn cần tạo cột STT và nhập số 1, 2 vào 2 ô đầu tiên rồi bôi đen sau đó kéo xuống để tự động điền số thứ tự cho toàn bộ cột.

2. Sắp xếp dữ liệu

• Sau khi đã có cột STT, bạn vào “Data” -> Chọn “Filter” -> Nhấn chọn biểu tượng “Lọc & sắp xếp” ở cột bạn muốn sắp xếp và chọn thứ tự mong muốn (tăng hoặc giảm dần).

3. Kết quả.

• Sau đó, bạn sẽ thấy các dữ liệu đã được sắp xếp và cột STT cũng di chuyển theo. Để đưa bảng về trạng thái ban đầu, bạn chọn biểu tượng “Lọc & sắp xếp” trong ô số thứ tự rồi xếp theo thứ tự tăng dần (Smallest to Largest) là được.

Một số lưu ý khi đánh số thứ tự tự động trong Excel

Bên cạnh các lưu ý cụ thể ở mỗi cách đánh số thứ tự Excel, bạn cũng cần ghi nhớ các điều sau:

• Lựa chọn cách đánh số thứ tự phù hợp để giúp tiết kiệm thời gian và thuận tiện hơn khi làm việc.
• Đối với người dùng cần đánh số thứ tự cho một bảng dữ liệu lớn, tránh kéo dữ liệu thủ công phức tạp mà nên sử dụng các hàm hay công cụ để tối ưu hơn.
• Một số cách đánh số sẽ không tự động cập nhật số liệu hoặc báo lỗi khi xóa một hàng bất kỳ.
• Khi sử dụng hàm cần chú ý ghi đúng cú pháp và tên hàm, tránh nhầm lẫn giữa các tên hàm giống nhau.
• Các cách làm trên đều có thể hỗ trợ bạn đánh số thứ tự thành hàng ngang theo từng cột. Trừ cách hàm SEQUENCE và hàm IF với SUBTOTAL là không thể thực hiện được.

Xem thêm: Hàm RAND, RANDBETWEEN tạo số ngẫu nhiên trong Excel

Như vậy, bài viết trên đây của Sforum đã hướng dẫn cách đánh số thứ tự trong Excel tự động nhảy nhanh bằng hàm và các công cụ khác. Hy vọng bài viết Thủ thuật Excel này sẽ giúp cho bạn làm việc với Excel hiệu quả hơn.

• Xem thêm bài viết chuyên mục: Tin học văn phòng/Thủ thuật excel