Hướng dẫn sử dụng hàm Getpivotdata trong Excel chi tiết
Bạn muốn biết cách hiệu quả khai thác dữ liệu từ bảng PivotTable trong Excel? Hướng dẫn sử dụng cách dùng hàm GETPIVOTDATA trong Excel này sẽ giúp bạn làm chủ công cụ mạnh mẽ này. Khi biết công thức hàm GETPIVOTDATA là hàm gì và áp dụng linh hoạt, bạn có thể trích xuất thông tin thật nhanh chóng.
Hàm GETPIVOTDATA là gì?
GETPIVOTDATA là một hàm trong Excel thuộc nhóm hàm Tra cứu và Tham chiếu. Chức năng chính của hàm này là lấy dữ liệu từ một bảng Pivot Table dựa trên các tiêu chí xác định từ trước. Bằng cách này, người dùng có thể linh hoạt truy xuất thông tin hiệu quả từ bảng tổng hợp dữ liệu.
Ví dụ: Bảng PivotTable hiển thị doanh số bán hàng theo sản phẩm và khu vực. Tại khu vực "Hà Nội", bạn muốn tính toàn bộ doanh số của "Điện thoại". Thay vì phải xem trực tiếp trên bảng PivotTable, với hàm GETPIVOTDATA bạn có thể lấy giá trị này vào một ô tính khác và thực hiện các phép tính tiếp theo.
Cú pháp hàm GETPIVOTDATA
Việc hiểu rõ GETPIVOTDATA là hàm gì là điều kiện tiên quyết để bạn có thể khai thác tối đa tính năng hàm này trong Excel. Chỉ cần một lỗi nhỏ trong cú pháp cũng có thể gây ra sự sai sót trong kết quả.
Công thức = GETPIVOTDATA(trường_dữ_liệu, bảng_trục, [trường1, mục1, trường2, mục2], …)
Các đổi số của hàm sau:
| Đối số | Mô tả |
| data_field | Tên trường chứa dữ liệu mà bạn muốn truy xuất. Tên trường phải được đặt trong dấu ngoặc kép để tránh nhầm lẫn với các phần khác của công thức. |
| pivot_table | Bạn cần cho Excel biết chính xác bảng PivotTable nào bạn muốn lấy dữ liệu bằng cách cung cấp một tham chiếu đến bảng đó. |
| field1, item1, field2, item2... | Khi làm việc với PivotTable OLAP, bạn có thể dùng các tên nguồn để xác định kích thước và mục. Tên nguồn cho phép bạn truy cập vào cấu trúc phân cấp của dữ liệu. Ví dụ, "[Sản phẩm].[Tất cả Sản phẩm].[Thực phẩm].[Đồ Nướng]" cho biết bạn muốn lấy dữ liệu về các sản phẩm đồ nướng nằm trong nhóm thực phẩm. |
Cách sử dụng hàm GETPIVOTDATA trong Excel
Bạn tự hỏi làm sao để tự động hóa việc phân tích dữ liệu từ bảng PivotTable? Sau khi đã tìm hiểu rõ công thức hàm GETPIVOTDATA là hàm gì, hãy xem qua ví dụ hướng dẫn sử dụng cách dùng hàm GETPIVOTDATA trong Excel sau.
Giả sử chúng ta có một bảng thông tin về các sản phẩm bán được, bao gồm cả laptop. Để tính tổng số lượng laptop đã bán, ta sử dụng:
Công thức =GETPIVOTDATA("laptops", $J$4).
Trong đó, "$J$4" là ô chứa tiêu đề "laptops" trong bảng trục. Với công thức này, Excel sẽ tự động đi tìm và trả về tổng số lượng laptops, trong ví dụ của chúng ta là 651.000 chiếc.
Tiếp tục với ví dụ tương tự, giả sử bảng dữ liệu dưới đây.
Muốn biết tổng doanh số bán laptops, áp dụng:
Công thức =GETPIVOTDATA( “sum of Total”, $J$4)
Lưu ý khi sử dụng hàm GETPIVOTDATA
Bạn đang sử dụng hàm GETPIVOTDATA để trích xuất dữ liệu trong Excel? Tuy nhiên, bạn cần biết một vài chú ý để dùng linh hoạt hơn.
- Lỗi #REF!: Lỗi #REF! này thường xảy ra khi tham chiếu đến bảng PivotTable không tồn tại, các trường cung cấp không hợp lệ hoặc chi tiết trường không có trong bảng PivotTable. Vì thế phải kiểm tra kỹ các đối số trong hàm.
- Định dạng ngày tháng: Khi tham chiếu đến các mục có chứa ngày tháng, đảm bảo ngày tháng được định dạng đúng (dưới dạng ngày tháng hoặc số sê-ri) để tránh lỗi.
- Tùy chọn tự động chèn: Việc bật tùy chọn "Sử dụng chức năng GetPivotData cho tham chiếu PivotTable" trong Excel sẽ giúp bạn tạo nhanh các công thức dựa trên bảng PivotTable, nhưng phải cẩn thận xem kỹ lại công thức để có tính chính xác.
- Hiệu suất: Khi làm việc với các bảng PivotTable lớn, việc dùng hàm GETPIVOTDATA có thể ảnh hưởng đến hiệu suất tính toán. Để cải thiện, hãy cân nhắc dùng các kỹ thuật như đặt tên cho các trường trong bảng PivotTable hoặc sử dụng các hàm khác như hàm INDEX và hàm MATCH kết hợp với OFFSET.
Cách tắt chức năng GETPIVOTDATA trong Excel
Bạn cảm thấy hàm GETPIVOTDATA làm gián đoạn công việc với bảng PivotTable? Hãy cùng tìm hiểu cách tắt hàm GETPIVOTDATA trong Excel để có trải nghiệm làm việc mượt mà hơn.
Bước 1: Trong bảng Pivot, chọn một ô bất kỳ.
Bước 2: Vào “Analyze” trên thanh ribbon và chọn “Options”
Bước 3: Tại trình thả xuống tùy chọn "Options", bỏ chọn “Generate GetPivotData”.
CellphoneS cung cấp đa dạng các mẫu laptop với cấu hình cao đến từ đa dạng thương hiệu khác nhau, đáp ứng mọi nhu cầu dùng của bạn. Với một chiếc laptop cấu hình mạnh mẽ, bạn có thể làm việc với các bảng tính Excel lớn dễ dàng hơn.
Danh sách Laptop đang được quan tâm nhiều tại CellphoneS
Xem tất cảQua hướng dẫn sử dụng cách dùng hàm GETPIVOTDATA trong Excel chi tiết ở trên, bạn đã hiểu rõ công thức hàm GETPIVOTDATA là hàm gì và cách áp dụng nó để khai thác dữ liệu từ bảng PivotTable. Hãy nâng cao kỹ năng dùng Excel bằng cách luyện tập nhiều và tạo ra những báo cáo chuyên nghiệp nhé! Tham khảo thêm danh mục "Tin học văn phòng" để cập nhật thêm nhiều kiến thức bổ ích nhằm hỗ trợ cho công việc của bạn nhé.