Tổng hợp các hàm Logic trong Excel thường gặp và ứng dụng

Hàm logic trong Excel là nền tảng quan trọng giúp biến đổi bảng tính từ một công cụ lưu trữ dữ liệu thụ động thành một hệ thống xử lý thông minh và linh hoạt. Biết cách sử dụng các hàm này, bạn có thể tạo ra các điều kiện, quy tắc để tự động xử lý dữ liệu thay vì chỉ lưu trữ thông tin tĩnh.

Tổng hợp các hàm logic trong Excel

Dưới đây là tổng hợp những hàm logic phổ biến nhất, kèm theo cú pháp và ví dụ, giúp bạn dễ dàng nắm bắt và nâng cao hiệu quả khi sử dụng Excel.

Hàm IF

Hàm logic IF trong Excel là hàm dùng để kiểm tra duy nhất 1 điều kiện, trả về value_if_true nếu điều kiện đúng, trả về value_if_false nếu sai.

Trong đó:

• logical_test: Giá trị mà bạn muốn kiểm tra đúng hay sai.
• value_if_true: Giá trị trả lại khi điều kiện trong logical_test được đánh giá là TRUE.
• value_if_false: Giá trị trả lại khi điều kiện trong logical_test được đánh giá là FALSE.

Ví dụ: =IF(A1>=100;"Đạt";"Trượt") -> Nếu giá trị ở A1 lớn hơn hoặc bằng 100, kết quả trả về là "Đạt"; ngược lại, trả về "Trượt".

Đừng để laptop của bạn chần chừ mỗi khi bạn thiết lập các chuỗi hàm logic phức tạp. Ghé CellphoneS ngay hôm nay để tham khảo các mẫu Laptop Acer hiệu suất ổn định giúp bạn thao tác logic mượt mà.

[Product_Listing categoryid="729" propertyid="" customlink="https://cellphones.com.vn/laptop/acer.html" title="Danh sách Laptop Acer đang được quan tâm nhiều tại CellphoneS"]

Hàm AND

Hàm AND là hàm logic trong Excel dùng để kiểm tra nhiều điều kiện, nếu có điều kiện sai, hàm trả về FALSE; Ngược lại, hàm chỉ trả về TRUE khi toàn bộ điều kiện đều đúng.

Cú pháp:

Trong đó:

• logical1: Điều kiện logic thứ nhất bạn muốn kiểm tra.
• logical2, ...: Những điều kiện kiểm tra thêm, có thể có hoặc không.

Ví dụ: =AND(A1>100;B1="Senior") -> Trả về TRUE nếu A1 lớn hơn 100 VÀ B1 là "Senior"; Nếu 1 trong 2 điều kiện sai thì trả về FALSE.

Hàm OR

Hàm OR là hàm logic trong Excel dùng để kiểm tra nhiều biểu thức cùng lúc, chỉ cần một điều kiện được thỏa mãn là hàm trả về TRUE, và chỉ thất bại (FALSE) khi không có bất kỳ điều kiện nào đúng.

Cú pháp:

Trong đó:

• logical1: Điều kiện logic thứ nhất cần kiểm tra.
• logical2, ...: Các điều kiện logic bổ sung.

Ví dụ: =OR(A1>100000000, B1="VIP") -> Trả về TRUE nếu doanh số lớn hơn 100 triệu hoặc khách hàng là VIP, hoặc cả hai điều kiện đều đúng.

Hàm NOT

Hàm NOT trong Excel là hàm logic dùng để phủ định kết quả của một điều kiện hoặc biểu thức (biến TRUE -> FALSE) và ngược lại, cú pháp như sau:

Cú pháp:

Trong đó:

• logical: Giá trị hoặc biểu thức logic bạn muốn đảo ngược.

Ví dụ: =NOT(A1="Đã hoàn thành") -> Nếu A1 là "Đã hoàn thành", công thức hàm logic trong Excel trả về FALSE; Nếu A1 là giá trị khác -> TRUE.

Hàm XOR

XOR là một hàm logic trong đó kết quả chỉ đúng khi chỉ có một điều kiện đúng, còn nếu cả hai cùng đúng hoặc cả hai cùng sai thì kết quả sẽ sai. 

Cú pháp: 

Trong đó:

• logical1: Điều kiện logic thứ nhất.
• logical2, …: Các điều kiện logic bổ sung không bắt buộc.

Ví dụ: =XOR(A1>100; B1=5) -> Trả về TRUE nếu A1>100 là TRUE và B1=5 là FALSE.

Hàm IFS

Hàm IFS là hàm logic trong Excel cho phép kiểm tra nhiều điều kiện theo thứ tự và trả về kết quả gắn với điều kiện đúng đầu tiên mà hàm tìm thấy.

Cú pháp:

Trong đó:

• logical_test1: Điều kiện kiểm tra logic đầu tiên được hàm đánh giá.
• value_if_true1: Kết quả được xuất ra khi điều kiện thứ nhất đúng.
• logical_test2, value_if_true2: Các cặp điều kiện và kết quả đi kèm tiếp theo (có thể bổ sung hoặc không tùy nhu cầu).

Ví dụ: =IFS(A2="";"Chưa có điểm";A2>=9;"Giỏi";A2>=8;"Khá";A2>=6,5;"Trung bình";A2>=5;"Yếu";TRUE;"Kém") -> dùng hàm IFS để xếp loại học sinh theo điểm trung bình.

Ứng dụng hàm logic trong bài toán thực tế

Để nắm rõ hơn hàm logic là gì, hãy cùng tìm hiểu những ứng dụng thiết thực của các hàm logic cơ bản trong thực tế:

• Đánh giá hiệu suất: Hàm logic trong Excel phân loại kết quả học tập, công việc hoặc dự án dựa trên tiêu chí điểm số hoặc chỉ số KPI.
• Xác định mức thưởng: Tự động xác định mức hoa hồng hoặc tiền thưởng dựa trên việc đạt các ngưỡng doanh thu và mục tiêu cụ thể.
• Phân loại giá trị: Gán nhãn phân loại cho sản phẩm/dịch vụ (ví dụ: cao cấp, phổ thông, giá rẻ) dựa trên việc chúng rơi vào khoảng giá nào.

Cách kết hợp hàm logic với các hàm Excel khác

Hàm logic không chỉ hoạt động độc lập mà khi kết hợp với các hàm khác, giúp bạn kiểm tra điều kiện và phân tích dữ liệu một cách hiệu quả.

Kết hợp với hàm VLOOKUP

Kết hợp hàm logic trong Excel với hàm VLOOKUP giúp bạn kiểm tra điều kiện trước khi tra cứu dữ liệu, chẳng hạn tra cứu khi ô nhập dữ liệu không để trống.

Công thức chung: =IF(điều_kiện_logic, VLOOKUP(giá_trị_tra_cứu, bảng, cột_trả_về, FALSE), giá_trị_nếu_sai)

Trong đó: 

• điều_kiện_logic: Hàm IF, AND, OR, NOT hoặc XOR.
• giá_trị_tra_cứu: Giá trị bạn muốn tìm trong bảng.
• bảng: Vùng dữ liệu chứa bảng cần tra.
• cột_trả_về: Số thứ tự cột trong bảng chứa giá trị bạn muốn lấy ra.
• FALSE: Tham số xác định tra cứu chính xác.
• giá_trị_nếu_sai: Điều kiện kiểm tra đầu tiên trong phép đánh giá logic.

Ví dụ: Tra cứu tên sản phẩm nếu ô A1 không rỗng và số lượng ở B1 lớn hơn 0, công thức là: =IF(AND(A2<>"";B2>0);VLOOKUP(A2;$D:$E;2;FALSE);"Không đủ điều kiện")

Kết hợp với hàm COUNTIF / SUMIF

Khi kết hợp với hàm logic trong Excel với COUNTIF / SUMIF, bạn có thể kiểm soát điều kiện trước khi thực hiện đếm hoặc tính tổng.

Công thức chung: =IF(điều_kiện_logic; COUNTIF(vùng, điều_kiện); giá_trị_nếu_sai)

Trong đó:

• điều_kiện_logic: Hàm hoặc biểu thức logic dùng để kiểm tra điều kiện trước khi thực hiện COUNTIF hoặc SUMIF.
• vùng, điều_kiện: Vùng dữ liệu và tiêu chí cần đếm hoặc tính tổng.
• giá_trị_nếu_sai: Kết quả được trả về khi điều kiện logic không đáp ứng yêu cầu.

Ví dụ: Đếm số đơn của SP02 khi mã sản phẩm ở cột A không rỗng, nhập công thức là =IF(B3<>"";COUNTIF(A6:A20;B3);0), kết quả trả về là 2 đơn.

Kết hợp với hàm hàm ngày tháng (TODAY, DATE)

Kết hợp hàm logic với các hàm ngày tháng giúp bạn quản lý và xử lý dữ liệu thời gian tự động, chính xác và hiệu quả trong Excel.

Công thức chung: =IF(điều_kiện_logic_về_ngày, giá_trị_khi_đúng, giá_trị_khi_sai)

Trong đó:

• điều_kiện_logic_về_ngày: Biểu thức hoặc hàm logic kiểm tra điều kiện liên quan đến ngày tháng.
• giá_trị_khi_đúng: Giá trị trả về nếu điều kiện logic trên là TRUE.
• giá_trị_khi_sai: Giá trị trả về nếu điều kiện logic là FALSE.

Ví dụ: Kiểm tra ngày hết hạn so với ngày hôm nay, nhập công thức =IF(A1

Lỗi thường gặp khi dùng hàm logic trong Excel

Khi sử dụng các hàm logic IF, AND, OR,… có thể bạn sẽ dễ gặp lỗi nhưng bạn hoàn toàn có thể khắc phục nhanh chóng:

• #NAME?: Excel không nhận diện được tên hàm, hãy tiến hành kiểm tra lỗi chính tả hoặc dấu phân tách đối số đã chính xác chưa. 
• #VALUE!: So sánh sai do dữ liệu ở dạng text thay vì dạng số, bạn tiến hành chuyển về số bằng VALUE, định dạng lại ô để loại ký tự thừa.
• Quá nhiều IF lồng nhau: Lồng quá nhiều IF dẫn đến khó đọc và dễ sai logic, khắc phục bằng cách thay bằng IFS, VLOOKUP/XLOOKUP,... để công thức gọn hơn.

Mẹo tối ưu hiệu suất khi dùng hàm logic

Hiểu và áp dụng mẹo tối ưu hàm logic trong Excel sẽ giúp bạn giảm thiểu lỗi và tăng tốc xử lý dữ liệu:

• Viết công thức ngắn gọn, tránh lồng quá nhiều điều kiện và ưu tiên kiểm tra các trường hợp phổ biến trước.
• Tạo cột tính trung gian nếu một biểu thức được sử dụng lặp lại nhiều lần, tránh để Excel tính lại nhiều lần trong nhiều công thức.
• Không nên dùng phạm vi toàn cột như A:A hoặc B:B trong COUNTIF, SUMIFS, VLOOKUP; nên giới hạn vùng dữ liệu thực tế như C2:C50.

Hiểu rõ và vận dụng thành thạo các hàm logic trong Excel sẽ là chìa khóa giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã tự tin áp các hàm này để xử lý nhiều điều kiện và nâng cao hiệu quả làm việc.

Xem thêm các bài viết tại chuyên mục: Tin học văn phòng/Thủ thuật excel