Hàm PIVOTBY là gì? Cú pháp và cách sử dụng chi tiết

Cách dùng hàm PIVOTBY trong Excel đang dần trở thành một chủ đề thu hút nhiều sự quan tâm từ cộng đồng làm việc với dữ liệu. Không giống như các hàm thông dụng khác, đây là một tính năng mới và còn khá lạ lẫm đối với nhiều người dùng. Đặc biệt, trong khi nhiều phiên bản Excel không có hàm PIVOTBY tích hợp sẵn, việc hiểu và ứng dụng đúng hàm này sẽ mang lại hiệu quả vượt trội trong việc phân tích và tổng hợp thông tin.

Hàm PIVOTBY là gì?

Hàm PIVOTBY là một công cụ mới giúp bạn tạo bản tóm tắt dữ liệu ngay trong công thức Excel. Với hàm PIVOTBY Excel, bạn có thể nhóm dữ liệu theo hai chiều và tính toán giá trị tương ứng.

Chẳng hạn, từ bảng doanh số, bạn dễ dàng tổng hợp theo từng bang và năm một cách trực quan. Điểm đặc biệt là hàm này hoạt động độc lập, không liên quan trực tiếp đến PivotTable. Nhờ vậy, bạn có thêm lựa chọn linh hoạt khi làm việc với dữ liệu mà không cần thao tác thủ công trên bảng tổng hợp.

Sau khi tối ưu hiệu suất làm việc với các công cụ như hàm PIVOTBY, một chiếc laptop mạnh mẽ sẽ là trợ thủ đắc lực giúp bạn xử lý dữ liệu nhanh chóng và mượt mà hơn. Các dòng laptop chất lượng cao hiện đã có mặt tại CellphoneS với nhiều lựa chọn hấp dẫn. Tham khảo ngay!

[Product_Listing categoryid="380" propertyid="" customlink="https://cellphones.com.vn/laptop.html" title="Danh sách Laptop đang được quan tâm nhiều tại CellphoneS"]

Cú pháp của hàm PIVOTBY trong Excel

Cú pháp của hàm PIVOTBY trong Excel được thiết kế để hỗ trợ bạn xử lý dữ liệu linh hoạt hơn. Hàm này cho phép nhóm, lọc, sắp xếp và tổng hợp dựa trên các trường hàng và cột tùy chọn. Bạn có thể chỉ định cụ thể các thông số như giá trị cần tính, hàm tổng hợp, thứ tự sắp xếp hoặc cấp độ tổng cộng.

Ngoài ra, cú pháp cũng hỗ trợ thêm bộ lọc để tùy chỉnh dữ liệu đầu ra theo nhu cầu. Khi bạn hiểu rõ cú pháp, việc triển khai hàm PIVOTBY sẽ trở nên dễ dàng, chính xác và đạt hiệu quả cao hơn trong quá trình xử lý dữ liệu.

Hướng dẫn cách dùng hàm PIVOTBY Excel qua ví dụ

Để hiểu rõ hơn cách dùng hàm PIVOTBY trong thực tế, bạn hãy cùng khám phá loạt ví dụ minh họa dưới đây. Mỗi ví dụ sẽ cho thấy một tình huống ứng dụng cụ thể, từ việc tổng hợp doanh số đến lọc và sắp xếp dữ liệu. Nhờ đó, bạn sẽ nắm được cách triển khai linh hoạt và hiệu quả trong từng trường hợp khác nhau.

Tạo báo cáo tổng doanh số theo sản phẩm theo từng năm

Với hàm PIVOTBY trong Excel, bạn có thể dễ dàng tạo báo cáo tổng hợp doanh số theo từng sản phẩm và từng năm. Trong ví dụ này, sản phẩm được nhóm theo hàng, năm được nhóm theo cột và giá trị doanh số được tính tổng bằng hàm SUM.

Kết quả hiển thị từ hàm mang tính trực quan cao, bố cục khoa học, giúp bạn dễ dàng theo dõi và phân tích dữ liệu một cách hiệu quả. Đặc biệt, Excel tự động thêm tổng phụ cho cả hàng và cột, giúp bạn nhanh chóng nắm bắt được tổng thể hiệu suất kinh doanh.

Lọc ra các dòng không mong muốn

Để loại bỏ các dòng dữ liệu không mong muốn, hàm PIVOTBY Excel cho phép bạn sử dụng đối số [filter_array] kết hợp với các toán tử logic. Ví dụ, để loại trừ sản phẩm “banana”, bạn có thể dùng điều kiện <> "banana" trong mảng lọc.

Cách làm này giúp bảng tổng hợp trở nên chính xác và phù hợp hơn với mục tiêu phân tích. Đây là một tính năng hữu ích khi bạn muốn kiểm soát nội dung hiển thị một cách linh hoạt và chủ động.

Sắp xếp kết quả

Để kết quả hiển thị dễ hiểu và trực quan hơn, bạn có thể sắp xếp dữ liệu theo giá trị tổng đã được tính toán. Hàm PIVOTBY hỗ trợ điều này thông qua đối số [row_sort_order] hoặc [col_sort_order].

Khi muốn sắp xếp giảm dần, bạn sử dụng giá trị -2; nếu muốn sắp xếp tăng dần, hãy dùng 2. Nhờ đó, bảng tổng hợp không chỉ rõ ràng mà còn giúp bạn nhanh chóng xác định các mục có doanh thu cao hoặc thấp nhất.

3 lỗi thường gặp khi sử dụng hàm PIVOTBY

Dù hàm PIVOTBY mang lại nhiều tiện ích trong việc phân tích dữ liệu, quá trình sử dụng vẫn có thể phát sinh một số lỗi phổ biến. Việc nhận diện đúng lỗi và áp dụng cách xử lý phù hợp sẽ giúp bạn làm chủ công thức, tránh những sai sót không mong muốn trong quá trình làm việc. Ba lỗi dưới đây là những tình huống phổ biến mà người dùng thường gặp phải khi áp dụng hàm này vào thực tế, đặc biệt trong các bảng dữ liệu phức tạp.

Excel không có hàm PIVOTBY

Một trong những lỗi phổ biến là khi Excel không có hàm PIVOTBY, khiến người dùng không thể thực hiện được các thao tác tổng hợp dữ liệu như mong muốn. Nguyên nhân thường là do bạn đang sử dụng phiên bản Excel chưa hỗ trợ hàm này, chẳng hạn như các phiên bản trước Office 365 hoặc Excel 2021.

Để khắc phục, bạn cần đảm bảo đang sử dụng Excel bản mới nhất thuộc hệ Microsoft 365. Hãy kiểm tra và cập nhật phần mềm qua tài khoản Microsoft. Ngoài ra, cũng nên đảm bảo rằng bạn đã bật chế độ tính năng Preview hoặc thử nghiệm nếu được yêu cầu.

Lỗi #VALUE!

Lỗi #VALUE! thường xảy ra khi sử dụng hàm PIVOTBY với đối số không hợp lệ hoặc dữ liệu đầu vào bị sai định dạng. Nguyên nhân phổ biến là bạn truyền vào một vùng dữ liệu trống, định dạng không đồng nhất hoặc sai kiểu dữ liệu được yêu cầu.

Ví dụ, nếu cột chứa giá trị cần tính tổng lại có văn bản thay vì số, Excel sẽ không thực hiện được phép tính. Để khắc phục, hãy kiểm tra kỹ từng đối số, đặc biệt là vùng values và đảm bảo rằng dữ liệu có định dạng chuẩn. Ngoài ra, tránh để ô rỗng hoặc ký tự lạ trong vùng dữ liệu.

Lỗi #SPILL!

Lỗi #SPILL! xảy ra khi không đủ không gian để hiển thị toàn bộ kết quả do vùng xuất dữ liệu bị chiếm dụng hoặc giới hạn. Nguyên nhân có thể do ô bên dưới đã chứa dữ liệu, công thức hoặc định dạng cố định. Để sửa lỗi này, hãy kiểm tra toàn bộ vùng mà kết quả sẽ đổ ra, đảm bảo các ô đều trống. Nếu cần, bạn có thể xóa nội dung hoặc di chuyển công thức sang vị trí khác phù hợp hơn để đảm bảo không bị giới hạn không gian.

Dù thực tế rằng nhiều phiên bản Excel không có hàm PIVOTBY, người dùng vẫn có thể linh hoạt tìm cách áp dụng tương đương để xử lý dữ liệu phức tạp. Việc nắm vững cách dùng hàm PIVOTBY trong Excel sẽ giúp bạn mở rộng khả năng khai thác sức mạnh của bảng tính một cách chuyên nghiệp và tinh gọn hơn. Khi bạn hiểu rõ cách vận hành của hàm này, thao tác với dữ liệu sẽ không còn là trở ngại mà trở thành lợi thế trong công việc.

Xem thêm bài viết trong chuyên mục: Tin học văn phòng, Thủ thuật Excel