Cách so sánh 2 cột trong Excel đơn giản chi tiết nhất

So sánh 2 cột trong Excel bằng Conditional Formatting và những phương pháp khác trong bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nhận diện các giá trị giống hoặc khác nhau trong bảng dữ liệu. Sforum sẽ hướng dẫn bạn chi tiết các cách so sánh 2 cột dữ liệu trong Excel, từ những công cụ cơ bản đến các tính năng nâng cao. Điều này giúp quá trình làm việc của bạn trở nên đơn giản hơn và đảm bảo độ chính xác cao hơn trong kết quả.

Khi nào cần so sánh 2 cột trong Excel?

Bạn cần so sánh 2 cột trong Excel khi muốn xác định sự khác biệt hoặc tương đồng giữa hai tập dữ liệu. Điều này thường xảy ra trong các trường hợp như: Kiểm tra sự trùng khớp giữa danh sách khách hàng, xác minh các giá trị nhập liệu hoặc đối chiếu dữ liệu giữa các báo cáo. Các cách so sánh 2 cột trong Excel sẽ giúp bạn tự động phát hiện những sự khác biệt, giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình làm việc.

Hướng dẫn 5 cách so sánh dữ liệu 2 cột trong Excel

Excel cung cấp nhiều công cụ và hàm để thực hiện công việc này một cách nhanh chóng và chính xác. Dưới đây, Sforum sẽ hướng dẫn bạn 5 cách hiệu quả nhất để so sánh dữ liệu 2 cột trong Excel, giúp bạn tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.

Sử dụng hàm EXACT so sánh số liệu 2 cột trong Excel

EXACT là công cụ hữu ích để so sánh 2 cột trong Excel giúp bạn phát hiện sự khác biệt giữa các giá trị, phân biệt chữ hoa và chữ thường. Bạn có thể tham khảo các bước thực hiện qua ví dụ sau:

Bước 1: Nhập công thức EXACT vào ô so sánh, ví dụ: =Exact($A$2:$A$7;$B$2:$B$7)

Bước 2: Kết quả sẽ là True nếu dữ liệu giống nhau và False nếu khác nhau. Lưu ý rằng EXACT phân biệt chữ hoa và chữ thường.

Bước 3: Kéo công thức xuống để áp dụng cho tất cả các hàng trong cột, Excel sẽ tự động tính toán kết quả so sánh cho toàn bộ dữ liệu.

Sử dụng hàm COUNTIF

Hàm COUNTIF giúp bạn đếm số lượng ô thỏa mãn một điều kiện trong 1 phạm vi. Đây cũng là một công cụ hữu ích khi bạn so sánh 2 cột trong Excel giúp xác định các giá trị trùng nhau với 5 bước đơn giản

Bước 1: Nhập tên tiêu đề cho hai cột danh sách cần so sánh.

Bước 2: Bôi đen phạm vi dữ liệu cần so sánh và nhập tên vùng cho mỗi danh sách (ví dụ: Danhsach1).

Bước 3: Vào Conditional Formatting > New Rule, chọn Use a formula to determine which cells to format.

Bước 4: Nhập công thức =COUNTIF(Danhsach2, A2) = 0 để so sánh cột 1 với cột 2.

Bước 5: Chọn định dạng màu sắc để đánh dấu các giá trị không xuất hiện trong danh sách 2.

Cuối cùng, lặp lại với công thức =COUNTIF(Danhsach1, C2) = 0 để so sánh ngược lại.

Và kết quả mà bạn nhận lại được sẽ là:

Sử dụng hàm VLOOKUP so sánh dữ liệu trùng nhau

Hàm VLOOKUP trong Excel là công cụ mạnh mẽ để so sánh 2 cột trong Excel và tìm ra các giá trị trùng nhau giữa hai bảng dữ liệu. Với cấu trúc lệnh dễ hiểu, hàm này cho phép bạn xác định nhanh chóng các giá trị trùng lặp mà không cần thực hiện việc kiểm tra thủ công từng mục.

Bước 1: Chọn ô đầu tiên của cột bạn muốn đánh giá trong sheet bên trái (Sheet 1). Vào thẻ Formulas và chọn Insert Function.

Bước 2: Trong hộp thoại Insert Function, chọn Lookup & Reference, sau đó chọn VLOOKUP từ danh sách các hàm.

Bước 3: Nhập các thành phần vào hộp thoại Function Arguments:

• lookup_value: Chọn ô chứa giá trị cần tìm (ví dụ: C3).

• table_array: Chọn vùng dữ liệu mà bạn muốn so sánh với sheet 2 (ví dụ: C2:E12).

• col_index_num: Nhập số thứ tự cột bạn muốn trả về (thường là "1").

• range_lookup: Nhập "0" để tìm kiếm chính xác.

Bước 4: Để dùng cho tất cả các ô khác, hãy kéo chuột từ ô vuông góc dưới bên phải đã nhập công thức xuống các điểm bạn muốn áp dụng.

Bước 5: Để loại bỏ lỗi #N/A khi không tìm thấy dữ liệu, bạn có thể lồng hàm IF và ISNA vào công thức giúp hiển thị kết quả dễ hiểu hơn.

Cuối cùng, bạn có thể ẩn cột đánh giá để bảng dữ liệu gọn gàng và dễ nhìn hơn.

Kết hợp hàm IF, ISERROR và MATCH

Ngoài việc sử dụng các hàm cơ bản, bạn cũng có thể kết hợp hàm IF, ISERROR và MATCH để so sánh 2 cột trong Excel một cách hiệu quả. Các hàm này giúp bạn tìm ra các giá trị trùng nhau giữa hai cột và xử lý lỗi một cách dễ dàng.

Bước 1: Đảm bảo bạn có dữ liệu ở cột A và B. Công thức để so sánh sẽ được nhập vào cột C.

Bước 2: Nhập công thức vào cột C: =IF(ISERROR(MATCH(A1, $B$1:$B$7, 0)), "", A1)

Hàm MATCH tìm giá trị trong cột A so với cột B, hàm ISERROR kiểm tra lỗi, và IF trả về giá trị nếu không có lỗi.

Hướng dẫn so sánh 2 cột bằng IF, ISERROR và MATCH

Bước 3: Nhập công thức sau vào cột D: =IF(ISERROR(MATCH(B1, $A$1:$A$7, 0)), "", B1)

Công thức này giúp bạn tìm các giá trị trùng nhau trong cột B khi so sánh với cột A.

So sánh 2 cột trong Excel bằng Conditional Formatting

Conditional Formatting giúp bạn so sánh 2 cột trong Excel bằng cách tự động làm nổi bật các giá trị giống nhau hoặc khác nhau. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách sử dụng:

Bước 1: Vào thanh menu, chọn Home > Conditional Formatting > New Rule. Trong cửa sổ New Formatting Rule, chọn Use a formula to determine which cells to format và nhập công thức =MATCH(A2, $C$2:$C$12, 0).

Bước 2: Bấm Format, vào phần Fill và chọn màu sắc để đánh dấu các giá trị trùng nhau.

Bước 3: Bấm OK để áp dụng và kết quả sẽ hiển thị các giá trị giống nhau giữa hai cột.

Các lưu ý khi so sánh số liệu 2 cột trong Excel

Khi thực hiện so sánh số liệu 2 cột trong Excel, có một số yếu tố quan trọng bạn cần lưu ý để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của kết quả. Việc hiểu rõ các quy tắc và cách thức áp dụng các hàm, công cụ giúp bạn tránh được các sai sót và tối ưu hóa quy trình làm việc.

Chuẩn hóa dữ liệu trước khi so sánh

Trước khi thực hiện so sánh dữ liệu 2 cột trong Excel, việc chuẩn hóa dữ liệu là điều vô cùng quan trọng. Hãy chắc chắn rằng các dữ liệu trong các cột bạn muốn so sánh đều có cùng kiểu, chẳng hạn như định dạng ngày tháng, số liệu hay văn bản. Nếu không chuẩn hóa dữ liệu, Excel sẽ không thể thực hiện các phép so sánh chính xác, dẫn đến kết quả không chính xác. Để chuẩn hóa dữ liệu, bạn có thể sử dụng các công cụ như "Text to Columns" hoặc các hàm chuyển đổi dữ liệu trong Excel.

Chọn phương pháp phù hợp với mục đích sử dụng

Một yếu tố quan trọng trong việc so sánh 2 cột trong Excel là lựa chọn phương pháp phù hợp với mục đích sử dụng của bạn. Nếu bạn chỉ cần tìm ra các giá trị khác nhau, cách đơn giản nhất là sử dụng công thức IF hoặc hàm EXACT. Tuy nhiên, nếu bạn muốn làm nổi bật sự khác biệt hoặc tương đồng, thì phương pháp so sánh 2 cột trong Excel bằng Conditional Formatting sẽ là sự lựa chọn lý tưởng.

Nhân bản file Excel gốc trước khi thao tác

Việc này giúp bạn bảo vệ dữ liệu gốc và đảm bảo rằng mọi thao tác so sánh hoặc chỉnh sửa không ảnh hưởng đến file gốc. Nếu có sai sót hoặc không hài lòng với kết quả, bạn có thể quay lại bản gốc mà không lo mất dữ liệu quan trọng. Hơn nữa, việc tạo bản sao còn giúp bạn dễ dàng thử nghiệm các phương pháp so sánh khác nhau mà không lo lắng về ảnh hưởng đến dữ liệu ban đầu.

Tóm lại, so sánh 2 cột trong Excel bằng Conditional Formatting là một công cụ cực kỳ hữu ích giúp bạn trực quan hóa số liệu. Dù bạn chọn cách so sánh 2 cột dữ liệu trong Excel nào, những phương pháp này đều mang lại hiệu quả cao trong việc quản lý và phân tích dữ liệu. Những cách làm này giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức trong công việc hàng ngày.

Xem thêm bài viết trong chuyên mục: Tin học văn phòng, Thủ thuật Excel