Tối ưu hiệu suất và giải quyết triệt để các “nỗi đau” công việc với Microsoft 365 và Copilot AI

Tối ưu hiệu suất và giải quyết triệt để các “nỗi đau” công việc với Microsoft 365 và Copilot AI mang đến một hướng tiếp cận toàn diện cho những ai đang tìm kiếm giải pháp làm việc hiệu quả trong môi trường số. 

Thông qua việc tích hợp AI vào các công cụ quen thuộc như Word, Excel, PowerPoint hay Outlook, Microsoft 365 không chỉ giúp rút ngắn thời gian xử lý công việc mà còn loại bỏ các trở ngại cố hữu, từ khởi tạo nội dung, phân tích dữ liệu cho đến thiết kế và cộng tác. 

Lợi ích khi giải quyết công việc với Microsoft 365 và Copilot AI

Khởi tạo nội dung dễ dàng, loại bỏ trở ngại từ bước đầu

Một trong những điểm nghẽn lớn nhất trong quy trình làm việc chính là bước khởi tạo nội dung. Đây là giai đoạn nhiều người thường xuyên gặp khó khăn, không phải do thiếu kiến thức, mà do không biết bắt đầu từ đâu. Việc viết một báo cáo, biên tập nội dung email gửi đối tác hay đơn giản là tìm một cách mở đầu cho bài thuyết trình đều có thể gây mất phương hướng nếu không có sẵn cấu trúc định hình.

Copilot trong Microsoft Word và Outlook được phát triển để giải quyết chính xác tình huống này. Dựa trên thông tin người dùng cung cấp như mục tiêu nội dung, phong cách diễn đạt và các điểm chính cần nhấn mạnh, Copilot sẽ nhanh chóng gợi ý dàn ý, đoạn mở đầu, hoặc thậm chí tạo ra một bản nháp hoàn chỉnh. Từ đó, người dùng có thể chỉnh sửa lại nội dung để phù hợp với giọng văn, lĩnh vực hoặc đối tượng mục tiêu.

Quan trọng hơn, công cụ này không đơn thuần là giúp “viết cho xong”, mà còn mang lại cấu trúc tư duy rõ ràng, giảm áp lực tinh thần và giúp tiết kiệm đáng kể thời gian trong những công việc yêu cầu sự tập trung cao.

Xử lý dữ liệu chuyên sâu mà không cần kỹ năng phức tạp

Dữ liệu là tài nguyên cốt lõi trong mọi quyết định chiến lược. Tuy nhiên, việc trích xuất thông tin hữu ích từ các bảng tính nhiều dòng, hiểu được xu hướng ẩn trong các biểu đồ, hay viết báo cáo phân tích đều đòi hỏi kiến thức chuyên môn về Excel, kỹ năng số và tư duy logic.

Không phải người dùng nào cũng có điều kiện để thành thạo Excel một cách toàn diện. Copilot trong Excel được phát triển để thu hẹp khoảng cách này. Bằng cách chuyển đổi ngôn ngữ kỹ thuật sang ngôn ngữ tự nhiên, người dùng chỉ cần nhập câu hỏi dạng văn bản, chẳng hạn như:

• “Doanh thu quý 2 tăng hay giảm so với quý 1?”
• “Tỷ trọng chi phí marketing so với tổng ngân sách trong năm 2024 là bao nhiêu?”
• “Top 10 khách hàng có lợi nhuận cao nhất trong quý gần nhất là ai?”

Ngay lập tức, Copilot sẽ đưa ra câu trả lời dưới dạng bảng, biểu đồ trực quan, thậm chí gợi ý thêm các chỉ số liên quan để người dùng hiểu sâu hơn.

Điều đặc biệt là, qua quá trình này, người dùng không chỉ có kết quả, mà còn dần học được cách đặt câu hỏi chính xác và tư duy phân tích dữ liệu kỹ năng cần thiết trong mọi ngành nghề hiện nay.

Tự động hóa thiết kế slide, nâng cao chất lượng trình bày

Khả năng trình bày thông tin một cách rõ ràng, logic và trực quan ngày càng được xem là yếu tố quyết định trong việc truyền tải thông điệp hiệu quả. Dù vậy, việc thiết kế slide trên PowerPoint lại thường mất nhiều thời gian và dễ gây loay hoay nếu thiếu kỹ năng trình bày hoặc gu thẩm mỹ phù hợp. Dựa trên nội dung đã có hoặc các ý tưởng nhập vào, hệ thống có thể:

• Chia nhỏ nội dung thành các slide phù hợp.
• Sắp xếp bố cục trình bày hợp lý và dễ tiếp thu.
• Gợi ý tiêu đề phụ, thêm hình ảnh minh họa tương ứng với chủ đề.
• Viết ghi chú thuyết trình giúp người trình bày có thêm điểm tựa.

Thay vì phải dành hàng giờ để chọn màu, chỉnh font hoặc căn lề, người dùng có thể tập trung hoàn thiện phần nội dung trọng tâm, đồng thời giữ được sự nhất quán về phong cách thiết kế.

Đặc biệt trong các buổi thuyết trình với lãnh đạo, đối tác hoặc khách hàng, việc có một bản trình bày mạch lạc, đẹp mắt và chuyên nghiệp không chỉ giúp tăng tính thuyết phục, mà còn nâng cao hình ảnh cá nhân và tổ chức.

Đồng bộ toàn diện, duy trì quy trình làm việc liền mạch

Trong bối cảnh làm việc đa nền tảng, việc xử lý công việc trơn tru trên các ứng dụng và thiết bị khác nhau là một yêu cầu bắt buộc. Tuy nhiên, sự rời rạc giữa các công cụ vẫn là nguyên nhân dẫn đến gián đoạn quy trình, gây lãng phí thời gian và dễ phát sinh lỗi.

Với sự tích hợp chặt chẽ của Copilot trong hệ sinh thái Microsoft 365, toàn bộ chuỗi công việc từ viết nội dung, phân tích dữ liệu, trình bày slide đến giao tiếp qua email đều được đồng bộ liền mạch. Người dùng có thể:

• Tạo nội dung trong Word và chuyển ngay thành slide trình bày trong PowerPoint.
• Chèn biểu đồ từ Excel vào báo cáo hoặc email trong Outlook mà không cần chuyển đổi thủ công.
• Làm việc từ bất kỳ thiết bị nào máy tính, tablet, điện thoại mà vẫn đảm bảo toàn vẹn nội dung và định dạng.

Việc duy trì tính nhất quán và đồng bộ giữa các ứng dụng không chỉ giúp rút ngắn thời gian thao tác, mà còn cải thiện hiệu suất tổng thể, đặc biệt trong môi trường làm việc linh hoạt và yêu cầu cao về khả năng phản hồi tức thời.

Áp dụng phương pháp sử dụng Copilot hiệu quả trong thực tiễn

Sở hữu một công cụ mạnh không đồng nghĩa với việc sử dụng hiệu quả. Việc khai thác Copilot cần được triển khai một cách có chiến lược và hệ thống, từ cấp cá nhân đến tổ chức. Một số nguyên tắc cốt lõi trong quá trình ứng dụng:

• Đặt yêu cầu cụ thể, rõ ràng về mục tiêu, ngữ cảnh và giọng văn.
• Xem kết quả AI như bản nháp để chỉnh sửa, hoàn thiện theo phong cách cá nhân hoặc tiêu chuẩn tổ chức.
• Tận dụng khả năng phân tích và tổ chức thông tin của Copilot như một công cụ học tập.
• Kết hợp nhiều ứng dụng trong hệ sinh thái Microsoft 365 để duy trì tính liên kết nội dung.
• Triển khai Copilot ngay từ giai đoạn khởi động dự án để tiết kiệm thời gian và chủ động kiểm soát chất lượng đầu ra.

Khi sử dụng có mục tiêu và có chiến lược, Copilot không chỉ là một công cụ hỗ trợ, mà thực sự trở thành một phần trong hệ thống tư duy và phương pháp làm việc của người dùng.

Tự động hóa thiết kế slide trên PowerPoint với Copilot AI

Với Copilot AI tích hợp trong PowerPoint, quy trình chuẩn bị bài thuyết trình đã được đơn giản hóa đáng kể. Chỉ với vài thao tác, người dùng có thể tạo ra một bộ slide hoàn chỉnh, có cấu trúc logic và được trình bày chuyên nghiệp.

1. Kích hoạt Copilot trong PowerPoint

Trên thanh công cụ của PowerPoint, chọn biểu tượng Copilot trên bảng công cụ ở bên phải màn hình.

2. Tạo yêu cầu cho nội dung thuyết trình

Bạn có thể nhập trực tiếp câu lệnh, ví dụ: “Tạo bài thuyết trình về chiến lược tiếp thị số”. Copilot sẽ phân tích yêu cầu, xây dựng bố cục gồm các phần mở đầu, luận điểm chính và kết luận.

Ngoài ra, người dùng cũng có thể chọn các câu lệnh được Copilot gợi ý như Create a presentation from file để biến một tài liệu sẵn có (như Word hoặc PDF) thành slide trình bày.

3. Lựa chọn tài liệu tham chiếu

Khi làm việc với dữ liệu có sẵn, Copilot cho phép bạn tìm kiếm và chọn tệp trực tiếp từ máy tính.

4. Tự động xây dựng slide

Ngay sau khi nhận lệnh, Copilot bắt đầu quá trình tạo bài thuyết trình. Công cụ không chỉ chia nhỏ nội dung theo cấu trúc hợp lý mà còn áp dụng hình ảnh, biểu đồ hoặc bố cục phù hợp. 

5. Tinh chỉnh bản nháp và hoàn thiện

Người dùng có thể xem trước toàn bộ bản trình bày, bổ sung chi tiết, thay đổi phong cách ngôn ngữ hoặc điều chỉnh định dạng để phù hợp với mục tiêu cụ thể. Việc chỉnh sửa lúc này diễn ra nhanh chóng bởi Copilot đã xử lý phần lớn công việc nặng nhọc.

6. Sẵn sàng cho buổi thuyết trình

Khi cấu trúc và thiết kế đã hoàn tất, bạn chỉ cần thêm yếu tố thương hiệu hoặc cá nhân hóa phong cách. Kết quả là một bài thuyết trình hoàn chỉnh, vừa tiết kiệm thời gian, vừa đảm bảo tính chuyên nghiệp trong giảng dạy, họp nhóm hay các sự kiện lớn.

CellphoneS mang đến cho bạn nhiều lựa chọn laptop AI chất lượng, giá bán hấp dẫn và đa dạng phân khúc. Xem ngay danh sách gợi ý bên dưới để chọn sản phẩm ưng ý:

Tối ưu hiệu suất và giải quyết triệt để các “nỗi đau” công việc với Microsoft 365 và Copilot AI là giải pháp giúp đơn giản hóa quy trình làm việc, giảm thiểu thời gian xử lý và tăng độ chính xác trong từng tác vụ. Khi được áp dụng đúng cách, bộ công cụ này không chỉ hỗ trợ hoàn thành công việc nhanh hơn mà còn nâng cao kỹ năng và hiệu quả làm việc lâu dài.

Xem thêm:

• Microsoft ra mắt Surface Laptop 13 inch, Pro 12 inch với Snapdragon X Plus, Copilot+ PC
• Trên tay Microsoft Surface Pro 12 inch: Nhỏ gọn hơn, thông minh hơn, giá từ 20.7 triệu
• Phát triển kỹ năng cá nhân mỗi ngày – cùng Microsoft 365 và Copilot AI