Track Changes trong Word là gì? Cách bật/tắt Track Changes

Track Changes trong Word là một tính năng hữu ích giúp theo dõi và quản lý các thay đổi trong tài liệu. Bằng cách bật tính năng này, người dùng có thể dễ dàng nhận diện những chỉnh sửa, thêm bớt nội dung và đưa ra phản hồi. Qua bài viết này, hãy cùng Sforum khám phá Track Changes là gì và cách sử dụng của tính năng này một cách đầy đủ nhất.

Track Changes trong Word là gì?

Track Changes trong Word (Theo dõi thay đổi) là một công cụ mạnh mẽ giúp bạn theo dõi và ghi lại mọi thay đổi tài liệu của bạn. Cụ thể hơn, khi sử dụng Track Changes, mọi chỉnh sửa, bổ sung hoặc nhận xét đều được đánh dấu rõ ràng bằng các ký hiệu và màu sắc khác nhau, giúp bạn dễ dàng quản lý các thay đổi, đặc biệt khi làm việc nhóm. 

Một số tính năng liên quan đến Track Changes như:

Tính năng	Mục đích
Accept/Reject Changes	Phê duyệt hoặc từ chối từng chỉnh sửa trong tài liệu
Show Markup	Tùy chọn hiển thị từng loại chỉnh sửa (chèn, xóa, comment...)
Compare/Combine	So sánh hai tài liệu khác nhau hoặc gộp các chỉnh sửa từ nhiều người

Microsoft cung cấp một loạt phần mềm mạnh mẽ, từ bộ công cụ văn phòng như Microsoft Office đến phần mềm quản lý doanh nghiệp và phát triển phần mềm. Với tính năng ưu việt, bảo mật cao với khả năng tương thích đa nền tảng, sản phẩm của Microsoft giúp tối ưu hóa hiệu suất công việc, học tập, cũng như giải trí. Dưới đây là danh sách phần mềm Microsoft giá tốt, mà bạn xem xét qua:

[Product_Listing categoryid="1149" propertyid="" customlink="https://cellphones.com.vn/phu-kien/may-tinh-laptop/phan-mem/microsoft.html" title="Danh sách phần mềm Microsoft giá tốt tại CellphoneS"]

Làm sao để mở Track Changes trong Word?

Để bật Track Changes trong Word, bạn truy cập vào thẻ "Review" trên thanh công cụ. Sau đó, trong phần "Tracking", bạn chọn "Track Changes". Hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + E để mở nhanh Track Changes

Track Changes là tính năng cơ bản và có ở hầu hết trên các phiên bản Microsoft Word hiện tại, nên bạn có thể theo dõi thay đổi trên Word dễ dàng.

Cách sử dụng Track Changes trong Word

Cách sử dụng Track Changes trong Word vô cùng đơn giản nhưng lại mang đến hiệu quả cao trong việc theo dõi và chỉnh sửa tài liệu. Dưới đây là các bước cụ thể về cách sử dụng Track Changes trong Word:

Thay đổi cài đặt Track Changes

Để thay đổi cài đặt cho tính năng Track Changes trong Word, thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Trước tiên, nhấp vào mũi tên nhỏ ở phần Tracking trên thanh công cụ. 

Bước 2: Khi bạn nhấn vào mũi tên, một hộp thoại "Track Changes Options" sẽ lập tức hiện ra. Tại đây, dễ dàng tinh chỉnh thiết lập cơ bản để phù hợp với nhu cầu sử dụng của mình. Nếu muốn tinh chỉnh các cài đặt nâng cao hơn, hãy nhấn vào Advanced Options.

Bước 3: Trong hộp thoại Advanced Track Changes Options, có quyền điều chỉnh linh hoạt màu sắc và phương thức đánh dấu các thay đổi, dễ dàng tối ưu hóa cách thức theo dõi tài liệu. Sau khi đã chỉnh sửa xong nhấn OK để lưu lại.

Bước 4: Khi hoàn tất điều chỉnh, hãy quay lại hộp thoại Track Changes Options và nhấn OK một lần nữa để lưu giữ cài đặt, đảm bảo mọi thiết lập được áp dụng một cách chính xác và hiệu quả.

Thay đổi tên người dùng

Để thay đổi tên người dùng trong tính năng Track Changes trong Word, bạn thực hiện theo những bước đơn giản sau:

Bước 1: Đầu tiên, nhấp vào mũi tên nhỏ trong phần Tracking trên thanh công cụ để truy cập tùy chọn cài đặt.

Bước 2: Khi hộp thoại Track Changes Options xuất hiện, tìm và chọn Change User Name để bắt đầu chỉnh sửa thông tin cá nhân.

Bước 3: Tiếp theo, hộp thoại Word Options sẽ hiện ra, trong tab General thì tìm mục Personalize your copy of Microsoft Office và đổi tên trong ô User Name. Khi đã hoàn tất việc thiết lập, hãy nhấn OK để lưu lại những điều chỉnh mới, đảm bảo rằng mọi thay đổi được ghi nhận và áp dụng một cách chính xác.

Bước 4: Sau khi hoàn tất chỉnh sửa và thiết lập trong cửa sổ tùy chọn nâng cao, quay trở lại hộp thoại Track Changes Options và nhấn OK lần nữa để lưu lại.

Chọn kiểu trình bày và các loại Markup được hiện ra

Để cá nhân hóa kiểu trình bày và lựa chọn loại Markup trong Track Changes, bạn làm theo các bước hướng dẫn chi tiết dưới đây:

Bước 1: Nếu bạn muốn xem phiên bản cuối cùng của tài liệu mà không bị ảnh hưởng bởi những thay đổi trước, hãy điều chỉnh cài đặt trong phần Tracking.

Tại đây, chọn All Markup để hiển thị bản hoàn chỉnh, bao gồm tất cả các chỉnh sửa và nhận xét đã được xử lý. Đối với người dùng Word 2010, tùy chọn này sẽ được hiển thị dưới dạng Final.

Còn bạn muốn xem lại bản gốc, chọn Original để tài liệu hiện ra như lúc ban đầu.

Bước 2: Tiếp theo, để tùy chỉnh các loại Markup hiển thị trong tài liệu, chọn Show Markup. Bật hoặc tắt lựa chọn sau tùy theo nhu cầu:

• Comments: Hiển thị ghi chú của những người chỉnh sửa.
• Insertions and Deletions: Hiển thị phần văn bản được thêm vào hoặc xóa bỏ.
• Formatting: Đây là tùy chọn cho phép hiển thị mọi thay đổi liên quan đến định dạng văn bản trong tài liệu.
• Balloons: Các thay đổi sẽ được hiển thị trong khung ở bên phải tài liệu.
• Specific People: Cho phép chọn hiển thị chỉnh sửa từ những người cụ thể.

Xem các thay đổi trong 1 cửa sổ khác

Để xem thay đổi trong tài liệu một cách chi tiết và rõ ràng trong một cửa sổ riêng biệt, bạn thực hiện như sau:

1. Chọn Reviewing Pane để mở cửa sổ theo dõi các thay đổi trong tài liệu.

2.  Lựa chọn chế độ xem phù hợp với nhu cầu của mình: Reviewing Pane Vertical (xem theo chiều dọc) hoặc Reviewing Pane Horizontal (xem theo chiều ngang). 

Với cách xem này, bạn dễ dàng quản lý và kiểm tra chỉnh sửa mà không làm gián đoạn công việc của mình.

Cách tắt Track Changes trong Word

Để thực hiện cách bỏ Track Changes trong Word, có thể lựa chọn một trong hai cách tùy chỉnh sau:

Cách 1. Lưu lại tất cả các thay đổi:

Nếu bạn đồng ý với mọi thay đổi đã được thực hiện, chỉ cần chọn Accept và sau đó nhấn Accept All Changes and Stop Tracking.

Việc này sẽ chấp nhận toàn bộ chỉnh sửa và đồng thời tắt tính năng theo dõi thay đổi.

Cách 2: Loại bỏ mọi thay đổi: Nếu bạn không muốn giữ lại bất kỳ thay đổi nào, hãy chọn Reject và sau đó chọn Reject All Changes and Stop Tracking. Điều này sẽ xóa tất cả chỉnh sửa và tắt Track Changes trong Word ngay lập tức.

Một số mẹo sử dụng Track Changes trong Word

Để sử dụng Track Changes tối ưu hơn, bạn có thể tham khảo các mẹo sau:

• Nên chọn hiển thị thay đổi theo người chỉnh sửa (By author) nếu làm việc nhóm.
• Kết hợp với tính năng Comments để dễ dàng thảo luận hoặc yêu cầu chỉnh sửa.
• Hãy đảm bảo bạn đã “Accept” hoặc “Reject” toàn bộ thay đổi – tránh để lộ thông tin chỉnh sửa chưa duyệt trước khi gửi tài liệu
• Phiên bản Word trên nền web và điện thoại có thể không hỗ trợ đầy đủ tính năng này.

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã hiểu rõ hơn về cách sử dụng Track Changes trong Word để theo dõi và quản lý các thay đổi trong tài liệu. Với tính năng này, bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa và cộng tác hiệu quả trong môi trường làm việc nhóm. Nếu bạn vẫn còn thắc mắc về Track Changes là gì hay cách áp dụng nó vào công việc của mình, đừng ngần ngại thử nghiệm và khám phá thêm các tùy chỉnh trong Word.