Xóa Style rác trong Excel như thế nào? Hướng dẫn từng bước

Xóa Style rác trong Excel bằng nhiều biện pháp như thực hiện thủ công, dùng VBA hoặc công cụ hỗ trợ. Vậy cách xóa Style rác trong Excel như thế nào, lưu ý nào nên biết? Sforum sẽ cung cấp đầy đủ từng bước thực hiện để bạn nhanh chóng loại bỏ lỗi này. 

"Style Rác" trong Excel là gì?

Trong Excel, “style” là các mẫu định dạng có sẵn như kiểu chữ, màu nền, khung viền, số học hoặc tiêu đề. Style rác là định dạng không cần thiết, bị trùng lặp hoặc không có giá trị trong sử dụng tệp tin. Nếu không kịp thời xóa các Style rác trong Excel, file của bạn sẽ gặp nhiều vấn đề khi sử dụng.

Ví dụ, ở mục Cell Styles của file bình thường, bạn sẽ thấy các định dạng mặc định như Normal Bad, Good, Neutral Input... Tuy nhiên, nếu dính Style rác, các tên lạ sẽ xuất hiện như Normal 2, Normal 3, Normal 4 hay Style 1, Style 2... Những Style này gần giống nhau, không khác định dạng nhưng chiếm dung lượng, gây tình trạng nặng file, mở lâu.

Nguyên nhân có nhiều Style rác trong Excel?

Có 3 nguyên nhân chính khiến Excel tồn tại nhiều Style rác. Việc hiểu rõ nguyên nhân sẽ giúp việc xử lý và xóa Style trong Excel hiệu quả hơn. 

Copy dữ liệu từ nhiều file Excel

Khi thực hiện copy dữ liệu và không xóa Style trong Excel, đồng nghĩa với việc bạn sao chép định dạng của tệp. Không chỉ các Style đang sử dụng, điều này còn vô tình mang theo những định dạng không dùng đến của tệp đó. Tích lũy dần dần, số lượng sẽ nhiều lên khiến dung lượng file tăng mạnh dù ít dữ liệu.

Mở file có macro, template hoặc add-in tự động tạo Style

Một số template (mẫu), macro (lệnh tự động) hoặc add-in (công cụ hỗ trợ kế toán, báo cáo tự động) có thể tự động tạo style. Sử dụng chúng thường xuyên, Excel sẽ có thêm hàng loạt style mới. Lúc này, nếu không xóa các Style trong Excel, sẽ có hàng chục hoặc hàng trăm định dạng trùng lặp, vô giá trị.

File bị lỗi hoặc dùng các phiên bản Excel khác nhau

Tình trạng này xảy ra khi mở một file trên nhiều phiên bản Excel (ví dụ: Excel 2010, Excel 2016, Excel 365). Điều này dẫn đến việc các phiên bản cũ không hiểu được các định dạng mới và tự tạo Style phù hợp. Nếu không xóa Style trong Excel kịp thời, file có thể bị lỗi hoặc xung đột định dạng.

Vì sao cần xóa Style rác trong Excel?

Nhiều người lầm tưởng lỗi Style rác chỉ là lỗi nhỏ và bỏ qua chúng. Tuy nhiên, nếu không kịp thời xử lý những định dạng lỗi này, bạn sẽ gặp phải khá nhiều rắc rối.

Giúp giảm dung lượng file, mở và lưu nhanh hơn

Nếu biết cách xóa Style rác trong Excel 2010 cùng những phiên bản Excel khác, dung lượng file sẽ giảm đi. Nhờ đó, các thao tác như mở, chỉnh sửa và sao lưu tệp tin trở nên nhanh chóng hơn. Thời gian chờ đợi để máy tính xử lý cũng ngắn hơn, nâng cao hiệu suất giải quyết công việc.

Tránh lỗi định dạng hoặc font chữ bị thay đổi

Khi thực hiện xóa Style trong Excel, các lỗi định dạng hay font chữ sẽ bị loại bỏ. Tình trạng lệch màu nền, kích thước hay sai font chữ không còn xuất hiện. Điều này giúp định dạng tệp tin đảm bảo sự thống nhất và chuyên nghiệp hơn.

Dễ dàng quản lý và đồng bộ giao diện

Việc xóa Style rác trong Excel giúp dọn sạch những định dạng dư thừa, vô giá trị. Đồng thời, bạn cũng giữ lại được những Style thật sự quan trọng và cần thiết đối với công việc. Việc quản lý, đồng bộ giao diện trở nên dễ dàng hơn khi không cần phải tìm kiếm hàng trăm định dạng khác nhau.

Giúp Excel hoạt động ổn định

Khi có quá nhiều Style rác trong file Excel, thiết bị sẽ tốn nhiều thời gian và tài nguyên để xử lý. Nếu cấu hình máy yếu hoặc các dòng máy đời cũ, bạn có thể gặp tình trạng bị treo Excel. Do đó, xóa Style trong Excel giúp phần mềm phản hồi nhanh và tăng hiệu suất hơn.

Cách kiểm tra file có bị “Style rác” hay không

Trước khi xóa Style rác trên Excel, chúng ta cần kiểm tra để biết file có dính lỗi này không. Thực hiện như sau:

• Bước 1: Tại file cần kiểm tra, chọn Home.
• Bước 2: Ở mục Styles, chọn xem thêm bằng cách nhấn biểu tượng dấu gạch ngang + mũi tên đi xuống.
• Bước 3: Kiểm tra danh sách Style hiển thị. Nếu thấy nhiều định dạng trùng lặp như Normal 1, Normal 2, Style 1, Style 2, Style 3... file đã dính Style rác.

3 cách xóa Style rác trong Excel nhanh và hiệu quả

Để xóa các Style trong Excel, có 3 cách nhanh và hiệu quả. Các bước thực hiện đối với mỗi phương pháp sẽ được hướng dẫn chi tiết nhất ở dưới.

Xóa Style rác thủ công trong Excel

Để xóa Style rác trong Excel theo cách thủ công, cách làm như sau:

1.Mở danh sách

• Ở tệp tin, chọn Home → Chọn More ở mục Styles.

2.Xóa định dạng

• Khi danh sách xuất hiện, ấn chuột phải vào định dạng cần xóa → Chọn Delete.

3.Lặp lại công đoạn

• Thực hiện tương tự bước 2 với các Style rác còn lại.

Làm việc trên Excel cùng các phần mềm Microsoft Office khác sẽ hiệu quả hơn nếu sử dụng laptop phù hợp. Tìm hiểu ngay dòng laptop văn phòng hỗ trợ đắc lực cho công việc tại CellphoneS dưới đây:

[Product_Listing categoryid="1217" propertyid="" customlink="https://cellphones.com.vn/laptop/van-phong.html="Các sản phẩm laptop văn phòng đang được quan tâm nhiều tại CellphoneS"]

Xóa Style rác bằng VBA

VBA (Visual Basic for Applications) là ngôn ngữ lập trình cho phép người dùng sử dụng các đoạn mã ngắn để xóa Style rác trong Excel. Thực hiện như sau:

1.Mở cửa sổ VBA

• Ở tệp tin, nhấn cùng lúc Alt + F11 → Chọn Insert → Chọn Module.

2.Dán mã & chạy

• Dán đoạn mã: 

• Nhấn F5 để chạy.

3.Chờ kết quả

• Thông báo “Đã xóa xong các Style rác” sẽ xuất hiện sau khi xóa thành công.

Dùng công cụ hỗ trợ (Add-in hoặc phần mềm ngoài)

Việc sử dụng công cụ hỗ trợ là cách nhanh nhất để loại bỏ số lượng lớn định dạng rác chỉ trong thời gian ngắn. Có nhiều công cụ khác nhau như XLStylesTool, CleanStyles hay PowerClean. Dưới đây là hướng dẫn cách xóa Style rác trong Excel khi dùng XLStylesTool:

1.Tải công cụ

• Truy cập link: https://apps.microsoft.com/detail/9wzdncrfjptg?hl=vi-VN&gl=VN → Ấn Tải xuống → Truy cập: chrome://downloads/ → Mở file XLStylesTool để cài đặt.

2.Chọn file

•  Mở phần mềm, chọn Get file → Chọn file cần xóa → Chọn Scan Selected File.

3.Xóa Style rác

• Chọn Remove All → Chọn Process File để xóa định dạng.

Lưu ý: Cần kiểm tra và chọn những công cụ hỗ trợ uy tín, tránh nguy cơ bị đánh cắp dữ liệu hoặc cài đặt phải phần mềm chứa virus.

Cách ngăn chặn Style rác quay lại sau khi xóa

Không chỉ cần biết cách xóa, việc ngăn chặn Style rác quay lại cũng rất quan trọng. Do đó, hãy dùng 4 cách sau đây để tránh file Excel của bạn tiếp tục dính các định dạng lỗi.

Không copy dữ liệu trực tiếp từ file lỗi

Khi sao chép dữ liệu từ file Excel bị lỗi, hãy chọn cách dán chỉ lấy giá trị để giúp giữ nguyên nội dung. Theo đó, tại vị trí muốn dán dữ liệu, ấn chuột phải và chọn Values (biểu tượng bảng tính nhỏ kèm số) ở phần Paste.

Đây là phương pháp giúp sao chép những thông tin quan trọng và không kéo theo định dạng lỗi. Nhờ đó, bạn sẽ không phải mất thời gian xóa Style trong Excel lỗi.

Sử dụng template chuẩn

Sau khi xóa Style rác trong Excel, bạn nên tạo các template chuẩn, chứa những định dạng quan trọng và cần thiết. Đồng thời, người dùng cũng cần lưu lại mẫu chuẩn này để tiếp tục sử dụng cho lần sau. Điều này giúp đảm bảo tất cả bảng Excel mới đều có chung định dạng và không bị lây Style lỗi.

Tắt Macro/Add-in không cần thiết

Việc tắt Macro/Add-in không cần thiết giúp Excel không tự động tạo style dư thừa. Người dùng tắt như sau:

1.Truy cập cài đặt

• Chọn File → Chọn Options.

2.Quản lý Add-ins

• Chọn Add-ins → Tại Manage, chọn Excel Add-ins → Go.

3.Bỏ chọn Add-ins 

• Bỏ chọn tất cả các Add-in → Chọn OK.

Thường xuyên dọn file định kỳ

Dù cẩn thận nhưng các định dạng dư thừa vẫn có thể xuất hiện, nhất là khi làm việc với số lượng file lớn. Chính vì vậy, hãy lên lịch kiểm tra định kỳ và xóa Style rác trong Excel bằng các phương pháp ở trên. Việc này giúp giữ cho phần mềm Excel luôn nhẹ, ổn định và tránh lỗi bất ngờ.

Một số lỗi thường gặp khi xóa Style rác

Trong quá trình dọn dẹp định dạng lỗi, người dùng có thể gặp một vài sự cố. Sforum đã tổng hợp 4 lỗi thường gặp và biện pháp xử lý hiệu quả, đơn giản.

Excel bị treo khi chạy VBA

Nếu bị treo máy khi xóa Style rác trong Excel với VBA, nguyên nhân chủ yếu là do file quá lớn. Giải pháp trong trường hợp này là chia nhỏ dữ liệu trong tệp sang các file khác nhau. Đồng thời, hãy tắt toàn bộ ứng dụng đang chạy để thiết bị xử lý hiệu quả hơn.

Mất định dạng bảng

Để tránh mất định dạng bảng khi xóa Style trong Excel, người dùng nên sao chép dữ liệu ở file gốc sang tệp mới. Nếu xóa và gặp lỗi này, hãy tạo định dạng mới dựa trên thông tin file gốc hoặc tệp đã sao lưu. Đây là lỗi không hiếm gặp và người dùng cần phải tạo thủ công định dạng mới để khắc phục.

Lỗi không xóa được Style

Dù thực hiện xóa thủ công, dùng VBA hay Add-in nhưng không thể dọn dẹp Style rác, giải pháp là tạo file mới có template chuẩn. Tiếp đến, bạn sẽ sao chép dữ liệu từ file lỗi sang tệp mới bằng cách dán Values. Điều này giúp khắc phục lỗi không xóa Style rác trong Excel hiệu quả và nhanh chóng.

Style rác quay lại sau khi mở file mới

Nhiều nguyên nhân khiến các Style rác không bị xóa triệt để và vẫn quay lại Excel. Một trong số này là Add-in đang dùng không cho phép xóa một số Style. Lúc này, bạn cần tắt Add-in và xóa Style rác trong Excel lại từ đầu.

Việc xóa Style rác trong Excel là thao tác quan trọng giúp file nhẹ hơn và hoạt động ổn định. Hãy sử dụng thông tin trong bài để tránh gặp các lỗi thường thấy và xóa hiệu quả các định dạng rác. Truy cập Sforum hàng ngày để có thêm nhiều mẹo hay khi dùng Excel nhé.

• Xem thêm: Tin học văn phòng, Thủ thuật Excel