Cách xuất project sang Excel chi tiết không bị lỗi dữ liệu

Bạn đang cần xuất Project sang Excel để tổng hợp hoặc chia sẻ tiến độ dự án? Việc chuyển dữ liệu sang Excel giúp bạn dễ dàng phân tích, báo cáo và quản lý công việc hiệu quả hơn. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách chuyển file sang Excel không bị lỗi định dạng hay mất dữ liệu.

Vì sao cần xuất Project sang file Excel?

Việc xuất Project sang Excel mang lại nhiều lợi ích chiến lược trong quản lý dự án. Đây là 5 lý do để bạn nên xuất file sang Excel:

Dễ dàng tổng hợp và phân tích dữ liệu

Project mạnh mẽ trong việc lập kế hoạch, nhưng Excel xuất sắc ở khâu tổng hợp thông tin từ dự án. Khi xuất dữ liệu từ Project sang Excel, bạn có thể sắp xếp và tính toán linh hoạt. Điều này giúp việc theo dõi tiến độ, ngân sách hay khối lượng công việc trở nên trực quan hơn.

Thuận tiện khi chia sẻ và báo cáo

File Excel là định dạng phổ biến, dễ chia sẻ qua email, Google Drive hoặc nền tảng nội bộ. Người xem không cần cài đặt MS Project vẫn có thể đọc dữ liệu. Qua đó, bạn vừa rút ngắn được thời gian xử lý và vừa tránh rào cản phần mềm khi gửi báo cáo.

Tùy chỉnh báo cáo theo nhu cầu

Sau khi xuất từ Project sang Excel, người dùng có thể thiết lập báo cáo theo ý muốn. Excel cho phép thêm biểu đồ, công thức hoặc định dạng màu để làm nổi bật các mốc quan trọng. Điều này giúp báo cáo chuyên nghiệp và dễ hiểu hơn.

Lưu trữ và bảo toàn dữ liệu dễ dàng

File Project thường có dung lượng lớn và dễ bị lỗi phiên bản khi chuyển đổi qua lại. Lưu trữ dữ liệu quan trọng dưới dạng Excel là cách bảo vệ dữ liệu an toàn và hiệu quả. Excel cũng dễ dàng sao lưu và phục hồi khi cần thiết.

Hỗ trợ trực quan hóa dữ liệu

Người dùng có thể tạo biểu đồ, bảng thống kê hoặc sơ đồ Gantt trong Excel để minh họa tiến độ, phân bổ nguồn lực và chi phí một cách sinh động, dễ hiểu. Việc xuất từ Project sang Excel giúp người quản lý dễ đánh giá tiến độ, phát hiện rủi ro.

Nếu bạn thường xuyên làm việc với Project và cần một chiếc laptop xử lý ổn định, hãy xem xét các mẫu laptop Dell với cấu hình mạnh mẽ để xuất file sang Excel hiệu quả.

[Product_Listing categoryid="154" propertyid="" customlink="https://cellphones.com.vn/laptop/dell.html" title="Danh sách Laptop Dell đang được quan tâm nhiều tại CellphoneS"]

Các cách xuất Project sang Excel phổ biến

Có ba cách để chuyển file Project sang Excel online hoặc offline mà bạn có thể áp dụng. Mỗi cách đều có ưu điểm riêng, hãy chọn lựa giải pháp tối ưu dựa trên nhu cầu cá nhân.

Dùng chức năng Export to Excel

Chức năng Export to Excel là cách chính thống và được khuyến nghị nhất trong Project để xuất file Project sang Excel mà vẫn giữ được cấu trúc dữ liệu.

Các bước thực hiện:

• Bước 1: Trong dự án MS Project, chọn File > Export > Save Project as File > Microsoft Excel Workbook → Chọn Save As → Đặt tên và Save lại.

• Bước 2: Trong Export Wizard, bạn chỉ cần lần lượt nhấn Next, chọn Select Data → New Map → Task, rồi tiếp tục Next để sang bước kế tiếp.

• Bước 3: Trong Export Wizard - Task Mapping, chọn mũi tên xuống → Chọn các trường muốn xuất và lặp lại thao tác → Chọn Next và Finish để hoàn thành.

• Bước 4: Mở file Excel kiểm tra.

Sử dụng tính năng Save As

Tính năng Save As là cách đơn giản và nhanh nhất, thường dùng trong trường hợp cần xuất Project sang Excel toàn bộ dữ liệu đang hiển thị trong giao diện Project hiện tại.

Các bước thực hiện:

• Bước 1: Trong dự án MS Project, chọn File > Save As → Chọn vị trí file (This PC > Documents)

• Bước 2: Trong Save As, đặt tên file và chọn Excel Workbook → Chọn Ok để tiếp tục.

• Bước 3: Tùy chọn tiếp theo tương tự Bước 2 và Bước 3 của quy trình dùng chức năng Export to Excel (tức là bước trong Export Wizard - Task Mapping).
• Bước 4: Mở file Excel kiểm tra.

Sử dụng công cụ trực tuyến

Hiện nay có nhiều website hỗ trợ chuyển file Project sang Excel online, các công cụ phổ biến bao gồm CloudConvert, Zamzar, Online-Convert. Khi sử dụng các công cụ trực tuyến, bạn cần lưu ý về bảo mật dữ liệu và lỗi định dạng. Bạn cần tránh sử dụng cách làm này cho các file cần bảo mật.

Một số lỗi thường gặp khi xuất Project sang Excel

Khi thực hiện cách xuất file project sang excel, người dùng thường xuyên gặp phải một vài vấn đề. Nắm được cách giải quyết sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo độ chính xác của dữ liệu.

Mất dữ liệu ở một số cột

Nguyên nhân: Khi sử dụng Export Wizard, bạn bỏ sót các trường (cột) cần xuất trong bước Task Mapping.

Cách khắc phục: Sử dụng lại chức năng Export to Excel. Trong bước Task Mapping của Export Wizard, kiểm tra kỹ danh sách các cột (trường) từ cột From Microsoft Project Field và đảm bảo chúng được chọn đúng.

Lỗi font chữ tiếng Việt

Nguyên nhân: Xảy ra khi file Project gốc sử dụng các loại font cũ, không chuẩn Unicode (ví dụ: TCVN3, VNI) mà Excel không tự nhận diện được.

Cách khắc phục: Thay đổi font chữ trong Project sang các font Unicode phổ biến như Arial, Times New Roman, Tahoma. Nếu đã xuất từ Project sang Excel, bạn có thể dùng tính năng chuyển mã của Unikey (Ctrl + F6) để chuyển đổi từ bảng mã cũ sang Unicode.

File Excel bị lỗi định dạng

Nguyên nhân: Xảy ra với các cột có định dạng đặc biệt (ví dụ: ngày tháng, tiền tệ) bị Project tự động chuyển sai định dạng trong Excel, hoặc do cách thiết lập Location trên máy tính.

Cách khắc phục: Trong Export Wizard, tại bước Task Mapping, kiểm tra cột To Excel Field và Data Type. Đảm bảo các cột ngày tháng có Data Type là Date, cột tiền tệ là Currency. Sau khi xuất, mở Excel và dùng Format Cells để định dạng lại các cột bị lỗi.

Không mở được file Excel sau khi export

Nguyên nhân: Thường do file Project gốc bị lỗi, quá lớn, hoặc quá trình xuất bị gián đoạn.

Cách khắc phục: Restart lại PC và thử thực hiện lại quy trình xuất. Nếu file Project quá lớn, hãy thử lọc và xuất Project sang Excel theo từng phần dữ liệu nhỏ.

Mẹo giúp quản lý dữ liệu hiệu quả sau khi xuất sang Excel

Sau khi đã thành công xuất Project sang Excel mà không bị lỗi, bạn có thể tận dụng sức mạnh của Excel để phân tích và trình bày dữ liệu một cách tối ưu nhất.

Tạo bảng Pivot Table để thống kê

Pivot Table là tính năng mạnh mẽ của MS Excel để tổng hợp dữ liệu. Người dùng có thể nhanh chóng tổng hợp chi phí theo từng nguồn lực hoặc đếm số lượng công việc chưa hoàn thành. Tính năng này tạo điều kiện để đo lường hiệu quả trở nên rõ ràng và nhanh chóng.

Dùng Conditional Formatting để hiển thị deadline

Khi quản lý nhiều công việc, bạn nên dùng Conditional Formatting (Định dạng có điều kiện) để tự động đổi màu ô dựa trên điều kiện. Các ô quá deadline có thể được tô đỏ và màu vàng cho các ngày sắp đến hạn, giúp bạn nhận diện và xử lý nhanh chóng.

Kết hợp với biểu đồ Gantt trong Excel để trực quan hóa

Sau khi có dữ liệu ngày bắt đầu và kết thúc, bạn có thể tạo biểu đồ Gantt trong MS Excel từ dữ liệu đã xuất sẽ rất hữu ích cho các báo cáo tóm tắt. Biểu đồ này dễ đọc và phù hợp khi trình bày trong báo cáo nội bộ.

Gợi ý chia sẻ file qua Google Sheets hoặc OneDrive

Thay vì gửi file đính kèm qua email, hãy tải file lên Google Sheets hoặc OneDrive để chia sẻ dễ dàng. Cách cho phép nhiều người cùng chỉnh sửa theo thời gian thực, đảm bảo dữ liệu luôn là phiên bản mới nhất và tự động sao lưu dự án.

Việc xuất Project sang Excel giúp bạn quản lý và báo cáo tiến độ dự án dễ dàng hơn. Dù dùng công cụ trong Project hay chuyển đổi online, bạn đều có thể tối ưu quy trình làm việc nếu nắm rõ cách xuất và xử lý lỗi thường gặp. Hãy áp dụng các mẹo trong bài để đảm bảo dữ liệu luôn chính xác, dễ theo dõi và sẵn sàng cho mọi báo cáo.

• Xem thêm: Tin học văn phòng, Thủ thuật Excel