Cách căn lề trong Word 2016, 2019, 2021 chuẩn, đơn giản

Nắm vững cách căn lề trong Word là một yếu tố quan trọng để tạo ra những văn bản có bố cục đẹp mắt và dễ đọc khi thực hiện đánh word hay định dạng trên máy tính. Thao tác này không chỉ giúp tuân thủ các quy định về hình thức mà còn giúp tối ưu hóa việc in ấn. Tại bài viết này, Sforum sẽ hướng dẫn bạn cách căn chỉnh lề trong Word chuẩn, đơn giản cho các phiên bản 2016, 2019 và 2021.

Xem thêm: Cách sửa lỗi nhảy trang trong Word siêu đơn giản chỉ 1 phút

Tiêu chuẩn căn lề trong Word

Trước khi hướng dẫn cách chỉnh lề trong Word, Sforum sẽ chia sẻ về tiêu chuẩn căn lề trong Word. 

Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định văn bản được trình bày trên giấy A4 (210x297mm) và định dạng dọc. Tiêu chuẩn căn lề văn bản hành chính được quy định cụ thể theo thể thức như sau: 

• Lề trên (Top) và lề dưới (Bottom) cách mép giấy 2-2,5cm. 
• Khoảng cách lề trái (Left) là 3-3,5cm.
• Khoảng cách lề phải (Right) là 1,5-2cm.

Để có trải nghiệm làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả với Word, bạn nên đầu tư vào bộ Microsoft Office chính hãng. Dưới đây là danh sách phần mềm Microsoft với giá vô cùng hấp dẫn tại CellphoneS mà bạn có thể tham khảo:

[Product_Listing categoryid="1149" propertyid="" customlink="https://cellphones.com.vn/phu-kien/may-tinh-laptop/phan-mem/microsoft.html" title="Danh sách phần mềm Microsoft giá tốt tại CellphoneS"]

Hướng dẫn cách căn lề trong Word chuẩn

Căn lề trong Word là một kỹ năng cần thiết vừa giúp tuân thủ các quy định về hình thức, vừa giúp tối ưu hóa việc in ấn. Dưới đây Sforum sẽ hướng dẫn mọi người cách căn chỉnh lề trong Word chuẩn, đơn giản cho các phiên bản 2016, 2019 và 2021:

Cách chọn khổ giấy chuẩn

Để thực hiện cách chỉnh lề Word, đầu tiên phải cần phải biết cách chọn khổ giấy chuẩn.

Bước 1: Mở Word. Nhấn vào mục Layout.

Bước 2: Ở Page Setup, nhấn vào Size.

Bước 3: Chọn khổ giấy A4 tiêu chuẩn hoặc khổ giấy khác theo nhu cầu của bạn.

Hoàn thành cả 3 bước trên là bạn đã có thể chọn khổ giấy chuẩn và phù hợp. 

Xem thêm: Cách xóa khoảng trắng trong Word khi copy, căn lề đơn giản

Cách đổi đơn vị căn lề trong Word

Phần tiếp theo của cách căn lề trong Word, Sforum sẽ hướng dẫn bạn cách đổi đơn vị căn lề trong Word qua các bước chi tiết sau đây:

Bước 1: Nhấn vào File.

Bước 2: Sau đó, chọn Options.

Bước 3: Chọn mục Advanced. Kéo xuống phần Display, tại Show measurements in units of, nhấn vào mũi tên để đổi đơn vị căn lề. 

Thực hiện 3 bước trên đây để đổi đơn vị căn lề trong Word, đảm bảo khoảng cách căn lề được chính xác. Và một trong số những lỗi cơ bản mà mọi người thường gặp đó chính là lỗi căn lề chưa chính xác theo tiêu chuẩn văn bản hiện nay. Nguyên nhân trong số đó chính là không quy đổi Inch sang Cm giúp bạn tránh được các trường hợp không đồng nhất về định dạng

Dùng Page Layout để chỉnh lề trong Word

Tiếp theo, Sforum sẽ hướng dẫn mọi người cách căn lề trong Word bằng Page Layout qua các bước sau đây:

Bước 1: Vào Layout (Page Layout), ở mục Page Setup, hãy nhấn vào biểu tượng này.

Bước 2: Tại Margins, hãy căn chỉnh lề theo tiêu chuẩn. 

Bước 3: Cuối cùng, nhấn OK. 

Hoàn thành bước 3 là bạn đã có thể thành công căn lề trong Word. 

Dùng Options để chỉnh lề trong Word

Phần này Sforum sẽ hướng dẫn bạn cách căn lề trong Word bằng Options:

Bước 1: Nhấn vào File.

Bước 2: Sau đó, chọn Options. 

Bước 3: Tại Advanced, kéo xuống Display, chọn đơn vị Centimeters ở Show measurements in units of. Tiếp tục nhấn OK.

Bước 4: Từ tab Layout, vào mục Margins và chọn Custom Margins.

Bước 5: Căn chỉnh lề theo ý muốn rồi nhấn OK.

Trên đây là 5 bước chi tiết giúp bạn có thể căn lề trong Word một cách dễ dàng.

Các bước thiết lập chỉnh lề mặc định trong Word

Phần trên là hướng dẫn chi tiết cách căn lề trong Word. Để không phải chỉnh lại nhiều lần ở mỗi bài khác nhau, sau đây, hãy cùng Sforum khám phá cách thiết lập chỉnh lề mặc định trong Word qua các bước sau đây:

Bước 1: Thay đổi các thông số căn lề như mong muốn. 

Bước 2: Nhấn vào Set As Default.

Bước 3: Cuối cùng, nhấn Yes tại bảng thông báo vừa hiện ra là hoàn thành việc thiết lập chỉnh lề mặc định. 

Chỉ với 3 bước đơn giản, bạn đã có thể thiết lập chỉnh lề mặc định trong Word, giúp tiết kiệm thời gian cho những lần sau. 

Lưu ý khi thực hiện cách căn lề trong Word

Sau đây là những lưu ý khi thực hiện cách căn lề trong Word: 

• Lề quá rộng sẽ làm thu hẹp không gian hiển thị nội dung, còn lề quá hẹp lại gây mất cân đối cho bố cục văn bản.
• Khi thay đổi lề trên và dưới, cần chú ý định dạng tổng thể để tránh làm thay đổi bố cục trang.
• Dùng tính năng xem trước trước khi in tài liệu để đảm bảo các căn lề chuẩn.
• Để tăng tốc độ làm việc, bạn nên thiết lập các định dạng lề mặc định cho những loại tài liệu thường sử dụng.
• Để đảm bảo tính thống nhất về định dạng lề cho các tài liệu có nhiều trang, bạn nên sử dụng tính năng căn lề đồng bộ.

Giải đáp thắc mắc liên quan

Trong quá trình thực hiện cách căn lề trong Word, người dùng thường gặp phải một số vấn đề phổ biến. Những thắc mắc này có thể khiến việc chỉnh sửa và in ấn tài liệu gặp khó khăn. Dưới đây là những câu hỏi thường gặp và cách khắc phục để giúp bạn dễ dàng hơn khi sử dụng tính năng căn lề này.

Làm sao khắc phục lỗi chỉnh lề trang in?

Nguyên nhân của lỗi chỉnh lề trang in là do khổ giấy trong Word không tương thích với khổ giấy bạn dùng để in. 

Hãy làm theo các thao tác sau để khắc phục lỗi này:

Bước 1: Nhấn vào Layout.

Bước 2: Ở Page Setup, tiếp tục chọn Size.

Bước 3: Chọn khổ giấy A4 tiêu chuẩn hoặc khổ giấy tương thích với cài đặt máy in.

Hoàn thành 3 bước trên là để có thể khắc phục được lỗi chỉnh lề trang in một cách dễ dàng.

Tại sao văn bản Word bị mất lề trên, lề dưới?

Lỗi văn bản Word này thường xảy ra khi người dùng chưa định dạng lề trên và lề dưới. Bạn có thể khắc phục lỗi này bằng các bước sau đây:

Bước 1: Chọn File trên thanh công cụ.

Bước 2: Bấm vào Options.

Bước 3: Sau đó, chọn Display. Ở Page Display Options, hãy đảm bảo “Show white space between pages in Print Layout view” đã được chọn. Cuối cùng, nhấn OK. 

Chỉ cần hoàn tất 3 bước đơn giản này, bạn sẽ có thể khắc phục lỗi này một cách nhanh chóng.

Có thể xem chỉnh lề trước khi in tài liệu không?

Sau khi thực hiện cách căn lề trong Word, bạn có thể xem lại trước khi in bằng tính năng Print Preview. Người dùng chỉ cần vào tab File và chọn Print là có thể thực hiện tính năng này.

Màn hình xem trước sẽ hiển thị toàn bộ tài liệu sẽ trông như thế nào trước khi in. Điều này giúp bạn phát hiện và điều chỉnh các sai sót trong căn lề trước khi in ấn chính thức, đảm bảo tài liệu hiển thị đúng theo ý muốn.

Vì sao chỉnh lề trang in bị lỗi?

Lỗi chỉnh lề trang in có thể do nhiều nguyên nhân, bao gồm cài đặt lề không phù hợp hoặc không tương thích với thiết lập của máy in. Một số trường hợp, việc chọn khổ giấy không tương thích cũng có thể dẫn đến lỗi này. Bạn nên kiểm tra lại khổ giấy và lề trong mục Layout để tránh gặp lỗi này.

Trên đây, Sforum đã hướng dẫn mọi người cách căn chỉnh lề trong Word chuẩn và nhiều thủ thuật Word liên quan. Thao tác này là một kỹ năng không thể thiếu để tạo ra tài liệu gọn gàng, dễ nhìn, Với các bước hướng dẫn chi tiết cách căn lề trong Word ở trên, bạn có thể dễ dàng thực hiện trên mọi phiên bản từ 2016, 2019 đến 2021. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn và tạo ra những tài liệu chuẩn chỉnh.

Xem thêm bài viết ở chuyên mục: Tin học văn phòng