Hướng dẫn 4 cách chèn chữ ký vào Excel nhanh, đơn giản nhất

Cách chèn chữ ký vào Excel 2010, 2016 có phải là thứ bạn đang tìm kiếm để hoàn thành những tác vụ nhanh gọn hơn. Nếu vẫn chưa hiểu rõ tính năng chèn này, thì bài viết sau đây bạn không nên bỏ qua. Đừng ngại cập nhật thêm nhiều hướng dẫn chèn chữ viết tay hay điện tử trong tài liệu file Excel để “cân tất” mọi tác vụ.

Hướng dẫn các bước chèn chữ ký vào Excel đơn giản

Cách chèn ảnh vào Excel không quá phức tạp, quan trọng là bạn cần chuẩn bị file ảnh phù hợp và thao tác cẩn thận

Bước 1: Bạn cần chuẩn bị chữ ký được lưu dưới dạng ảnh trong máy tính. Tương tự những thao tác chèn khác, bạn cùng vào Insert và tìm kiếm các công cụ chèn. Lúc này hãy chọn Picture để dán chữ ký của mình như mong muốn.

Bước 2: Ở hộp thoại hiện ra, hãy chọn đúng ảnh có chứa chữ ký được được chuẩn bị.

Bước 3: Nhìn lại thành quả ở trong file, nếu chưa hài lòng, bạn có thể dùng công cụ chỉnh ảnh trong Excel sẵn có để tiếp tục sửa. Cuối cùng di chuyển đến vị trí cân đối và phù hợp là được.

Hướng dẫn chèn hình ảnh, logo vào chữ ký trong Excel

Trong một số trường hợp, bạn cần thêm ảnh và logo để tăng độ tin cậy trong những file dữ liệu. Bạn có thể xem và hoàn thiện file của mình hơn hơn ngay tại Excel với các công cụ có sẵn mà không cần sang trang khác.

Các bước thực hiện

Cách chèn chữ ký vào Excel 2016 và những phiên bản gần nó không quá khác nhau, cơ bản bạn có thể theo dõi trình từ bước như sau

Bước 1: Giữa các tùy chọn ở thanh công cụ trên cùng, hãy vào mục Insert và quan quan sát ở gần cuối của những mục trong đây để tìm biểu tượng Sign. Sau khi hai mục hiện ra, bạn hãy ấn chọn Microsoft office signature line và điền những mục được yêu cầu để thể hiện chữ ký cá nhân.

Vào Microsoft Office signature line

Bước 2: Trong file làm việc của bạn có thể thấy khung chữ ký đã hiện ra. Tại đây hãy click chuột phải vào biểu tượng X. Trong các tùy chọn hiện ra, hãy chọn Sign để thực hiện các cài đặt tiếp theo.

Chọn Sign

Bước 3: Chọn Select image để chèn hình ảnh hoặc logo của bạn để cho chữ ký thêm đặc biệt, tăng tính nhận dạng hơn.

Lưu ý khi thực hiện 

Các định dạng như PNG hoặc JPEG thường giữ được chất lượng tốt nhất khi chèn chữ ký vào file Excel, giúp hình ảnh hoặc logo của bạn luôn rõ ràng và sắc nét. Cũng đừng để hình ảnh quá lớn hoặc quá nhỏ, và luôn giữ nguyên tỷ lệ gốc để tránh làm méo mó hình ảnh.

Nếu logo hoặc chữ ký có nền không mong muốn, hãy loại bỏ nền trước khi chèn vào Excel để trông chuyên nghiệp hơn. Bạn có thể thêm các hiệu ứng như đổ bóng, viền hoặc làm mờ để làm nổi bật hình ảnh. 

Đối với chữ ký số, đảm bảo chữ ký được bảo vệ bằng mật khẩu để tránh bị sao chép hoặc sử dụng trái phép. Hạn chế quyền truy cập vào tệp Excel nếu nó chứa thông tin nhạy cảm để bảo vệ tài liệu.

Bạn có thể thực hiện thêm nhiều tác vụ khác chỉ với một chiếc máy tính với tính năng vừa đủ. Nếu vẫn chưa biết nên chọn mua dòng nào để phục vụ công việc mà giá lại tốt, hãy để Sforum gợi ý những mẫu được nhiều người tin dùng sau.

[Product_Listing categoryid="1054" propertyid="" customlink="https://cellphones.com.vn/laptop/sinh-vien.html" title="Tham khảo danh sách laptop sinh viên được quan tâm tại CellphoneS!"]

Cách chèn chữ ký điện tử vào Excel

Biết cách chèn chữ ký điện tử vào file Excel là một trong những con đường giúp bạn hoàn thành tác vụ công việc nhanh hơn. Không những vậy, bạn có biết đây còn là hướng tiếp cận khiến tài liệu của bạn chuyên nghiệp và bảo mật hơn.

Chèn chữ ký điện tử thông thường

Cách chèn chữ ký vào Excel 2010 cũng không quá khác so với những phiên bản trước. Bạn cần chú ý một chút những thay đổi của giao diện khi thực hiện những bước sau là được.

Bước 1: Trên thanh công cụ, bạn hãy vào mục Insert để xem thêm những tùy chọn chèn khác. Giữa rất nhiều công cụ có sẵn, bạn tìm kiếm ở cuối cùng bên phải để biểu tượng ký tên. Trong hai tùy chọn hiện ra, bạn chọn Microsoft office signature line.

Vào Microsoft Office signature line

Bước 2: Hộp thoại bao gồm các khoảng trọng hiện ra. Sau khi hoàn thành và hài lòng, hãy ấn Ok để dán chữ ký vào.

Bước 3: Bạn có thể tùy chọn và di chuyển chữ kỹ mình vào dán vào để ô mà mình mong muốn.

Chèn chữ ký điện tử ẩn 

Đây có lẽ là hướng dẫn chèn chữ ký trong tài liệu Excel tương đối phức tạp hơn nhưng lại rất cần khi bạn đang công tác và trao đổi file trong môi trường chính thông và chuyên nghiệp.

Bước 1: Thực hiện những thao tác không khác so với những bước bên trên để có chữ ký điện tử.

Bước 2: Vào tab "File" ở góc trên bên trái. Sau đó, chọn "Info" từ menu xuất hiện. Trong phần "Info", hãy chọn "Protect Workbook" và sau đó chọn "Add a Digital Signature".

Bước 3: Khi hộp thoại "Sign" xuất hiện, hãy điền các thông tin cần thiết như mục đích của chữ ký và các chi tiết khác nếu cần. Tiếp theo, chọn chứng chỉ chữ ký điện tử của bạn từ danh sách các chứng chỉ có sẵn. Nếu chứng chỉ không xuất hiện, hãy kiểm tra lại để đảm bảo nó đã được cài đặt đúng cách trên máy tính.

Bước 4: Click vào "Sign", sau đó, lưu tài liệu để đảm bảo chữ ký điện tử được áp dụng và bảo vệ. Sau khi tài liệu đã được ký, bạn có thể kiểm tra chữ ký bằng cách mở lại tab "File", chọn "Info", và kiểm tra trạng thái của chữ ký trong phần "Protect Workbook".

Hướng dẫn cách xóa chữ ký đã chèn trong Excel

Bước 1: Trong menu "File", chọn "Info". Ở đây, bạn sẽ thấy thông tin về tài liệu, bao gồm các tùy chọn liên quan đến chữ ký điện tử.

Trong phần "Info", nếu tài liệu đã được ký, bạn sẽ thấy một thông báo về chữ ký điện tử. Nhấp vào "View Signatures" (Xem chữ ký) để mở bảng quản lý chữ ký.

Bước 2: Trong bảng quản lý chữ ký, bạn sẽ thấy danh sách các chữ ký đã được thêm vào tài liệu. 

Bước 3: Nhấp vào dấu mũi tên vào click chọn "Remove Signature" (Xóa chữ ký). 

Một số câu hỏi thường gặp về cách chèn chữ ký vào Excel

Khi làm việc với tài liệu Excel, việc chèn chữ ký điện tử đôi khi là một tính năng không thể không dùng đến trong công việc. Mặc dù đã trang bị rất nhiều cách chèn từ đơn giản đến khó hơn nhưng có lẽ bạn vẫn không nên bỏ qua những câu hỏi phổ biến sau.

Chữ ký điện tử trong Excel có hợp lệ không? 

Chữ ký điện tử trong Excel hoàn toàn hợp lệ nếu được tạo bởi một chứng chỉ số đáng tin cậy từ một nhà cung cấp dịch vụ chứng thực số (CA) uy tín. Khi bạn chèn chữ ký điện tử vào tài liệu Excel, nó sẽ cung cấp một lớp bảo mật xác thực, đảm bảo rằng tài liệu không bị chỉnh sửa sau khi được ký. 

Có thể chèn chữ ký vào các ô cụ thể trong Excel không?

Bạn không thể chèn chữ ký số trực tiếp vào một ô cụ thể trong Excel. Thay vào đó, chữ ký số thường được chèn vào toàn bộ tài liệu hoặc một trang tính cụ thể thông qua tính năng chữ ký số của Excel. Tuy nhiên, với chữ ký tay được chèn dưới dạng ảnh thì ngược lại có thể chèn vào ô mong muốn.

Có thể chèn nhiều chữ ký trong một file Excel không?

Đương nhiên, Excel cho phép điều này bởi vì không thiếu như tài liệu có nhiều người cùng hợp tác hoàn thành. Mỗi chữ ký sẽ xác thực phần của tài liệu tại thời điểm nó được ký và đảm bảo rằng không có thay đổi nào được thực hiện sau khi chữ ký đó được thêm vào. Để thêm nhiều chữ ký, bạn có thể sử dụng tính năng "View Signatures".

Các cách chèn chữ ký vào Excel 2010, 2016 trên đây gần như có thể phục vụ lâu hết tác vụ văn phòng hằng ngày. Bạn có thể vận dụng những hướng dẫn chèn chữ viết tay hay điện tử trong tài liệu file Excel linh hoạt để tạo ra sản phẩm cuối cùng ưng ý nhất. Nếu cần thêm những mẹo và thủ thuật khác tối ưu công việc trong môi trường hiện đại, hãy tiếp tục đồng hành cùng Sforum nhé.