7 cách so sánh 2 file Excel tìm dữ liệu trùng lặp nhanh nhất

Khi làm việc với Excel, chắc chắn không ít lần bạn đã từng tìm cách so sánh 2 file Excel có dữ liệu gì khác nhau. Bởi đôi khi, chính những thay đổi tưởng chừng như vô cùng nhỏ nhặt có thể gây ra sự chênh lệch lớn cho kết quả cuối cùng. Vậy nên, để giúp bạn phát hiện ra sự khác biệt này, Sforum sẽ hướng dẫn cách so sánh dữ liệu trùng trong 2 file, bảng Excel cực kỳ đơn giản, áp dụng nhanh chóng nhé.

Xem thêm: Các kiểu dữ liệu thông dụng của Excel là gì?

Tại sao cần so sánh 2 file Excel?

Rõ ràng, cách so sánh 2 file, bảng Excel có gì khác nhau sẽ giúp bạn nhận ra được sự khác nhau giữa chúng, bao gồm việc thêm mới hay dữ liệu biến mất. Bên cạnh đó, quá trình này còn mang đến nhiều lợi ích quan trọng hơn thế, cụ thể:

• Kiểm tra độ chính xác của dữ liệu: Việc so sánh dữ liệu giữa hai file Excel sẽ giúp bạn xác định được sự khác biệt của hai loại tài liệu, từ đó đảm bảo sự đồng nhất và chính xác.
• Theo dõi được sự thay đổi: Khi làm việc trong file Excel sẽ cần chỉnh sửa thông tin, việc so sánh sẽ cho phép bạn nhận ra được sự thay đổi trên file, đồng thời đảm bảo tính chính xác của dữ liệu.
• Quản lý sự thay đổi của dự án: Khi làm việc trong môi trường hoạt động nhóm, cách so sánh 2 file Excel có gì khác nhau sẽ giúp nhận ra được những thay đổi của dự án và sự tiến triển, đóng góp của từng thành viên.
• Giảm thiểu dung lượng tệp: Việc lọc dữ liệu trùng lặp sẽ giúp giảm dung lượng của tệp Excel nhất là khi file dữ liệu được lưu dưới định dạng hình ảnh hoặc bất kỳ tệp nào khác.

Các cách so sánh 2 file Excel

Để xem 2 file có điểm gì khác nhau, việc so sánh dữ liệu là điều rất cần thiết, đặc biệt nếu bạn đang làm việc liên quan đến lĩnh vực kinh doanh, tài chính,... Vậy nên, nếu đang tìm cách so sánh 2 bảng Excel chính xác thì hãy cùng tìm hiểu qua 7 gợi ý dưới đây.

Xem thêm: Cách chuyển ảnh thành bảng trong Excel trên máy tính trong vòng 3s mà ai cũng làm được

Cách so sánh dữ liệu 2 file Excel thủ công

Đây là cách so sánh dữ liệu trùng trong 2 file Excel phù hợp với trường hợp bạn muốn kiểm tra chi tiết và đảm bảo sự chính xác 100%. Để so sánh dữ liệu theo cách thủ công, hãy thực hiện như sau:

Bước 1: Đầu tiên, mở hai file muốn so sánh tại hai tab khác nhau trên màn hình. Sau đó, bạn chỉ cần sao chép cột mà mình muốn kiểm tra trùng lặp rồi dán vào khoảng trống của file bên kia.

Bước 2: Hãy kiểm tra từng ô, cột được chọn và so sánh giá trị giữa hai file nhằm tìm ra điểm khác biệt.

Bước 3: Khi tìm thấy sự khác biệt, bạn hãy tạo các ghi chú ngay trên file để dễ dàng kiểm tra, đồng thời đưa ra phương án xử lý phù hợp.

Bước 4: Trong trường hợp bảng có nhiều cột, hàng cần so sánh, hãy sắp xếp hệ thống dữ liệu thật khoa học để thuận tiện cho quá trình kiểm tra.

Bước 5: Từ những thông tin khác biệt đã thu thập, bạn có thể tiến hành chỉnh sửa, thêm mới hoặc xóa bỏ dữ liệu để đảm bảo tính thống nhất giữa hai file.

Cách so sánh 2 file Excel bằng View Side by Side

Với cách so sánh dữ liệu 2 file Excel có gì khác nhau bằng tùy chọn View Side by Side, bạn hãy mở hai bảng Excel cần kiểm tra và xếp dữ liệu hiển thị theo chiều ngang hoặc dọc. Sau đó thì tiến hành so sánh theo quy trình sau:

Bước 1: Trên file Excel, nhấn vào tab View và click chọn View Side by Side.

Bước 2: Lúc này, để dễ dàng hơn cho việc so sánh, nhấn Arrange All để chỉnh lại cách hiển thị của hai bảng Excel. Tại đây, hãy nhấn vào tùy chọn Vertical và bấm OK để hai bảng hiển thị song song theo chiều dọc.

Bước 3: Bạn nhấn vào biểu tượng Enable Synchronous Scrolling để cuộn đồng thời hai file Excel. Nhờ đó mà việc kiểm tra sẽ trở nên đơn giản, giúp bạn nhanh chóng nhận ra điểm khác biệt của hai file.

Là một nhân viên văn phòng, học sinh trong thời đại công nghệ, việc lựa chọn một chiếc laptop cho công việc, học tập là điều cần thiết. Không chỉ hỗ trợ tìm kiếm thông tin hiệu quả, laptop còn giúp thực hiện các tác vụ liên quan đến tin học như tính toán, kiểm tra dữ liệu,... nhanh chóng. Để tìm hiểu thêm nhiều mẫu máy chất lượng, bạn có thể xem thêm tại đây:

Cách so sánh dữ liệu 2 file Excel bằng hàm IF

Nếu 2 file, bảng Excel mà bạn cần kiểm tra có chứa nhiều dữ liệu, việc so sánh theo hai cách trên sẽ tốn rất nhiều thời gian. Vì vậy, bạn có thể áp dụng theo phương pháp dưới đây để có thể tìm ra sự khác biệt nhanh chóng:

Bước 1: Trên file Excel, bạn cho hai tệp dữ liệu cần so sánh vào bảng Sheet1 và Sheet2 như hình bên dưới. Tiếp theo, nhấn vào mục dấu + để mở một bảng mới ngay bên cạnh.

Bước 2: Nhấn chuột vào ô A1 của Sheet1 và Sheet 2. Sau đó tại ô A1 của bảng mới, bạn nhập hàm =IF(Sheet1!A1 <> Sheet2!A1, "Sheet1:"&Sheet1!A1&" vs Sheet2:"&Sheet2!A1, "") rồi nhấn Enter.

Bước 3: Để so sánh điểm trùng lặp của hai bảng, bạn chỉ cần kéo chuột từ ô A1 cho đến hết vùng cần so sánh. Ngay lập tức, những dữ liệu khác biệt sẽ hiển thị tại đây.

Cách so sánh 2 trang tính trong cùng một bảng Excel

Nếu cảm thấy hàm IF quá phức tạp, bạn cũng có thể áp dụng cách so sánh hai trang tính (Sheet) nằm trên cùng một bảng Excel. Với cách này, bạn có thể tiến hành kiểm tra theo quy trình dưới đây:

Bước 1: Trên file Excel, nhấn vào tab View và click chọn New Window để mở một cửa sổ mới.

Bước 2: Nhấn chuột vào Sheet1 tại cửa sổ đầu tiên và click vào Sheet2 ở cửa sổ còn lại.

Bước 3: Sau đó, bạn nhấn vào mục View Side by Side để màn hình hiển thị hai trang tính song song để tiện so sánh.

Cách so sánh 2 file Excel bằng Compare and Merge Workbooks

Ngoài áp dụng cách so sánh dữ liệu trùng trong 2 file Excel, nếu bạn cũng muốn hợp nhất hai bảng này lại với nhau thì hãy sử dụng Compare and Merge Workbooks. Với tính năng này, những chỗ khác biệt sẽ được làm nổi bật lên để bạn dễ dàng nhìn thấy, cụ thể:

Bước 1: Tại file Excel, nhấn vào File, sau đó kéo xuống nhấn vào tùy chọn Options.

Bước 2: Click vào Quick Access Toolbar và chọn All Commands. Tiếp theo, trong danh sách xổ xuống thì hãy tìm và chọn mục Compare and Merge Workbooks, chọn Add và bấm OK để tiến hành xác nhận.

Bước 3: Trên trang Excel, hãy bấm chọn biểu tượng Compare and Merge Workbooks rồi chọn ra những file dữ liệu bạn muốn kiểm tra và hợp nhất trong cửa sổ mới.

Cách so sánh 2 file Excel bằng định dạng có điều kiện

Một cách so sánh 2 file Excel có gì khác nhau mà bạn có thể tham khảo đó là dùng định dạng có điều kiện. Với việc áp dụng phương pháp này, bảng sẽ nhanh chóng làm nổi sự khác biệt của file, cụ thể:

Bước 1: Bạn hãy chọn toàn bộ sheet cần làm nổi điểm khác biệt.

Bước 2: Tiếp theo, bạn hãy nhấn vào Conditional Formatting và click chọn New Rule.

Bước 3: Tại đây, bấm vào Use a formula to determine which cells to format, đồng thời điền hàm =A1<>Sheet2!A1 rồi click chọn Format.

Bước 4: Khi cửa sổ mới hiển thị, bạn hãy nhấn vào tab Fill và chọn màu muốn làm rõ sự khác biệt, sau đó nhấn OK để hoàn thành.

Dùng phần mềm để so sánh 2 file Excel

Bên cạnh cách so sánh dữ liệu trùng trong 2 bảng file Excel thông qua những tính năng được tích hợp sẵn, bạn có thể sử dụng các công cụ từ bên ngoài để hỗ trợ. Những công cụ này đều có chức năng kiểm tra, cập nhật và hợp nhất các sheet và bảng tính Excel. Một số phần mềm so sánh nổi bật mà chúng ta có thể nhắc đến là:

• Synkronizer Excel: Đây là một phần mềm so sánh Excel chuyên dụng có vai trò kiểm tra, đồng thời làm nổi bật những điểm khác biệt giữa hai file dữ liệu. Với cách trình bày khoa học, hệ thống sẽ làm nổi bật các dữ liệu khác biệt thông qua màu sắc được mã hóa nổi bật.

• xlCompare: Phần mềm này hỗ trợ kiểm tra các file Excel và macro Visual Basic for Application (VBA) cực đơn giản. Với bố cục trực quan, bạn có thể so sánh dữ liệu một cách dễ dàng, nhanh chóng.

• Aspose Excel: Là một công cụ trực tuyến, Aspose Excel cung cấp cho người dùng bảng so sánh dữ liệu trực quan, dễ hiểu. Chỉ với thao tác tải 2 file cần so sánh lên hệ thống, Aspose Excel sẽ làm nổi bật lên những điểm khác biệt giữa hai tệp dữ liệu.

Lưu ý khi so sánh 2 file Excel

Khi áp dụng các cách so sánh dữ liệu trùng trong 2 file Excel, ngoài việc thực hiện theo từng bước thì bạn cũng cần phải lưu ý đến một số vấn đề quan trọng dưới đây. Những lưu ý này sẽ giúp cho quá trình so sánh đảm bảo tính chính xác và hiệu quả nhất, cụ thể:

• Định dạng dữ liệu: Hãy kiểm tra hai bảng cần so sánh để chắc chắn rằng các cột, hàng trong hai file có cùng kiểu định dạng. Ví dụ, với cột số liệu thì bạn cần đảm bảo chúng đều là số nguyên hay số thực,...
• Công thức và hàm: Khi sử dụng các hàm hay công thức để so sánh dữ liệu trong 2 file Excel, bạn cần đảm bảo mình đã tính toán hoặc nhập đúng hàm excel để không xảy ra kết quả sai khi so sánh.
• Chữ hoa chữ thường: Khi so sánh dữ liệu trên Excel, hệ thống sẽ không xem chữ hoa và chữ thường là điểm khác biệt. Tuy nhiên, trong trường hợp cần so sánh văn bản có tên người, tên địa danh hay tên sản phẩm,... bạn nên cẩn thận về chữ hoa, chữ thường để tránh bị sai chính tả.
• Kiểm tra lại: Sau khi đã so sánh sự khác biệt giữa hai file, bạn cũng cần phải kiểm tra lại một lần nữa về tính chính xác của những thay đổi đã vừa được cập nhật trên bảng.

Như vậy, Sforum vừa giúp bạn tìm hiểu 7 cách so sánh 2 file Excel có dữ liệu gì khác nhau một cách đơn giản, nhanh chóng. Với hướng dẫn vô cùng chi tiết, Sforum hy vọng các bạn có thể thực hiện thành công cách so sánh dữ liệu trùng trong 2 file, bảng Excel. Điều này sẽ giúp quá trình theo dõi, quản lý công việc chắc chắn sẽ trở nên tối ưu hơn, hiệu suất làm việc cũng vì vậy mà cải thiện ấn tượng.

• Xem thêm bài viết chuyên mục: Tin học văn phòng/Thủ thuật Excel