Cách sử dụng hàm GROUPBY trong Excel đơn giản, dễ hiểu

Cách sử dụng hàm GROUPBY trong Excel được nhiều người quan tâm khi làm việc với dữ liệu lớn và cần tổng hợp theo nhóm. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ hàm GROUPBY có trong Excel nào và cách dùng ra sao cho hiệu quả. Cùng Sforum tìm hiểu cách áp dụng hàm trên vào công việc một cách linh hoạt và hiệu quả qua bài viết sau.

Hàm GROUPBY trong Excel là gì?

Hàm GROUPBY trong Excel là hàm cho phép người dùng nhóm dữ liệu theo một hoặc nhiều tiêu chí và thực hiện các phép tính tổng hợp như tổng, trung bình, đếm, v.v. Hàm này rất hữu ích khi xử lý các bảng dữ liệu lớn, giúp người dùng tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc.

Hàm GROUPBY được tích hợp trong Power Query của Excel và trong một số phiên bản Excel hỗ trợ hàm động như Excel 365. Vì vậy, khi nhắc đến hàm GROUPBY có trong Excel nào, câu trả lời chính là Excel 365 hoặc Excel có tích hợp Power Query. Với khả năng xử lý thông minh và linh hoạt, hàm GROUPBY Excel ngày càng được nhiều người dùng lựa chọn cho công việc phân tích dữ liệu.

Để sử dụng được hàm GROUPBY, sở hữu bộ Microsoft Excel phiên bản mới nhất là điều cần thiết. Việc cập nhật phần mềm không chỉ giúp bạn truy cập được các hàm mới, mà còn tối ưu hiệu suất làm việc và tăng độ bảo mật. Nếu bạn đang tìm phần mềm Microsoft giá tốt, hãy khám phá danh sách từ CellphoneS dưới đây:

[Product_Listing categoryid="1149" propertyid="" customlink="https://cellphones.com.vn/phu-kien/may-tinh-laptop/phan-mem/microsoft.html" title="Danh sách phần mềm Microsoft giá tốt tại CellphoneS"]

Cú pháp của hàm GROUPBY

Cú pháp cơ bản của hàm GROUPBY trong Excel như sau:

Trong đó:

• row_fields: Phạm vi các giá trị bạn muốn nhóm
• values: Các giá trị cần tổng hợp
• function: Hàm dùng để tóm tắt dữ liệu đã nhóm, chẳng hạn như SUM, AVERAGE, COUNT, MIN, MAX,...
• field_headers: Được sử dụng để xác định liệu bộ dữ liệu của bạn có tiêu đề và bạn có muốn hiển thị chúng trong kết quả hay không. Nếu không khai báo, tiêu đề sẽ không được hiển thị. Các tùy chọn có thể là: 0 (Không có tiêu đề), 1 (Có tiêu đề nhưng không hiển thị), 2 (Không có tiêu đề nhưng tạo ra chúng), và 3 (Có tiêu đề và hiển thị).
• total_depth: Xác định việc hiển thị tổng số và tổng phụ. Để hiển thị tổng phụ, row_fields cần có 2 cột trở lên. Các giá trị có thể là: 0 (Không có tổng), 1 (Tổng lớn ở dưới, mặc định), 2 (Tổng lớn và tổng phụ ở dưới), -1 (Tổng lớn ở trên), và -2 (Tổng lớn và tổng phụ ở trên).
• sort_order: Dùng để sắp xếp kết quả theo số chỉ mục cột. Cụ thể, số dương và số âm lần lượt sắp xếp giá trị tăng dần và giảm dần. Nếu bạn muốn sắp xếp theo nhiều row_fields, có thể cung cấp một mảng một chiều các số.
• filter_array: Dùng để lọc các hàng cụ thể dựa trên một biểu thức logic, tạo ra một mảng 1D các giá trị Boolean tương ứng với chiều dài của mảng row_fields.

Cách truy cập hàm GROUPBY trong Excel

Hiện nay, hàm GROUPBY chủ yếu được sử dụng trong Power Query hoặc qua công cụ Power BI. Để truy cập hàm GROUPBY trong Excel, bạn cần sử dụng tính năng Get & Transform Data trong tab Data, sau đó chọn From Table/Range để mở trình Power Query Editor. Tại đây, bạn có thể áp dụng lệnh Group By để nhóm dữ liệu theo ý muốn.

Trong Excel 365, nếu bạn đã được cập nhật các hàm mảng động mới, bạn có thể viết công thức GROUPBY trực tiếp trong ô bằng cách sử dụng lambda và các hàm liên quan. Tuy nhiên, phiên bản này chưa phổ biến trên tất cả các thiết bị, do đó phiên bản bạn đang sử dụng có thể chưa hỗ trợ tính năng này.

Ưu và nhược điểm của hàm GROUPBY

Trước khi áp dụng cách sử dụng hàm GROUPBY trong Excel vào công việc, hiểu rõ những lợi ích và hạn chế mà hàm này mang lại sẽ giúp bạn sử dụng tiện lợi hơn. Đồng thời, việc nắm được hàm GROUPBY có trong Excel nào cũng giúp bạn chủ động hơn trong việc lựa chọn công cụ phù hợp.

Ưu điểm của hàm GROUPBY Excel

Hàm GROUPBY Excel không chỉ hỗ trợ phân nhóm dữ liệu hiệu quả mà còn mang lại nhiều ưu điểm vượt trội khi xử lý bảng tính phức tạp như:

• Hỗ trợ xử lý thông tin hiệu quả và giảm thiểu thời gian so với việc thao tác thủ công trên hàng nghìn dòng dữ liệu.
• Linh hoạt kết hợp với các hàm như LAMBDA, REDUCE và các hàm tổng hợp khác để xây dựng báo cáo tùy chỉnh.
• Tự động làm mới khi thông tin nguồn thay đổi, đặc biệt hữu ích trong báo cáo định kỳ.
• Khi dùng trong Power Query, hàm GROUPBY sẽ tự động tái áp dụng quy trình nhóm mỗi lần làm mới dữ liệu.
• Hỗ trợ tốt việc làm việc với nguồn ngoài như bảng Excel khác.

Nhược điểm của hàm GROUPBY Excel

Tuy sở hữu nhiều ưu điểm, hàm GROUPBY cũng có một số nhược điểm gồm:

• Hàm GROUPBY không có sẵn trên tất cả các phiên bản Excel; các phiên bản cũ như Excel 2016 trở về trước không thể sử dụng trực tiếp.
• Người dùng cần hiểu rõ cấu trúc dữ liệu và các công thức nâng cao để áp dụng hiệu quả.
• Dễ xảy ra lỗi nếu chưa hiểu rõ cú pháp của các hàm liên quan như LAMBDA.
• Giao diện Power Query có thể gây khó khăn cho người mới, dễ thao tác sai hoặc không tối ưu hóa được kết quả mong muốn.

Cách sử dụng hàm GROUPBY qua ví dụ thực tế

Để hiểu rõ hơn về cách sử dụng hàm GROUPBY trong Excel, việc tham khảo các ví dụ thực tế sau sẽ giúp bạn hình dung rõ quy trình và thao tác. Bên cạnh đó, nếu bạn vẫn chưa chắc hàm GROUPBY có trong Excel nào, hãy kiểm tra phiên bản Excel đang dùng để đảm bảo tính năng này được hỗ trợ:

Tạo tổng doanh số theo từng năm

Một ví dụ cơ bản để hiểu rõ cách sử dụng hàm GROUPBY Excel là nhóm dữ liệu theo năm và tính tổng doanh số tương ứng. Bạn chỉ cần xác định cột "năm" làm nhóm hàng và áp dụng hàm tổng hợp SUM lên cột "Sales". Kết quả sẽ hiển thị tổng doanh thu theo từng năm, giúp bạn theo dõi biến động doanh số một cách trực quan và tiết kiệm thời gian xử lý.

Áp dụng đồng thời nhiều hàm trên cùng một tập dữ liệu

Trong nhiều tình huống, bạn cần phân tích cùng một tập dữ liệu nhưng với nhiều cách tổng hợp khác nhau. Để làm điều đó, bạn có thể đặt các kết quả tổng hợp cạnh nhau theo hàng hoặc theo cột bằng cách sử dụng hàm HSTACK hoặc VSTACK.

Cách này giúp bạn dễ dàng so sánh các kết quả như giá trị trung bình, tổng hoặc giá trị lớn nhất cùng lúc trong một bảng duy nhất. Bạn cũng có thể kết hợp thêm row_sort_order để sắp xếp các giá trị theo thứ tự giảm dần, từ đó xác định được năm nào chiếm tỷ trọng doanh số cao nhất.

Không tìm thấy hàm GROUPBY trong Excel?

Nếu bạn không tìm thấy hàm GROUPBY trong Excel, rất có thể là do phiên bản Excel bạn đang sử dụng không hỗ trợ tính năng này. Như đã đề cập, hàm GROUPBY chỉ xuất hiện trong Excel 365 hoặc trong Power Query của các phiên bản Excel mới. Người dùng Excel 2016, 2013 hoặc cũ hơn sẽ không thể truy cập trực tiếp hàm này trong giao diện chính.

Để khắc phục, bạn có thể sử dụng Power Query như một công cụ trung gian để thực hiện thao tác nhóm dữ liệu. Trong tab Data, nhấn vào "From Table/Range" để mở Power Query Editor. Từ đó, bạn có thể áp dụng Group By và hoàn thành các phép tổng hợp như mong muốn. Đây là giải pháp thay thế hiệu quả nếu bạn đang làm việc trên phiên bản Excel không hỗ trợ trực tiếp hàm GROUPBY trong Excel.

Cách sử dụng hàm GROUPBY trong Excel sẽ trở nên dễ dàng hơn khi bạn hiểu rõ cú pháp và biết áp dụng vào các tình huống thực tế. Nếu bạn vẫn thắc mắc hàm GROUPBY có trong Excel nào, hãy kiểm tra xem phiên bản của mình đã hỗ trợ Power Query hoặc Excel 365 chưa nhé. Cuối cùng, đừng quên đọc thêm các bài viết từ Sforum để nắm được nhiều mẹo văn phòng hữu ích khác.

Xem thêm bài viết trong chuyên mục: Tin học văn phòng, Thủ thuật Excel