Lỗi #SPILL trong Excel và cách khắc phục hiệu quả chỉ 5 phút

Phạm Tươi , Tác giả Sforum - Trang tin công nghệ mới nhất

Ngày đăng: 23/03/2024-Cập nhật: 22/04/2024

Khi làm việc với Excel, đôi khi bạn sẽ gặp lỗi #SPILL do nhiều nguyên nhân khác nhau. Vậy lỗi #SPILL trong Excel là gì? Cách khắc phục, sửa lỗi #SPILL trong Excel như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu tin học văn phòng cơ bản nhé.

Lỗi #SPILL trong Excel là gì?

Lỗi #SPILL là lỗi xảy ra khi bạn sử dụng công thức để trả về nhiều kết quả, nhưng trên bảng tính không có đủ không gian trống để hiển thị kết quả đó. Đây là một tính năng của Excel giới thiệu trong Office 365 và các phiên bản mới hơn. Lỗi này thường xảy ra nhiều nhất khi bạn sử dụng các công thức mảng động có khả năng trả về nhiều kết quả vào nhiều ô.

Xem thêm: Lỗi không mở được file Excel: Nguyên nhân, cách xử lý hiệu quả

Lỗi SPILL trong Excel là gì?

Nguyên nhân gây ra lỗi #SPILL phổ biến

Có nhiều nguyên nhân dẫn đến lỗi này, nhất là khi bạn sử dụng các hàm trong Excel trả về kết quả ở nhiều ô trên trang tính. Sau đây là một số lý do chính mà bạn cần biết để có cách sửa lỗi phù hợp khi gặp phải trong Excel nhé:

Phạm vi kết quả bị chặn

Một công thức bạn nhập vào có thể trả về kết quả trong một phạm vi nhất định. Tuy nhiên, nếu trong phạm vi đó, có một nhiều ô đã chứa dữ liệu khác, thì Excel không thể đổ kết quả về, từ đó dẫn đến lỗi #SPILL trong Excel.

Nguyên nhân gây ra lỗi SPILL phổ biến

Bên cạnh đó, nếu phạm vi trả kết quả về có ô hoặc hàng đã được hợp nhất thì cũng sẽ gây ra lỗi này. Vì vậy, bạn cần kiểm tra cẩn thận vùng trả kết quả của công thức trước khi muốn chạy hàm nhé.

Nguyên nhân gây ra lỗi SPILL phổ biến

Sử dụng mảng động trong bảng

Hiện tại, mảng động không được hỗ trợ sử dụng trong bảng (Table) của Excel. Do đó, nếu bạn sử dụng các công thức mảng động trong Table và yêu cầu Excel trả về kết quả trong phạm vi Table đó, thì lỗi #SPILL sẽ xuất hiện.

Ví dụ: Bạn tạo một TABLE gồm có 2 cột như trên hình sau đây. Cột 1 chứa dữ liệu ngẫu nhiên, cột 2 bạn muốn SORT() để trả về kết quả sắp xếp dữ liệu theo thứ tự nhất định. Khi đó, bạn nhập hàm =SORT([Column1]) ở ô đầu tiên trong cột 2, thì sẽ thấy lỗi ##SPILL! hiện ra.

Nguyên nhân gây ra lỗi SPILL phổ biến

Phạm vi tràn quá lớn

Trong một số trường hợp, lỗi #SPILL trong Excel sẽ xuất hiện khi phạm vi tràn kết quả cho công thức bạn nhập vào quá lớn. Ví dụ khi bạn sử dụng hàm để tham chiếu đến toàn bộ cột hoặc toàn bộ hàng như trên hình sau đây:

Nguyên nhân gây ra lỗi SPILL phổ biến

Khi đó, phạm vi tràn sẽ vượt quá cạnh của bảng tính nên Excel sẽ tạo lỗi ##SPILL! để cánh báo người dùng.

Ngoài những nguyên nhân chính ở trên, lỗi này còn thể xuất hiện khi công thức mảng động tham chiếu đến một phạm vi ô không hợp lệ hoặc đã bị xóa. Hoặc nếu có sự xung đột giữa các công thức với nhau thì bạn cũng có thể gặp lỗi này trong Excel.

Để phục vụ cho công việc xử lý dữ liệu văn phòng, bạn có thể tham khảo một số sản phẩm Phần mềm Microsoft có sẵn tại CellphoneS nếu có nhu cầu nhé:

[Product_Listing categoryid='1149' propertyid=' customlink='https://cellphones.com.vn/phu-kien/may-tinh-laptop/phan-mem/microsoft.html' title='Danh sách phần mềm Microsoft giá tốt tại CellphoneS']

Cách khắc phục lỗi #SPILL trong Excel cực đơn giản

Khi gặp lỗi này, bạn cần nhận diện nguyên nhân gây ra rỗi là gì để có cách khắc phục phù hợp nhé. Sau đây là một số cách cơ bản nhất để bạn sửa lỗi ##SPILL! khi làm việc với bảng tính Excel trong công việc nhé.

Xóa các ô bị chặn

Khi gặp lỗi #SPILL do phạm vi tràn kết quả bị chặn (do đã chứa dữ liệu khác) thì cách sửa lỗi rất đơn giản. Đầu tiên, bạn đặt con trỏ tại ô hiển thị lỗi, Excel sẽ tự động hiển thị phạm vi tràn của công thức đã nhập vào.

Khi đó, bạn chỉ việc kiểm tra trong phạm vi này có ô nào đã chứa dữ liệu hay không. Nếu có thì nhấn vào ô đó và chọn “Delete” để xóa dữ liệu, sau đó công thức sẽ chạy bình thường và không còn lỗi #SPILL nữa.

Cách khắc phục lỗi SPILL trong Excel cực đơn giản

Sửa lỗi #SPILL trong bảng

Trong trường hợp bạn sử dụng công thức mảng động trong Table và gây ra lỗi này, thì cách khắc phục không khó. Bạn có thể đặt công thức ở ngoài bảng để mảng động hoạt động bình thường và trả về kết quả như ý. Ví dụ như trên hình sau đây, bạn dùng hàm =SORT() ở ngoài Table đã tạo, nên không còn lỗi #SPILL trong Excel như khi dùng trong Table nữa.

Cách khắc phục lỗi SPILL trong Excel cực đơn giản

Cẩn thận khi tham chiếu

Lỗi ##SPILL! sẽ xuất hiện nếu bạn tham chiếu toàn bộ cột hoặc toàn bộ hàng. Do đó, bạn chỉ nên tham chiếu đến một dải ô cần thiết cho công thức, thay vì tham chiếu toàn bộ. Khi đó, bạn sẽ thấy hàm vẫn hoạt động và trả về kết quả như bình thường vì có phạm vi tràn phù hợp, không bị tràn quá cạnh của bảng tính.

Cách khắc phục lỗi SPILL trong Excel cực đơn giản

Câu hỏi thường gặp

Ngoài việc tìm hiểu lỗi #SPILL là gì, sửa lỗi #SPILL như thế nào, bạn cũng nên tìm hiểu một số vấn đề khác sau đây để tránh gặp lỗi này trong Excel. Bạn cũng có thể phân biệt lỗi này với các lỗi cơ bản khác để nhận diện lỗi và có cách giải quyết phù hợp nhất.

Làm sao để tránh gặp lỗi #SPILL khi làm việc với dữ liệu lớn?

Thay vì tìm cách khắc phục lỗi #SPILL trong Excel, thì bạn nên có các giải pháp đề phòng gặp lỗi này, đặc biệt là khi làm việc với số lượng dữ liệu lớn. Cụ thể:

Chọn đủ không gian làm việc:

Đầu tiên, trước khi nhập công thức, bạn nên ước lượng số lượng dữ liệu có thể trả về để chọn không gian trống đủ để hiển thị kết quả.

Bên cạnh đó, hãy bôi đen vùng phạm vi bạn ước lượng để hiển thị kết quả, sau đó nhấn phím “Delete” để xóa tất cả dữ liệu khác đi (nếu có). Trong một số trường hợp, dữ liệu có thể bị ẩn đi (do dữ liệu có màu trắng nên không nhìn thấy được), thì thao tác “Delete” này sẽ giúp bạn tránh được lỗi #SPILL rồi đấy nhé.

Làm sao để tránh gặp lỗi SPILL khi làm việc với dữ liệu lớn?

Cẩn thận với tham chiếu động:

Khi dùng các công thức mảng động, bạn nên tham chiếu đến phạm vi cụ thể thay vì dùng tham chiếu mở rộng như “A:A” hay “1:1”. Vì các trường hợp này thường dẫn đến lỗi ##SPILL! do phạm vi tràn kết quả quá lớn.

Làm sạch không gian tràn kết quả của hàm

Có cách nào để tự động phát hiện và sửa lỗi #SPILL trong Excel không?

Hiện tại, Excel không có các công cụ để tự động nhận diện hay tự động sửa lỗi này. Tuy nhiên, Excel sẽ hỗ trợ người dùng sửa lỗi thông qua thông báo lỗi đi kèm với lỗi đó. Cụ thể:

Khi Excel phát hiện lỗi #SPILL, ô chứa công thức sẽ hiển thị một hình tam giác nhỏ màu xanh lá cây ở góc trên bên trái của ô, và ô sẽ hiển thị lỗi ##SPILL!. Khi đó, bạn chỉ cần đặt con trỏ chuột lên ô đó, Excel sẽ hiển thị một chú thích lỗi để cho biết tại sao có lỗi này.

Có cách nào để tự động phát hiện và sửa lỗi SPILL trong Excel không?

Ví dụ: “#SPILL range is too big” có nghĩa là phạm vi tràn quá lớn, vượt ra ngoài cạnh của bảng tính. Hoặc “#SPILL range has merged cell” có nghĩa là phạm vi tràn có chứa ô được hợp nhất nên gây ra lỗi.

Nhờ vào các thông báo này, bạn sẽ biết được nguyên nhân lỗi là gì, từ đó có cách khắc phục phù hợp.

Làm thế nào để phân biệt giữa lỗi #SPILL và các lỗi khác trong Excel?

Sau khi tìm hiểu cách khắc phục lỗi #SPILL trong Excel là gì, bạn sẽ dễ dàng phân biệt lỗi này với các lỗi khác. Excel sẽ hiển thị tên lỗi rõ ràng tại ô nhập công thức, nên bạn sẽ biết ngay đó là lỗi ##SPILL!, #VALUE!, hay lỗi #REF! trong Excel ,… Với từng lỗi, bạn cần hiểu rõ nguyên nhân gây ra lỗi là gì để có giải pháp xử lý phù hợp.

Sau đây là một vài thông tin cơ bản về các lỗi cơ bản trong Excel để bạn tham khảo và phân biệt:

Lỗi #SPILL:

Thông báo lỗi: ##SPILL!
Nguyên nhân: Công thức mảng động trả về nhiều kết quả nhưng không có đủ không gian trống trên bảng tính để hiển thị tất cả các kết quả đó.