Cách dùng Replace trong Word để thay thế đơn giản nhất

Lệnh Replace trong Word có thể giúp bạn thay thế được các chữ, ký tự một cách đồng loạt và nhanh gọn. Cách thay thế chữ, ký tự trong Word bằng hộp thoại Replace không khó. Nếu bạn muốn tìm hiểu cách dùng lệnh Replace trong phần mềm Word thì hãy cùng Sforum xem nội dung sau.

Tính năng Replace trong Word là gì?

Replace trong Word là tính năng cho người dùng tìm và thay một ký tự, chữ, từ hoặc đoạn nội dung. Đây là tính năng thuộc nhóm Editing rất hữu ích vì giúp chỉnh sửa từ viết sai nhanh chóng với thao tác đơn giản mà không cần làm theo cách thủ công.

Ví dụ, tài liệu có tên người là Linh lặp lại 50 lần nhưng bạn quên không viết hoa chữ cái đầu. Thay vì sửa lại theo cách thủ công ở 50 vị trí sai, bạn có thể sử dụng tính năng Replace để thay thế toàn bộ chữ “linh” sang “Linh” chỉ với 1 lần thực hiện.

Lợi ích mà Replace trong Word đem lại

Tính năng Find And Replace (tìm và thay thế) trong Word mang lại nhiều lợi ích cho nhà biên tập nội dung, nhân viên văn phòng. Những lý do mà khi dùng Word bạn nên biết dùng tính năng Replace là:

• Tăng hiệu suất làm việc: Khi biết cách Replace thay chữ trong Word, thời gian chỉnh sửa tất cả từ viết nhầm trong tài liệu được rút ngắn. Bạn cũng không phải tốn công sửa lại từng từ để dành thời gian tập trung cho nội dung tài liệu.
• Thể hiện sự chuyên nghiệp: Tính năng này giúp bạn không bỏ sót bất kỳ chữ viết sai nào để thể hiện sự chuyên nghiệp, chỉn chu khi soạn tài liệu.
• Tiện lợi khi sử dụng: Bạn có thể thay thế một số từ viết nhầm, giữ lại vài chữ nếu cần thiết. 

Cách sử dụng tính năng Replace trong Word

Cách dùng lệnh Replace trong Word rất dễ, chỉ cần mở hộp thoại, điền từ cần tìm, cần thay rồi tìm là được. Cụ thể cách thực hiện từng bước sẽ như sau:

Cách mở hộp thoại Find and Replace 

Những cách mở hộp thoại Replace tìm kiếm trong Word trên Windows và MacOS như sau:

• Trên các máy chạy Windows, Ctrl H trong Word là phím tắt mở Replace. Hoặc bạn chọn mục Replace ở tab Home để hiển thị hộp thoại tìm và thay thế.
• Trên Macbook, bạn nhấn vào Edit, chọn Find rồi vào mục Replace. Phím tắt Replace thay chữ trong Word với Macbook là Shift + Command + H hoặc Command + H.
• Chọn "Nhiều hơn/More => Đặc biệt/Special" để chọn nhiều ký tự đặc biệt hơn.

Thay thế văn bản cơ bản

Cách tìm từ khóa trong Word và thay thế cơ bản bằng Replace rất đơn giản. Thao tác thực hiện như sau.

1. Nhập thông tin:

• Nhập những nội dung bạn muốn thay ở ô Find What. 
• Nhập nội dung thay thế ở ô Replace With.

2. Thực hiện lệnh:

Chọn Replace hoặc Replace All để thay một từ nào đó hoặc thay đồng loạt tất cả. 

3. Xác nhận lệnh:

Sau khi hiện thông báo bạn nhấn OK là hoàn tất.

Thay thế văn bản nâng cao

Cách tìm và thay thế trong Word bằng Replace được thực hiện qua các bước dưới đây:

1. Nhập thông tin:

• Bạn nhập nội dung ở ô Find What và Replace With.
• Tại hộp thoại Replace bạn nhấn vào More. 

2. Thực hiện các tính năng nâng cao:

Tại đây, bạn sẽ được chọn các tùy chọn như Search, Match case, Use wildcards,... 

3. Thực hiện lệnh:

Bạn chọn Replace, Replace All hay Find Next sau đó nhấn OK.

Thay thế định dạng văn bản

Cách Replace trong Word để thay đổi định dạng văn bản được thực hiện như sau:

1. Nhập thông tin:

• Bạn nhập nội dung muốn thay ở ô Find What. 
• Nhập nội dung thay thế ở ô Replace With.

2. Thay đổi định dạng:

• Bạn nhấn vào More rồi chọn Format. 
• Bạn chọn loại font chữ, cỡ, kiểu,... rồi nhấn OK.

3. Thực hiện lệnh thay đổi:

Bạn chọn Replace hay Replace All sau đó nhấn OK.

Thay thế ký tự đặc biệt

Để tìm và thay thế ký tự trong Word, bạn hãy làm theo 3 bước sau:

1. Nhập thông tin:

• Bạn nhập ký tự đặc biệt cần được thay thế vào ô Find What. 
• Nhập ký tự muốn thay ở ô Replace With.

2. Thực hiện lệnh:

Chọn Replace hoặc Replace All để thay từng ký tự hoặc toàn bộ trong file Word.

3. Xác nhận lệnh:

Sau khi hiển thị thông báo, bạn nhấn OK để thay đổi ký tự.

Những thủ thuật trên Word sẽ dễ thực hiện trên máy tính hơn so với phiên bản điện thoại. Nếu bạn muốn tìm mua laptop để sử dụng, hãy tham khảo các sản phẩm tại CellphoneS, tham khảo ngay!

[Product_Listing categoryid="380" propertyid="" customlink="https://cellphones.com.vn/laptop.html" title="Danh sách Laptop đang được quan tâm nhiều tại CellphoneS"]

Một vài mẹo và lưu ý khi sử dụng Replace

Cách tìm câu trong Word và thay thế rất dễ nhưng đôi khi vẫn có người làm sai. Bạn học ngay một số mẹo khi sử dụng lệnh Replace trong Word để soạn thảo văn bản chuyên nghiệp:

Cẩn thận với nút “Replace All”

Nút Replace All sẽ thay toàn bộ nội dung, từ, chữ, ký tự bạn nhập ở ô Find what. Vì thế, hãy cân nhắc kỹ khi sử dụng nút này. Nếu bạn chỉ muốn thay thế một số ký tự thì nên nhấn vào nút Replace mặc dù tốn nhiều thời gian hơn.

Sử dụng “Undo” hoặc Ctrl + Z khi có lỗi

Trường hợp nhấn phải nút Replace All hoặc thay thế nhầm cụm từ thì bạn có thể sử dụng tính năng quay lại mà không cần nhập văn bản từ đầu. Bạn hãy nhấn vào biểu tượng Undo (mũi tên quay lại) trên thanh công cụ hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl + Z.

Xóa định dạng cũ trước khi tìm kiếm mới

Sau khi thay thế từ hoặc cụm từ, hộp thoại Replace vẫn lưu thao tác cũ. Nếu cần tìm kiếm và thay thế văn bản, ký tự mới thì bạn cần phải xoá định dạng cũ. Để xoá định dạng, bạn mở hộp thoại Replace, vào mục More rồi thay đổi các tùy chọn.

Tận dụng các tùy chọn nâng cao

Các tùy chọn nâng cao ở mục More giúp bạn thay đổi nhiều yếu tố như phạm vi tìm kiếm và thay thế, tìm từ dựa vào ký tự đặc biệt, cụm từ có chung tiền tố,... Bạn nên tận dụng những tùy chọn nâng cao để thay thế văn bản, ký tự chính xác hơn.

Trên đây là phím tắt lệnh Replace trong Word. Nếu cần cách thay thế chữ, ký tự trong Word, thay vì phải dò tìm từng câu, bạn hãy dùng những cách được Sforum chia sẻ ở trên. Nếu muốn tìm thêm các thủ thuật Word, đừng quên tìm các bài viết khác trên Sforum nhé. 

Xem thêm: Tin học văn phòng