Cách tạo Drop List trong Google Sheet dễ dàng, đơn giản nhất

Bạn đã biết Google Sheet có hỗ trợ tạo danh sách thả xuống (Drop List) cực kỳ tiện lợi chưa? Bạn đã biết cách tạo Drop List trong Google Sheet để hỗ trợ xử lý dữ liệu chưa? Nếu chưa thì đừng vội lướt qua bài viết này nha. Ngay bây giờ, hãy cùng Sforum tìm hiểu về cách tạo Drop-list có màu phụ thuộc trong Google Sheet cùng một số thao tác liên quan ở các nội dung bên dưới.

Xem thêm: 5 cách đánh số thứ tự trong Google Sheet nhanh nhất

Tạo Drop List trong Google Sheet để làm gì?

Việc tạo một danh sách thả xuống trong Google Sheet sẽ mang đến những lợi ích như:

• Thuận tiện cho việc quản lý và cập nhật dữ liệu: Trong trường hợp cần cập nhật lại danh sách, bạn chỉ cần thay đổi sách ban đầu thì những giá trị này sẽ tự động thay đổi theo.
• Hạn chế trường hợp nhập dữ liệu bị sai: Việc chỉ chọn các giá trị được liệt kê trong danh sách đã tạo sẽ giúp hạn chế dữ liệu nhập vào. Đồng thời cũng giúp bạn tránh việc nhập sai dữ liệu.
• Tiết kiệm thời gian: Tạo Drop List trong Google Sheet giúp tăng tốc độ nhập liệu bằng cách cung cấp một danh sách Worksheet các giá trị có sẵn để chọn. Thay vì phải gõ hoặc tìm kiếm giá trị từ bộ nhớ, người dùng chỉ cần nhấp chuột để chọn giá trị phù hợp.
• Tạo báo cáo và phân tích dễ dàng hơn: Drop List giúp tạo ra cấu trúc dữ liệu rõ ràng và dễ dàng để tạo báo cáo và phân tích. Bạn có thể sử dụng Drop List để nhóm các mục, phân loại dữ liệu hoặc chỉ định các tiêu chí lựa chọn cho các công thức tính toán.
• Tích hợp quy tắc dữ liệu: Bằng cách tạo Drop-list trong Google Sheet, bạn có thể sẽ áp dụng được một số quy tắc dữ liệu khác nhau. Ví dụ, bạn có thể thiết lập quy tắc để kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu khi nhập vào Drop List. Trường hợp khác, có thể áp dụng một số quy tắc định dạng có điều kiện trong Google Sheet cho các giá trị nằm trong Drop List.

Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng hàm IF trong Google Sheet từ A-Z

Nếu bạn thường xuyên cần xử lý các dữ liệu trên bản tính hoặc những tác vụ văn phòng thì việc trang bị phần mềm Microsoft trên thiết bị của mình rất cần thiết. Với phần mềm này, bạn sẽ có quyền truy cập an toàn vào một loạt các ứng dụng phổ biến để nâng cao hiệu suất làm việc. Sau đây là một số bản phần mềm Microsoft chất lượng mà bạn có thể tham khảo:

[Product_Listing categoryid='1149' propertyid=' customlink='https://cellphones.com.vn/phu-kien/may-tinh-laptop/phan-mem/microsoft.html' title='Danh sách phần mềm Microsoft giá tốt tại CellphoneS']

Hướng dẫn các cách tạo Drop List trong Google Sheet dễ dàng

Với các lợi ích trên, việc tạo danh sách thả xuống (Drop List) sẽ là một tính năng cực kỳ tiện ích cho những bạn thường xuyên nhập liệu và xử lý dữ liệu. Tương tự cách tạo Drop List trong Excel phổ biến, có 2 cách để tạo thành công một Drop List trong Google Sheet, bao gồm việc tự nhập hoặc phụ thuộc vào dữ liệu có sẵn. Theo dõi hướng dẫn bên dưới để nắm rõ cả 2 cách làm này nhé!

Tạo Drop List bằng cách tự nhập

• Hướng dẫn nhanh cách tạo Drop List trong bảng tính:

Nhấn chọn ô cần tạo Drop List Chọn thẻ Dữ Liệu Click vào Xác thực dữ liệu Bấm nút Thêm quy tắc Tại mục Tiêu chí nhấn chọn Trình đơn thả xuống Nhập danh sách các mục Nhấn Xong để tạo Drop List.

• Hướng dẫn cách tạo Drop List trong Google Sheet với các bước chi tiết:

Ngay sau đây là cụ thể từng bước thực hiện cách tạo Drop-List trong Google Sheet thông qua việc tự nhập. Xem ngay hướng dẫn chi tiết các bước được Sforum chia sẻ nhé.

Bước 1: Trước hết, bạn hãy mở bảng tính mà mình muốn tạo danh sách lựa chọn. Tiếp theo, click chuột để chọn một ô hoặc dải ô trong cột mà bạn muốn tạo Drop List.

Bước 2: Sau đó, nhấn chọn vào thẻ Dữ liệu. Và chọn tiếp vào mục Xác thực dữ liệu như hình bên dưới.

Bước 3: Trong tùy chọn Quy tắc xác thực dữ liệu ở bên phải màn hình, bạn hãy nhấn vào nút Thêm quy tắc.

Bước 4: Tiếp theo, tại mục Tiêu chí hãy nhấn chọn thẻ Trình đơn thả xuống.

Bước 5: Nhập danh sách những giá trị lựa chọn mà bạn muốn. Bạn có thể bấm chọn Thêm một mục khác để tạo thêm ô nhập các lựa chọn. Cuối cùng, bấm nút Xong để hoàn thành quá trình tạo danh sách lựa chọn (Drop List).

Chỉ với những bước làm đơn giản như hướng dẫn trên bạn đã dễ dàng tạo được Drop-List trong Google Sheet bằng cách tự nhập.

Tạo Drop List phụ thuộc trong Google Sheet dựa vào dữ liệu có sẵn

• Hướng dẫn nhanh cách tạo Drop List có phụ thuộc trong bảng tính:

Nhấn chọn ô cần tạo Drop List Chọn thẻ Dữ Liệu Click vào Xác thực dữ liệu Bấm nút Thêm quy tắc Tại mục Tiêu chí nhấn chọn Trình đơn thả xuống (của một dải ô) Nhấn chọn biểu tượng ô lưới Bôi đen bảng dữ liệu muốn tạo danh sách lựa chọn Nhấn OK Chọn Xong để tạo Drop List.

• Hướng dẫn tạo Drop List phụ thuộc trong Google Sheet chi tiết:

Bước 1: Đầu tiên, bạn cần mở bảng tính Google Sheet mà mình muốn tạo danh sách lựa chọn. Sau đó, click chuột vào chọn một ô hoặc dải ô trong cột mà bạn muốn tạo Drop List.

Bước 2: Tiếp theo, bạn hãy nhấn chọn vào thẻ Dữ liệu trên thanh công cụ. Và chọn tiếp vào mục Xác thực dữ liệu như hình hướng dẫn dưới đây.

Bước 3: Kế tiếp, bạn hãy click chuột vào nút Thêm quy tắc ở bên phải màn hình. Sau đó, tại mục Tiêu chí bạn hãy nhấn để lựa chọn thẻ Trình đơn thả xuống (của một dải ô). Tiếp theo, nhấn chọn biểu tượng ô lưới như hình bên dưới.

Bước 4: Tiếp theo, việc mà bạn cần làm là bôi đen bảng dữ liệu có sẵn mà mình muốn tạo danh sách lựa chọn. Sau đó bấm chọn nút OK để tạo dải ô dữ liệu.

Bước 5: Ở góc phải màn hình, bạn sẽ thấy danh sách lựa chọn được tạo nên từ dải ô dữ liệu mà mình đã chọn trước đó. Cuối cùng, bấm nút xong để hoàn thành việc tạo Drop List trong Google Sheet.

Như vậy, chỉ cần thực hiện đúng và đủ theo 5 bước hướng dẫn ở trên là bạn đã tạo Drop List phụ thuộc trong Google Sheet thành công.

Cách tạo Drop List có màu trong Google Sheet

Khi mỗi giá trị trong Drop List được đánh dấu bằng màu riêng, người dùng có thể dễ dàng nhận biết và phân biệt giữa các lựa chọn. Điều này giúp tránh nhầm lẫn và tăng cường sự nhận diện về dữ liệu. Sau đây là các bước tạo Drop List trong Google Sheet có màu.

• Hướng dẫn thao tác thực hiện nhanh:

Tại ô có chứa Drop List cần tô màu, bạn chọn và định dạng có điều kiện. Sau đó, bạn chọn tiếp vào “Văn bản chính xác” tại mục “Định dạng ô nếu…”. Tiếp theo, điền tên giá trị 1 và chọn màu sắc cho giá trị đó. Cuối cùng, nhấp vào “Thêm quy tắc khác” để điền các giá trị tiếp theo và chọn từng màu sắc tương ứng.

• Hướng dẫn cách tạo chi tiết từng bước:

Bước 1: Tại ô hoặc toàn bộ phạm vi Drop List mà bạn muốn định dạng màu, nhấp chuột phải và chọn vào 'Conditional formatting' (Định dạng có điều kiện).

Bước 2: Trong hộp thoại 'Conditional formatting rules' (Quy tắc định dạng có điều kiện), tại mục 'Format cells if...' (Định dạng ô nếu…) bạn sẽ chọn vào “text is exactly” (văn bản chính xác).

Bước 3: Nhập tên điều kiện cần định dạng màu, sau đó chọn màu muốn đặt và ấn vào “Done” (Đã xong).

Bước 4: Vào “Apply to” (thêm quy tắc khác) và thực hiện lại các bước trên để định dạng thêm màu khác cho các giá trị tiếp theo.

Với các bước hướng dẫn trên, hy vọng bạn đã biết cách tạo Drop List có màu trong Google Sheet một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Xem thêm: 5 cách lọc trùng trong Google Sheet nhanh nhất và hiệu quả

Hướng dẫn cách xóa Drop List đã tạo

Nếu muốn xóa Drop List đã tạo trong Google Sheet, bạn hãy thực hiện theo trình tự các bước sau:

Bước 1: Nhấp vào ô có chứa Drop List mà bạn muốn xóa.

Bước 2: Tại thanh công cụ trên cùng, bạn nhấp chuột vào mục “Dữ liệu' và nhấn chọn 'Xác thực dữ liệu'.

Bước 3: Ở bước này, bạn nhấp vào vào mục “Xóa tất cả” để hoàn tất quá trình.

Như vậy, chỉ cần bạn thực hiện theo 3 bước hướng dẫn trên, Drop List được tạo trên Google Sheet sẽ bị xóa ngay lập tức.

Vậy là những cách tạo Drop List trong Google Sheet đều đã được hướng dẫn trong nội dung bài viết này. Thông qua bài viết, hy vọng bạn sẽ biết cách tạo Drop-list có màu phụ thuộc trong Google Sheet một cách nhanh chóng và dễ dàng. Đừng quên theo dõi những bài viết mới của chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thủ thuật hay khác.