Làm thế nào để tạo List trong Excel?
Tạo list trong Excel cho phép người dùng có thể chọn dữ liệu để nhập vào ô theo danh sách đã được cài đặt từ trước, giúp dữ liệu được trình bày nhất quán và dễ dàng lọc ra dữ liệu các cột dựa trên mỗi mục trong danh sách.
Hãy tham khảo ngay bài viết dưới đây để sớm trở thành cao thủ Excel trong học tập và công việc các bạn nhé!
Drop List là gì? Sử dụng Drop List khi nào?
Drop List hay danh sách thả xuống là kiểu định dạng dữ liệu được sử dụng với nhiều mục đích tiện lợi và hữu dụng như sau:- Tạo các danh mục cần nhập vào ô trống nhanh chóng.
- Phù hợp cho các địa điểm cần lấy thông tin cá nhân với số lượng lớn.
- Giúp thực hiện khai báo, chấm công dễ dàng hơn tại các cơ quan, đoàn thể,...
- Quản lý chuyện kinh doanh thông qua Drop List cũng rất tiện lợi.
Cách tạo Drop List trong Excel bằng Data Validation
Bước 1: Mở file Excel= Chọnô muốn tạo Drop List= Chọnthẻ Data= ChọnData Validation.
Bước 2: Chọntab Settings= ChọnList trongmục Allow.
Bước 3: Đi đến mục Sources=Kéo chọn các ô bạn muốn lập Drop List= NhấnOKđểtạo Drop List trong Excel.
Tạo List Box trong Excel có phụ thuộc vào 1 list khác
Cách này sẽ giúp bạn có thể lấy ra danh sách có liên quan đến các từ được nhập ở 1 list khác.
Bước 1: Thực hiện nhập liệu các dữ liệu có liên quan với nhau như bên dưới.
Tô chọn dãy ô là thành phố của 1 tỉnh bất kỳ = Nhấp chuột phải= ChọnDefine Name= Ở hộp thoại hiện lênnhập tên của các tỉnh tương ứng:
Ở hộp thoại hiện lênnhập tên của các tỉnh tương ứng:
Lưu ý:Tên của cácTỉnhđược đặt phải giống với tên củaTỉnh đã nhập +không có khoảng trắng.
Ví dụ:
Tô chọn từ B1 đến B7: Đặt tên QuảngNinh.Tô chọn từ C1 đến C5:Đặt tênHảiPhòng.
Tô chọn từ D1 đến D7:Đặt tên TháiBình.
Bước 3: Chọnô cần đặt Drop List= Chọnthẻ Data= Nhấn chọnData Validation.
Bước 4: Ở hộp thoại hiện lên = ChọnSetting= Đi đếnmục Allow= Nhấn chọn List.
Ở phần Sourcebạn nhập công thức sau: =INDIRECT(SUBSTITUTE(C11;' ';')) = NhấnOK.
Giải thích hàm:SUBSTITUTE(C11;' ';'): Dữ liệu được lấy ở ô C11 sau đó bỏ đi dấu cách ở giữa để đúng với tên bạn đã thực hiện đặt ở bước 2.
Hàm INDIRECT: Có vai trò gián tiếp lấy các dãy ô có chứa Tỉnh đã đặt tên bên trên thích hợp với Tỉnh được nhập trong bảng bên dưới.
Cách tùy chỉnh dữ liệu của list đã tạo trong Excel
Việc tùy chỉnh dữ liệu của danh sách đã tạo trong Excel không chỉ giúp bạn cải thiện khả năng quản lý thông tin mà còn nâng cao tính trực quan và hiệu quả trong công việc. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách thực hiện các tùy chỉnh này.
Cách xóa Drop List trong Excel
Bước 1:Chọnô đã định dạng Drop List= Chọnthẻ Home.
Bước 2: Tại Editing= Nhấn vào Clear= ChọnClear All đểxóa Drop List trong Excel.
Cách chỉnh sửa list đã tạo trong excel
Khi làm việc với danh sách hoặc phạm vi dữ liệu trong Excel, bạn thường cần chỉnh sửa để phù hợp với yêu cầu mới. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết và dễ hiểu hơn về việc chỉnh sửa danh sách, bao gồm Named Range và Drop List.
Tùy chỉnh một Named Range
Named Range là một công cụ tiện ích trong Excel, giúp bạn đặt tên cho một phạm vi dữ liệu để dễ dàng tham chiếu trong công thức hoặc khi quản lý bảng tính lớn. Để chỉnh sửa hoặc xóa Named Range, bạn cần truy cập vào Name Manager.
Giả sử bạn có một Named Range tên là "DoanhThu" đang liên kết với phạm vi dữ liệu Sheet1!A1:A10. Tuy nhiên, bạn vừa thêm nhiều dữ liệu hơn vào bảng và cần mở rộng phạm vi này đến A1:A20.
Đầu tiên, bạn vào tab Formulas trên thanh công cụ và chọn Name Manager. Tại đây, danh sách các Named Range sẽ xuất hiện. Hãy tìm đến tên "DoanhThu," chọn nó, và bạn sẽ thấy một ô có tên Refers to. Đây là nơi bạn có thể chỉnh sửa phạm vi dữ liệu. Hãy thay đổi phạm vi từ A1:A10 thành A1:A20, sau đó nhấn OK để lưu thay đổi.
Nếu bạn muốn đổi tên của Named Range, chẳng hạn như đổi từ "DoanhThu" thành "DoanhThuQuy4," bạn chỉ cần chọn nút Edit, nhập tên mới vào, và lưu lại. Việc xóa Named Range cũng đơn giản; bạn chỉ cần chọn tên muốn xóa trong Name Manager và nhấp Delete.
Sao chép và dán Drop List
Drop List là một tính năng hữu ích để tạo danh sách thả xuống, giúp bạn kiểm soát các mục nhập dữ liệu. Nếu bạn đã tạo một Drop List trong ô và muốn áp dụng danh sách này cho nhiều ô khác, việc sao chép là cách nhanh nhất.
Nếu bạn có một Drop List trong ô A3 chứa các mục như "Laptop, Điện thoại, Tai nghe." Để sao chép Drop List này sang các ô từ C3 đến C10, bạn chỉ cần chọn ô A3 và nhấn Ctrl + C. Sau đó, chọn toàn bộ phạm vi từ C3 đến C10, nhấp chuột phải, và chọn Paste Special. Trong hộp thoại xuất hiện, hãy tìm mục Validation và nhấn OK. Kết quả, tất cả các ô từ C3 đến C10 sẽ có cùng Drop List như ô B2. Bạn có thể sử dụng danh sách thả xuống trong từng ô để chọn mục mà không cần tạo lại từ đầu.
Nếu cần chỉnh sửa Drop List sau khi đã sao chép, hãy quay lại ô gốc (B2), vào Data Validation, và thay đổi nội dung trong mục Source. Mọi thay đổi sẽ được áp dụng cho các ô khác nếu chúng cùng tham chiếu đến nguồn dữ liệu ban đầu.
Một số lưu ý trong cách tạo list trong Excel
Việc tạo danh sách (list) trong Excel là một kỹ năng quan trọng giúp tổ chức và quản lý dữ liệu hiệu quả. Tuy nhiên, để đảm bảo danh sách hoạt động tốt và dễ dàng chỉnh sửa, bạn cần lưu ý một số điểm sau:
Đảm bảo tính chính xác của dữ liệu
Dữ liệu trong danh sách cần phải chính xác và nhất quán. Nếu danh sách chứa các giá trị trùng lặp không cần thiết hoặc các định dạng không đồng bộ (như số và chữ trong cùng một cột), nó có thể gây khó khăn khi sử dụng.
Ví dụ: Một danh sách sản phẩm nên chỉ bao gồm các mục như "Laptop, Điện thoại, Máy tính bảng," thay vì các giá trị không liên quan như số thứ tự hoặc ghi chú.
Sử dụng định dạng dữ liệu thích hợp
Hãy đảm bảo cột dữ liệu trong danh sách được định dạng đúng. Nếu danh sách chứa số liệu, bạn nên định dạng cột là Number để dễ dàng tính toán. Nếu danh sách là văn bản, hãy định dạng cột là Text để tránh trường hợp Excel tự động chuyển đổi.
Ví dụ: Ngày tháng nên được định dạng dạng Date để Excel hiểu chính xác và hỗ trợ lọc hoặc tính toán.
Tên vùng dữ liệu nên dễ nhớ
Khi sử dụng Named Range để đặt tên cho danh sách, hãy chọn tên ngắn gọn, dễ hiểu, và không chứa ký tự đặc biệt. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng sử dụng tên đó trong công thức hoặc tham chiếu ở các phần khác.
Ví dụ: Đặt tên "DanhSachSanPham" thay vì "Danh_sach_san_pham_moi".
Tránh thay đổi cấu trúc dữ liệu
Sau khi tạo danh sách, tránh chèn hoặc xóa cột trong danh sách nếu không cần thiết, vì điều này có thể phá vỡ các công thức hoặc tham chiếu liên quan. Nếu cần thêm cột hoặc dòng, hãy kiểm tra và cập nhật lại các công thức hoặc nguồn tham chiếu.
Sử dụng Table để quản lý danh sách
Chuyển danh sách thành Table (bảng) giúp bạn dễ dàng quản lý và tự động mở rộng phạm vi khi thêm dữ liệu. Table cũng tích hợp các tính năng như lọc, sắp xếp và định dạng đồng bộ. Để làm điều này, chọn danh sách và vào tab Insert, chọn Table.
Nguồn dữ liệu cho Drop List nên được cố định
Khi tạo Drop List, hãy đảm bảo nguồn dữ liệu được đặt ở một vị trí cố định hoặc sử dụng Named Range. Nếu không, việc thay đổi vị trí hoặc nội dung của nguồn có thể khiến danh sách bị lỗi hoặc mất dữ liệu.
Ví dụ: Nếu Drop List tham chiếu đến Sheet2!A1:A5, bạn nên cố định phạm vi đó hoặc đặt tên như "NguonDanhSach" để dễ quản lý.
Tránh các khoảng trống không cần thiết
Dữ liệu trong danh sách nên được nhập liên tục, không để các hàng hoặc cột trống xen kẽ. Điều này giúp Excel hiểu rõ phạm vi dữ liệu và hỗ trợ các thao tác như lọc hoặc tính toán tốt hơn.
Kiểm tra lỗi sau khi tạo
Sau khi tạo danh sách hoặc Drop List, hãy kiểm tra lại để đảm bảo chúng hoạt động đúng như mong muốn. Thử chọn từng mục trong Drop List hoặc kiểm tra lại các công thức nếu danh sách được sử dụng trong tính toán.
Câu hỏi thường gặp về tạo List trong Excel
Tạo danh sách trong Excel là một công việc phổ biến nhưng không phải ai cũng biết cách thực hiện một cách hiệu quả. Dưới đây là những câu hỏi thường gặp liên quan đến việc tạo danh sách trong Excel, giúp bạn nắm vững quy trình và tối ưu hóa trải nghiệm làm việc với phần mềm này.
Có thể tạo Drop List từ một bảng Excel khác không?
Hoàn toàn có thể. Trong Excel, danh sách thả xuống không nhất thiết phải dựa trên dữ liệu ở cùng một sheet. Bạn có thể sử dụng dữ liệu từ một sheet khác, thậm chí từ một file Excel khác, để làm nguồn cho Drop List. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn quản lý dữ liệu lớn, cần tạo các danh sách động hoặc khi nguồn dữ liệu được lưu trữ riêng biệt để dễ dàng quản lý và cập nhật.
Cách hiệu quả nhất để làm điều này là sử dụng phạm vi tên (named range). Bạn có thể đặt tên cho một tập hợp ô trong sheet chứa dữ liệu gốc. Việc đặt tên không chỉ giúp bạn dễ dàng nhận diện nguồn dữ liệu mà còn giúp Drop List hoạt động chính xác ngay cả khi bạn di chuyển hoặc thay đổi dữ liệu nguồn. Khi tạo Drop List, bạn chỉ cần nhập tên phạm vi này vào phần Source trong cửa sổ Data Validation.
Hơn nữa, nếu bạn muốn danh sách tự động cập nhật khi dữ liệu nguồn thay đổi, bạn có thể thiết lập phạm vi động bằng công thức như OFFSET hoặc INDEX. Với cách làm này, bất cứ khi nào bạn thêm hoặc xóa dữ liệu trong sheet nguồn, Drop List của bạn cũng sẽ tự động thay đổi mà không cần cập nhật lại thủ công.
Có thể thêm một giá trị khác ngoài các lựa chọn trong Drop List không?
Mặc định, khi bạn tạo Drop List trong Excel, các ô được thiết lập chỉ cho phép chọn các giá trị nằm trong danh sách. Điều này giúp kiểm soát dữ liệu nhập vào, giảm thiểu sai sót và đảm bảo tính nhất quán. Tuy nhiên, trong một số tình huống, việc giới hạn người dùng chỉ chọn các giá trị có sẵn lại không phù hợp. Ví dụ, khi bạn muốn linh hoạt thêm một lựa chọn khác mà chưa kịp cập nhật trong danh sách, bạn có thể thay đổi cài đặt của Drop List.
Để cho phép nhập giá trị khác ngoài danh sách thả xuống, bạn cần truy cập vào tùy chọn Data Validation. Trong cửa sổ này, thay vì giữ nguyên mặc định, bạn có thể bỏ chọn mục "Ignore Blank" hoặc chọn mục cho phép nhập liệu tự do ngoài danh sách. Điều này giúp người dùng không bị ràng buộc vào những giá trị sẵn có. Tuy nhiên, cách làm này cũng đi kèm rủi ro khi dữ liệu nhập có thể không đồng nhất với các giá trị trong danh sách.
Nếu bạn muốn vừa duy trì danh sách thả xuống vừa cho phép nhập các giá trị khác, bạn có thể áp dụng thêm công thức kiểm tra để lọc hoặc làm nổi bật những giá trị không nằm trong danh sách. Đây là một cách hiệu quả để đảm bảo dữ liệu vẫn được kiểm soát mà không làm mất đi sự linh hoạt trong nhập liệu.
Trên đây là các cách có thể giúp bạn tạo Drop List trong Excel mà Sforum chia sẻ đến mọi người. Nếu thấy bài viết hữu ích, hãy chia sẻ nó đến bạn bè và người thân các bạn nhé. Chúc bạn thành công!
- Xem thêm: Thủ thuật Windows, Thủ thuật Excel cơ bản
Bình luận (0)