Làm thế nào để xem trước khi in trong Excel đúng khổ giấy?

Xem trước khi in trong Excel là bước quan trọng giúp bạn kiểm tra bố cục, khổ giấy và cách hiển thị dữ liệu trước khi in. Việc này giúp tránh tình trạng bảng tính bị lệch cột, tràn trang hay thiếu thông tin. Nhờ đó, bạn có thể in ấn chuyên nghiệp, gọn gàng và tiết kiệm hơn.

Tầm quan trọng của việc xem trước khi in file Excel

Tầm quan trọng của việc bật chế độ xem trước khi in file Excel thể hiện ở khả năng giúp người dùng kiểm tra toàn diện trước khi in ấn, tránh sai sót và tiết kiệm thời gian. Dưới đây là những lý do bạn nên thực hiện thao tác này thường xuyên:

• Kiểm tra bố cục: Giúp đảm bảo dữ liệu được hiển thị gọn gàng, không bị lệch hàng hoặc tràn cột.
• Căn chỉnh khổ giấy: Hỗ trợ lựa chọn đúng kích thước trang như A4, A3… phù hợp với nhu cầu in.
• Tiết kiệm giấy và mực in: Hạn chế việc in thử nhiều lần do lỗi trình bày.
• Đảm bảo tính chuyên nghiệp: Giúp bảng tính in ra rõ ràng, dễ đọc và trình bày đẹp mắt trong các báo cáo hoặc hồ sơ công việc.

Cách xem trước khi in trong Excel chi tiết từng bước

Dưới đây là cách xem trước khi in Excel chi tiết từng bước, giúp bạn dễ dàng kiểm tra bố cục, lề và khổ giấy trước khi in:

1. Vào file Excel cần in:

• Vào file Excel mà bạn muốn xem trước khi in. 

2. Vào tab File:

• Nhấn chọn File để mở menu tùy chọn. 

3. Chọn Print để xem bản xem trước:

• Sau khi vào File, chọn Print. 
• Lúc này, bản xem trước khi in trong Excel sẽ xuất hiện ngay bên tay phải. Bạn có thể xem bố cục, điều chỉnh khổ giấy hoặc vùng in trước khi tiến hành in thực tế.

Để thao tác xem trước khi in file Excel được mượt mà, bạn nên sử dụng laptop có hiệu năng ổn định, màn hình sắc nét. Các sản phẩm laptop Lenovo tại CellphoneS là lựa chọn lý tưởng, giúp bạn xử lý công việc văn phòng nhanh chóng, hiệu quả.

[Product_Listing categoryid="710" propertyid="" customlink="https://cellphones.com.vn/laptop/lenovo.html" title="Danh sách Laptop Lenovo đang được quan tâm nhiều tại CellphoneS"]

Một số lỗi thường gặp khi xem trước khi in trong Excel

Khi thao tác với biểu tượng xem trước khi in trong file Excel, người dùng thường gặp một số lỗi như không hiển thị bản xem trước, bảng tràn lề… Những sự cố này ảnh hưởng đến chất lượng bản in, vì vậy cần kiểm tra kỹ trước khi in.

Excel không hiển thị bản xem trước

Nguyên nhân chủ yếu khiến Excel không hiển thị bản xem trước thường do lỗi cài đặt máy in mặc định hoặc do file quá nặng khiến phần mềm xử lý chậm. Để khắc phục, bạn nên kiểm tra lại kết nối máy in trong mục File → Print, chọn đúng thiết bị in mặc định. Ngoài ra, việc đóng các file Excel khác đang mở và khởi động lại phần mềm cũng giúp làm mới tính năng xem trước.

Bảng bị tràn lề hoặc in ra nhiều trang không mong muốn

Tình trạng bảng tính bị tràn lề hoặc in ra nhiều trang thường xảy ra khi khổ giấy và tỷ lệ in chưa được thiết lập chính xác. Bạn nên vào Page Layout → Page Setup để chỉnh lại khổ giấy về A4 và chọn Fit to 1 page(s) wide by 0 tall để thu gọn bảng trong một trang in. Đồng thời, hãy kiểm tra lại lề trái phải để bảng hiển thị cân đối và không bị lệch.

Nội dung bị cắt mất cột hoặc dòng cuối

Nếu nội dung bị cắt mất một phần có thể là do vùng in chưa được chọn đầy đủ hoặc cột, dòng bị ẩn. Bạn cần vào Page Layout → Print Area → Set Print Area để xác định lại vùng cần in. Ngoài ra, trong quá trình xem trước khi in trong Excel, hãy bật chế độ xem toàn trang và điều chỉnh độ thu phóng để đảm bảo toàn bộ dữ liệu được hiển thị đầy đủ, không bị thiếu sót.

Bảng không hiển thị tiêu đề khi in nhiều trang

Khi in bảng Excel có nhiều trang, việc không hiển thị tiêu đề lặp lại thường khiến người xem khó theo dõi nội dung. Để khắc phục, bạn hãy vào Page Layout → Print Titles và chọn hàng tiêu đề cần lặp lại ở mục Rows to repeat at top. Sau đó, kiểm tra lại trong phần xem trước để đảm bảo tiêu đề hiển thị đúng trên mọi trang in.

Xem trước khi in trong Excel ngoài đảm bảo bố cục đúng, đẹp thì còn giúp file được trình bày chính xác theo khổ giấy mong muốn. Khi thực hiện thao tác này thường xuyên, bạn sẽ hạn chế tối đa sai sót và tiết kiệm thời gian chỉnh sửa. 

• Xem thêm: Tin học văn phòng, Thủ thuật Excel