Cách xem trước khi in trong Word ở mọi phiên bản đơn giản

Xem trước khi in trong Word là bước xác nhận quan trọng giúp bạn loại bỏ các lỗi bố cục trước khi in ấn. Đây là chìa khóa để đảm bảo bản in hoàn hảo từ lần đầu tiên, bất kể bạn sử dụng Word 2010, 2016, 365 hay phiên bản mới nhất. Hãy cùng Sforum khám phá 3 phương pháp truy cập nhanh nhất để kích hoạt chế độ kiểm tra in ấn này.

Tại sao nên xem trước khi in file trong Word?

Xem trước khi in trong Word (Print preview) là tính năng giúp bạn hiển thị chính xác hình ảnh bản in cuối cùng trên màn hình, điều này sẽ giúp bạn:

• Nhận diện nhanh các lỗi nhỏ: Nhận diện và sửa chữa ngay lập tức những sai sót nhỏ như khoảng cách thừa, lỗi xuống dòng không hợp lý hay lỗi chính tả.
• Chủ động kiểm soát layout: Print preview trong Word giúp bạn định vị chính xác từ tiêu đề đến chân trang trước khi máy in hoạt động. Loại bỏ rủi ro nhảy chữ, mất lề hay hình ảnh bị xén do khác biệt giữa màn hình và bản in thực tế.
• Mô phỏng kết quả trên giấy in: Cung cấp cái nhìn chân thực nhất về bố cục tổng thể, hình ảnh, biểu đồ và bảng biểu khi chúng được in ra.
• Tránh lãng phí: Loại trừ nguy cơ in sai, từ đó ngăn chặn thất thoát giấy, mực in và thời gian do phải thực hiện lại lệnh in nhiều lần.

Các cách xem trước khi in trong các phiên bản Word

Dưới đây là 3 cách kích hoạt nhanh chế độ xem trước khi in trong Word, bạn có thể áp dụng hiệu quả cho mọi phiên bản Word phổ biến.

Sử dụng chế độ Print Preview

Cách xem trang trước khi in trong Word 2010 và các phiên bản mới hơn như 2013, 2016, 2019, Microsoft 365 đều có giao diện và thao tác thực hiện như nhau, cụ thể:

1.Mở giao diện Backstage:

• Tại dải công cụ chính (Ribbon), bạn hãy lựa chọn thẻ Tệp (File) để mở bảng điều khiển Backstage phía sau.

2.Kích hoạt cửa sổ in ấn:

• Nhấp vào tùy chọn In (Print) trong danh sách vừa mở.
• Bạn có thể sử dụng phím tắt thay thế Ctrl + F2 (Windows) hoặc Command + P (MacOS) để kích hoạt nhanh đến cửa sổ này.

3.Thực hiện xem trước khi in:

• Màn hình hiển thị tổng quan sẽ hiện ra ngay tại khu vực bên phải, cho phép bạn xem trước khi in trong Word.

Xem ngay các mẫu laptop Lenovo tại CellphoneS sở hữu hiệu năng ổn định cùng màn hình sắc nét, hỗ trợ bạn xử lý mượt mà mọi tác vụ văn phòng hàng ngày.

[Product_Listing categoryid="710" propertyid="" customlink="https://cellphones.com.vn/laptop/lenovo.html" title="Danh sách Laptop Lenovo đang được quan tâm nhiều tại CellphoneS"]

Sử dụng Quick Print hoặc Ctrl + P

Để tối ưu tốc độ in mà không cần qua hộp thoại, bạn hãy thiết lập phím tắt tùy chỉnh theo các bước sau:

1.Mở Menu tùy chỉnh:

• Nhấn vào thẻ Tệp (File) nằm trên thanh công cụ chính để mở bảng điều khiển phía sau.

• Tìm và nhấp chọn Tùy chọn (Options) nằm ở cuối danh sách bên trái.

2.Thêm lệnh Print Preview Edit Mode:

• Chọn Quick Access Toolbar -> trong Choose Commands from, bạn chọn Tất cả Lệnh (All Commands).

• Tìm kiếm Print Preview Edit Mode (chế độ xem và chỉnh sửa trước khi in) -> nhấn Add>> vào danh sách bên phải -> xác nhận Đồng Ý (OK). 

3.Sử dụng lệnh Print Preview Edit Mode:

• Nhấp vào biểu tượng máy in mới xuất hiện trên thanh công cụ.
• Bạn có thể trực tiếp chỉnh sửa nội dung (sửa lỗi, bố cục, font chữ,...) ngay trong giao diện xem trước đó mà không cần thoát ra ngoài.

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng phím tắt xem trước khi in trong Word Ctrl + P để kích hoạt ngay lập tức cửa sổ "In ấn" (Print) của Word. Đối với MacOS, bạn nhấn vào mũi tên nhỏ nằm ở cuối Thanh công cụ truy cập nhanh (góc trên bên trái màn hình) -> chọn More Commands để mở Quick Access Toolbar.

Sử dụng chế độ Page Layout để kiểm tra

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng chế độ Page Layout để xem trước file khi in trong Word:

• Bước 1: Mở tệp tài liệu Word mà bạn đang cần xem trước khi in ấn.
• Bước 2: Tìm kiếm và nhấp chọn thẻ Xem (View).
• Bước 3: Tiếp tục chọn Bố cục in (Print Layout), màn hình sẽ tái hiện chân thực các trang, lề và chi tiết in ấn như khi nó xuất hiện trên giấy.

Những lưu ý quan trọng khi xem trước khi in trong Word

Xem trước khi in chỉ hiệu quả khi bạn biết cách kiểm tra tập trung vào các yếu tố dễ phát sinh lỗi. Dưới đây là những điểm mấu chốt bạn không nên bỏ qua để đảm bảo bản in hoàn hảo ngay từ lần đầu tiên.

Kiểm tra số trang và thứ tự trang

Luôn kiểm tra kỹ lưỡng chuỗi số trang (Page Numbering) để đảm bảo không bị thiếu sót hay lặp lại, đặc biệt với các tài liệu sử dụng ngắt đoạn (Section Breaks). Đồng thời, xác nhận thứ tự trang đã được sắp xếp chính xác trước khi gửi lệnh in hàng loạt.

Kiểm tra font chữ, cỡ chữ, màu sắc

Trong quá trình xem trước khi in trong Word, bạn cần kiểm tra lại các yếu tố về font chữ, kích thước và màu sắc để đảm bảo tài liệu in ra chính xác, cụ thể:

• Font chữ: Hãy chắc chắn rằng font chữ được giữ nguyên và hiển thị chính xác trên bản in.
• Cỡ chữ: Đảm bảo kích thước chữ đủ lớn, dễ đọc sau khi in, đặc biệt với phần ghi chú, chú thích hoặc chân trang nhỏ.
• Màu sắc: Nếu in màu, cần đảm bảo màu không quá nhạt hoặc bị sai lệch, nhất là khi máy in có giới hạn về khả năng in màu.

Kiểm tra hình ảnh, bảng biểu, biểu đồ

Trước khi in, hãy kiểm tra kỹ xem hình ảnh, bảng biểu, biểu đồ có bị lệch khung, mất chi tiết hoặc hiển thị thiếu phần nào trong bản xem trước không. Đồng thời, hãy chắc rằng mọi hình được căn chỉnh đúng vị trí, không tràn lề hay chồng lên phần nội dung khác.

Chú ý định dạng trang

Khi xem trước khi in trong Word, bạn nên kiểm tra kỹ các thiết lập về lề, kích thước và hướng giấy để đảm bảo tài liệu không bị cắt hay lệch khung. Ngoài ra, nên tắt tùy chọn Fit to Page để tránh nội dung bị co giãn hoặc phóng to không mong muốn.

Xem trước khi in trong Word là một thói quen tốt giúp bạn chuyển giao từ bản nháp kỹ thuật số sang bản in chuyên nghiệp mà không gặp rủi ro. Hãy luôn dành vài giây quý báu này để kiểm tra lần cuối, đảm bảo hiệu quả tài nguyên và chất lượng đầu ra luôn ở mức tốt nhất.

• Xem thêm: Tin học văn phòng, Thủ thuật Word