Cách ngắt trang trong Word đơn giản, dễ hiểu cho người mới

Trong quá trình soạn thảo văn bản, việc biết cách ngắt trang trong Word chuẩn xác sẽ giúp tài liệu của bạn trở nên chuyên nghiệp và dễ quản lý hơn. Tuy nhiên, nhiều người dùng vẫn gặp khó khăn khi muốn tách nội dung, đánh số trang hay xoay ngang một trang bất kỳ. Để tránh tình trạng xô lệch định dạng khi in ấn hoặc chỉnh sửa sau này, bạn cần nắm rõ các thủ thuật dưới đây trước khi áp dụng vào tệp tin của mình.

Xem thêm: 8 cách xóa trang trong Word mới nhất từ cơ bản đến nâng cao

Ngắt trang trong Word là gì?

Ngắt trang trong Word là một chức năng cho phép người dùng chèn một dấu hiệu để kết thúc trang hiện tại và bắt đầu trên một trang mới. Điều này hữu ích trong việc sắp xếp và tổ chức nội dung, giúp tạo ra một dòng chảy mượt mà cho tài liệu.

Người dùng có thể dễ dàng chèn ngắt trang bằng cách sử dụng phím tắt hoặc thông qua menu lệnh trong Word. Ngắt trang giúp ngăn chặn việc phân mảnh văn bản giữa các trang và là công cụ không thể thiếu khi tạo các báo cáo, luận văn, hoặc tài liệu dài.

Xem thêm: Cách xóa Header and Footer trong 1 trang Word cực dễ dàng

Lợi ích của việc ngắt trang trong Word

• Ngắt trang tự động trong Word sẽ giúp văn bản của bạn trông chỉn chu hơn, nếu bạn có chỉnh sửa ở những trang khác thì sẽ không làm di chuyển ngắt trang như sử dụng thủ công bằng phím Enter.
• Văn bản của bạn sẽ trở nên rõ ràng và giúp người đọc dễ dàng theo dõi hơn.
• Việc ngắt trang sẽ giúp bạn phân chia các phần và các chương trong văn bản một cách dễ dàng.

Sự khác biệt giữa Enter và Page Break

Enter và Page Break có sự khác biệt như sau:

• Enter: Đây là lệnh xuống dòng và tạo một đoạn mới trong Word. Khi nhấn phím Enter, máy sẽ xuống một dòng mới để tạo đoạn mới. Văn bản lúc này ở dạng ngắt dòng, nội dung vẫn liền mạch trong cùng một trang và chỉ chuyển sang trang mới khi hết chỗ gõ văn bản.

• Page Break: Đây là công cụ ngắt trang để bắt đầu một trang mới. Khi bạn chèn Page Break, văn bản được chuyển sang trang mới dù cho trang vẫn còn chỗ trống. Tính năng này giúp kiểm soát việc phân trang trong tài liệu, được dùng khi viết báo cáo, sách, luận văn,...

Hướng dẫn cách ngắt trang trong Word

Nếu bạn đang tìm hướng dẫn cách tách trang trong word 2010, 2013, 2016,... thì hãy xem nội dung trong những mục phía dưới. Thông tin sẽ giúp bạn biết cách tách trang trong word và đánh số trang chuẩn.

Ngắt trang trong Word bằng phím tắt Ctrl + Enter

Để thực hiện hướng dẫn tách trang trong word bằng phím tắt Word Enter + Ctrl, bạn hãy làm theo chỉ dẫn sau đây:

• Bước 1: Đưa con trỏ vào nơi ngắt trang. Bạn hãy di chuyển con trỏ chuột đến nơi mà bạn cần ngắt trang trong Word.

• Bước 2: Nhấn Ctrl + Enter. Tiếp theo, bạn chỉ cần nhấn Ctrl + Enter là thao tác ngắt trang sẽ được thực hiện, nội dung bạn cần ngắt trang sẽ đến trang kế tiếp.

[Product_Listing categoryid="380" propertyid="" customlink="https://cellphones.com.vn/laptop.html" title="Danh sách Laptop đang được quan tâm nhiều tại CellphoneS"]

 

Cách ngắt trang bằng Page Breaks

• Bước 1: Bạn để con trỏ chuột tại vị trí muốn ngắt trang.

• Bước 2: Vào thẻ 'Layout', chọn mục 'Breaks' và nhấn 'Page' để ngắt trang cùng section.

• Bước 3: Kết quả của ngắt trang bằng Page Breaks như hình sau. Khi sử dụng cách này, bạn định dạng ở trang trước thì trang sau sẽ bị ảnh hưởng bởi vì cả hai trang cùng section.

Cách ngắt trang bằng Layout (Breaks)

Đây là cách làm phổ biến giúp bạn ngắt đoạn nhanh chóng trên các phiên bản phần mềm Microsoft Word.

• Bước 1: Đặt con trỏ chuột ngay trước phần nội dung bạn muốn chuyển sang trang mới → Chọn thẻ Layout (hoặc Page Layout) trên thanh công cụ Ribbon.

• Bước 2: Nhấn vào biểu tượng Breaks.

• Bước 3: Chọn mục Page trong danh sách tùy chọn vừa xổ xuống để tiến hành ngắt trang.

Sử dụng Section Break để chia tài liệu

Section Break cho phép chia tài liệu thành nhiều phần để thiết lập định dạng riêng, chẳng hạn như hướng giấy, lề, đầu trang, chân trang hoặc cách đánh số trang.

• Bước 1: Đặt con trỏ chuột tại đầu vị trí nội dung cần chia phần.

• Bước 2: Chọn thẻ Layout trên thanh menu công cụ.

• Bước 3: Nhấn vào biểu tượng mũi tên xổ xuống ở mục Breaks.

• Bước 4: Chọn mục Next Page (ngắt sang trang mới) hoặc Continuous (ngắt ngay trên cùng một trang) tùy theo nhu cầu định dạng văn bản.

Cách ngắt trang xoay ngang trong Word

Khi tài liệu chứa bảng biểu hoặc hình ảnh có kích thước lớn, bạn có thể xoay ngang một trang riêng biệt mà không cần thay đổi hướng giấy của toàn bộ tài liệu.

• Bước 1: Bôi đen phần nội dung bạn muốn hiển thị trên trang nằm ngang.

• Bước 2: Chọn thẻ Layout, sau đó nhấn vào biểu tượng mũi tên nhỏ ở góc dưới bên phải nhóm Page Setup.

• Bước 3: Trong cửa sổ Page Setup, chọn thẻ Margins, sau đó chọn Landscape tại mục Orientation.

• Bước 4: Tại mục Apply to, chọn Selected text, rồi nhấn OK để áp dụng.

Lưu ý: Word sẽ tự động điều chỉnh hướng giấy cho phần nội dung đã chọn. Nếu nội dung dài, phần này có thể trải trên nhiều trang ngang.

Cách ngắt trang trong Word để đánh số trang

Nếu muốn bắt đầu đánh số trang từ một vị trí bất kỳ, chẳng hạn như sau trang bìa hoặc mục lục, bạn có thể sử dụng Section Break để chia tài liệu thành các phần riêng biệt.

• Bước 1: Đặt con trỏ chuột ngay trước nội dung của trang muốn bắt đầu đánh số.

• Bước 2: Chọn thẻ Layout, nhấn Breaks rồi chọn Next Page trong nhóm Section Breaks.

• Bước 3: Nhấn đúp chuột vào khu vực chân trang (Footer) của section vừa tạo để mở công cụ chỉnh sửa.

• Bước 4: Trong thẻ Header & Footer, tắt tùy chọn Link to Previous để ngắt liên kết chân trang với section trước.

• Bước 5: Chọn Insert → Page Number, sau đó chọn vị trí ở chân trang và kiểu hiển thị số trang mong muốn.

• Bước 6: Chọn Page Number → Format Page Numbers. 

• Bước 7: Trong mục Page numbering, chọn Start at, nhập số 1, sau đó nhấn OK.

• Bước 8: Nếu section trước vẫn hiển thị số trang, hãy mở chân trang của section đó và xóa số trang sau khi đã ngắt liên kết giữa hai section.

Lưu ý: Nếu chỉ muốn ẩn số trang ở trang bìa, bạn có thể sử dụng tùy chọn Different First Page mà không cần chia tài liệu thành nhiều section. Nếu muốn trang thứ hai hiển thị số 1, hãy đặt Start at: 0 trong Format Page Numbers.

Sử dụng Section Breaks

• Bước 1: Bạn đặt con trỏ chuột ở vị trí cần ngắt trang.

• Bước 2: Tiếp theo, vào thẻ 'Layout' và nhấn 'Breaks'. Sau đó, bạn chọn 'Next Page' để tiến hành ngắt trang khác section.

• Bước 3: Kết quả của việc sử dụng Section Breaks như hình sau. Khi sử dụng cách ngắt trang trong Word này, những định dạng ở mỗi section sẽ khác nhau và không bị ảnh hưởng.

Cách ngắt trang trong Word trên điện thoại

Ứng dụng Microsoft Word trên điện thoại cho phép người dùng chỉnh sửa và bố trí nội dung tài liệu. Tuy nhiên, vị trí các công cụ có thể khác nhau tùy theo hệ điều hành và phiên bản ứng dụng.

• Bước 1: Mở tài liệu cần ngắt trang bằng ứng dụng Microsoft Word trên điện thoại.

• Bước 2: Nhấn vào biểu tượng chỉnh sửa nếu tài liệu đang ở chế độ xem → Đặt con trỏ ngay trước phần nội dung muốn chuyển sang trang mới → Nhấn dấu cộng.

• Bước 3: Nhấn vào dấu ba chấm → Bấm vào Chèn.

• Bước 4: Chọn Bố trí → Chọn Ngắt.

• Bước 5: Chọn Trang trong mục Ngắt trang.

Nếu ứng dụng hiển thị tùy chọn Page Break (Ngắt trang), hãy chọn công cụ này để chuyển phần nội dung phía sau con trỏ sang trang mới.

Lưu ý: Nếu không tìm thấy chức năng ngắt trang trên điện thoại, bạn có thể mở tài liệu bằng Microsoft Word trên máy tính để thực hiện thao tác. Không nên sử dụng nhiều lần phím Enter để thay thế việc ngắt trang.

Hướng dẫn điều chỉnh dấu ngắt trang tự động

• Bước 1: Để sử dụng dấu ngắt trang tự động, bạn nhấn vào biểu tượng dấu mũi tên tại mục Paragraph như hình dưới đây.

• Bước 2: Sau đó, bạn vào thẻ 'Line and Page Breaks', tick như hình dưới đây và nhấn 'OK'.

 Phân biệt Page Break vs Section Break?

Để phân biệt rõ Page Break và Section Break thì bạn hãy xem nội dung dưới đây:

• Page Break: Đây là công cụ dùng để ngắt văn bản chuyển sang trang mới dù là trong trang còn khoảng trống hay không. Định dạng trong trang mới vẫn giống như các trang trước. 

• Section Break: Đây là công cụ chia văn bản thành những phần riêng, mỗi phần là định dạng không giống nhau (lề, hướng giấy, header/footer,...).

Những vấn đề thường gặp khi ngắt trang trong Word

Đôi khi bạn áp dụng cách ngắt trang trong Word có thể xuất hiện một vài vấn đề gây lỗi trong trang. Bên dưới đây một vài cách sửa lỗi tách trang trong Word bạn nên tham khảo.

Ngắt trang không hoạt động/không đúng vị trí

Việc ngắt trang không hoạt động/không đúng vị trí có thể do:

• Bạn nhấn Enter mà không dùng Page Break.
• Có Section Break hoặc Table khiến Page Break không đúng vị trí.
• Thiết lập Paragraph đang bật Keep with next hoặc Page break before.

Cách xử lý lỗi như sau:

• Bạn dùng Ctrl + Enter để ngắt trang chuẩn.
• Bật Show/Hide (¶) > Bạn kiểm tra và xóa ngắt thừa.
• Vào Paragraph settings > Tắt chế độ ngăn ngắt trang.

Section Break gây lỗi định dạng, số trang

Section Break gây lỗi định dạng làm cho mỗi section có lề, hướng giấy, header/footer riêng khiến tổng thể không đồng bộ. Ngoài ra, còn làm số trang bị nhảy sai không như ý muốn. Hướng xử lý lỗi bạn có thể áp dụng gồm:

• Xóa Section Break thừa bằng cách bật Show/Hide ¶ để nhìn rõ hơn.
• Chỉnh Page Setup (lề, hướng giấy, kích thước) để các section được đồng nhất.
• Đổi loại Section Break (hãy dùng Next Page hoặc Continuous thay vì dùng Odd/Even).
• Bạn chỉnh lại số trang, bạn chọn Format Page Numbers > Chọn Continue from previous section.

Khi Copy - Paste bị mất ngắt trang

Việc Copy - Paste bị mất ngắt trang có thể do bạn thao tác dán bằng Ctrl + V và Word tự chỉnh định dạng. Hoặc do bạn ngắt trang bằng Enter chứ không dùng Page Break chuẩn. Để tránh lỗi thì bạn hãy nên tách trang bằng Ctrl + Enter. Hoặc khi thao tác dán, bạn chọn Keep Source Formatting để giữ nguyên ngắt trang.

Trang trắng xuất hiện sau khi ngắt trang

Việc trang trắng hiển thị sau khi bạn ngắt trang có thể là do:

• Có Page Break/Section Break để sai vị trí.
• Hiện nhiều dấu Enter (¶) trống nằm tại cuối trang.
• Bảng lớn chiếm diện tích khiến Word tự tạo thêm trang trắng.

Những cách bạn tham khảo để xử lý như sau:

• Bạn bật Show/Hide (¶) để kiểm tra ký hiệu.
• Bạn xóa Page Break/Section Break hoặc Enter bị thừa.
• Trường hợp do bảng lớn > Bạn vào Table Properties > Row bỏ chọn Allow row to break across pages.

Cách bỏ ngắt trang trong Word

Nếu không muốn ngắt trang thì bạn hãy áp dụng các cách bỏ tách trang trong Word. Bên dưới là thông tin về các thao tác thực hiện mà bạn nên tìm hiểu.

Cách bỏ ngắt trang thủ công

• Bước 1: Bạn nhấn vào tính năng 'Show/Hide' như hình dưới đây.

• Bước 2: Sau đó, bạn xóa dòng 'Section Break (Next Page)' thì đã bỏ ngắt trang thành công.

 Cách bỏ ngắt trang hàng loạt 

Cách bỏ tách trang trong Word hàng loạt sẽ giúp bạn ngắt trang nhanh chóng, chi tiết thao tác các bước như sau:

1. Vào Home

Bạn chọn vào Home > Bạn chọn Replace hoặc nhấn Ctrl + H.

2. Tùy chọn trong hộp thoại Find and Replace

Tại hộp thoại Find and Replace > Bạn đưa con trỏ vào Find what > Bạn nhấp vào Special.

3. Chọn Manual Page Break

Bạn chọn vào Manual Page Break > Ô Find what sẽ hiện “^m” > Bạn chọn Replace All là xong.

Lưu ý khi sử dụng Page Break và Section Break

Trước khi thực hiện các thao tác ngắt và chia phần, người dùng cần nắm rõ một số quy tắc quan trọng để tránh lỗi phát sinh.

• Hãy bật công cụ Show/Hide (biểu tượng ¶) trong thẻ Home để dễ dàng nhìn thấy và quản lý các dấu ngắt đã chèn vào tài liệu.
• Công cụ Page Break chỉ đơn thuần đẩy nội dung xuống trang mới, không làm thay đổi các thiết lập về lề, hướng giấy hay tiêu đề của toàn bộ tài liệu.
• Section Break giúp phân chia tài liệu thành các phần có thể thiết lập định dạng riêng, thường được sử dụng khi muốn xoay ngang một số trang hoặc bắt đầu đánh số trang từ một vị trí nhất định.
• Khi xóa Section Break, Word sẽ gộp hai section liền kề thành một. Section sau dấu ngắt thường quyết định các thiết lập định dạng section của phần được gộp, vì vậy hướng giấy, lề hoặc Header/Footer có thể thay đổi.
• Tuyệt đối không dùng phím Enter liên tục để đẩy văn bản xuống trang mới vì sẽ làm vỡ cấu trúc và xô lệch toàn bộ nội dung khi chỉnh sửa sau này.

Bài viết trên đây đã chia sẻ cho bạn những cách ngắt trang trong Word cực chi tiết. Hy vọng những chia sẻ về thủ thuật Word này sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình sử dụng Word. Chúc bạn thành công.

• Xem thêm: Tin học văn phòng/Thủ thuật word

*Bài viết có dùng hình ảnh từ Internet