Cách chèn chữ ký vào Word chuyên nghiệp và đơn giản nhất

Thay vì phải ngồi ký từng trang văn bản như trước đây thì bạn có thể dùng kỹ năng tin học văn phòng là scan, cách chèn chữ ký vào Word 2016, 2019,..để tiết kiệm thời gian và tăng tính chuyên nghiệp bằng cách tạo chữ ký điện tử hoặc chèn ảnh chữ ký trong word. Cùng Sforum tìm hiểu chi tiết các cách chèn chữ ký vào Word đơn giản nhất thông qua bài viết dưới đây nhé.

Cách tạo và chèn chữ ký viết tay vào Word

Khi có nhu cầu áp dụng cách in trên máy tính các văn bản Word cần ký với số lượng lớn, bạn có thể thực hiện cách chèn chữ ký vào Word để không phải ký nhiều lần gây mất thời gian. Việc thêm chữ ký vào Word còn giúp cho các mẫu chữ ký trở nên đồng đều và có tính nhất quán hơn giữa các bản. Dưới đây là cách chèn ảnh chữ ký vào Word mà Sforum đã tổng hợp:

Bước 1: Ký tên thật đẹp ra một tờ giấy trắng sau đó chụp lại. Sau đó, bạn hãy tải ảnh chữ ký viết tay lên máy tính bằng driver, zalo, messenger,..sử dụng phần mềm Paint có sẵn trên máy để cắt bỏ những phần dư thừa trên ảnh.

Bước 2: Truy cập vào trang web Remove.bgbằng link https://www.remove.bg/tải ảnh chữ ký lên trang web này bằng cách nhấn vào Upload Image. Lúc này, hệ thống sẽ tự động xóa phông của ảnh mà bạn đã tải lên, bạn hãy chọn Download để lưu lại về máy.

Bước 3: Vào vị trí văn bản Word mà bạn muốn chèn chữ ký, chọn Insert. Trong mục Illustrations, chọn Picture để tải ảnh lên. Tiếp đó, bạn hãy giữ phím Shift để di chuyển ảnh đến vị trí cần scan chữ ký vào Word là xong.

Cách chèn chữ ký vào Word bằng Signature line

Ngoài việc chèn chữ ký viết tay, bạn còn có thể thêm chữ ký trực tiếp trên Word mà không cần phải chụp ảnh rồi chèn vào. Dưới đây, Sforum sẽ hướng dẫn bạn cách chèn chữ ký và dấu vào Word bằng Signature line rất đơn giản và nhanh chóng:

Bước 1: Vào Word, để chuột tại vị trí mà bạn muốn chèn chữ ký trong Word. Trên thanh Ribbon, bạn hãy chọn thẻ Insert.

Bước 2: Tại mục Text của thẻ Insert, bạn nhấn vào mũi tên cạnh biểu tượng tờ giấy có cái bút ở trên.

Bước 3: Chọn Microsoft Office Signature line. Cửa sổ Signature setup xuất hiện, bạn hãy điền đầy thông tin vào 3 dòng trống trên đó. Trong đó, dòng trống đầu tiên Suggested singer là tên của người ký. Dòng trống thứ hai Suggested singer’s title là chức vụ của người ký. Dòng trống thứ ba Suggested singer’s email address là địa chỉ gmail của người ký. Sau khi đã điền đủ, bạn hãy nhấn OK để hoàn tất cách chèn dấu chữ ký vào Word.

Cách chèn thêm chữ ký Digital vào Word

Chữ ký Digital sẽ giúp cho văn bản trên Word có tính hiệu lực hơn. Đồng thời, loại chữ ký số này sẽ có chức năng như một chữ ký thực nên bạn cần phải cài chứng thư bảo mật. Điều này góp phần đảm bảo chữ ký của bạn sẽ không bị lợi dụng để làm những việc sai trái, vi phạm pháp luật. Cách chèn chữ ký vào Word theo dạng Digital qua các bước dưới đây nhé:

Bước 1: Thực hiện lại 3 bước trong mục cách tạo chữ ký và dấu vào Word bằng Signature line.

Bước 2: Vào ổ đĩa C trên máy tính chọn Microsoft Office hoặc Offfice16 rồi chọn tệp Selfcert.exe.

Bước 3: Lúc này, cửa sổ Create Digital Certificate sẽ hiện ra, trong mục Your certificate's name, bạn hãy nhập tên chứng thư bảo mật rồi click vào OK. Vào Word, bạn nhấp đúp vào khung chữ ký vừa tạo ở bước 1 để mở hộp thoại Sign. Sau đó bạn hãy nhập chữ ký Digital vào ô trống rồi click vào Sign để hoàn tất.

Cách chèn chữ ký có thể tái sử dụng vào văn bản đánh máy

Trong trường hợp muốn chèn một kiểu chữ ký vào nhiều văn bản hay nhiều lần trong 1 văn bản thì bạn nên tạo mẫu chữ ký có thể tái sử dụng. Để hiểu rõ hơn về cách tạo chữ ký trong Word 2016 hoặc các phiên bản Word sau trở đi theo hướng này, bạn hãy theo dõi cách chèn chữ ký vào word với các bước dưới đây:

Bước 1: Vào Word, chọn Insert. Trong mục Text, chọn Explore Quicks Parts sau đó click vào Auto text. Lúc này hộp thoại General hiện ra với 2 kiểu chữ ký mặc định theo tên tài khoản Microsoft của bạn. Để thay đổi tên chữ ký, bạn hãy bấm chuột phải vào một trong 2 kiểu chữ ký rồi chọn Edit Properties.

Bước 2: Cửa sổ Modify Building Block hiện ra. Tại mục Name, nhập tên chữ ký bạn muốn chèn sau đó bấm OK.

Bước 3: Để chuột tại vị trí bạn muốn thêm chữ ký, sau đó chọn Explorer Quick Parts trong Insert rồi chọn Auto text và chọn kiểu chữ ký mà bạn muốn thêm.

Kết luận

Sforum đã chỉ bạn bốn cách chèn chữ ký vào Word chi tiết ở trên. Hy vọng qua những cách scan chữ ký vào văn bản Word trên, bạn sẽ tạo chữ ký điện tử hay chèn ảnh chữ ký trong word 2016, 2019, ...thành công để giúp văn bản trở nên chuyên nghiệp và hiện đại hơn. Nếu bạn muốn biết thêm nhiều thông tin bổ ích khác liên quan đến việc sử dụng Word thì hãy theo dõi các bài viết mới tại trang Sforum nhé.

Xem thêm bài viết chuyên mục: Thủ thuật word