Tổng hợp 4 cách lọc dữ liệu trong Excel đơn giản
Khi lọc dữ liệu, những thông tin không quan trọng sẽ tạm thời được ẩn đi và trên màn hình sẽ chỉ xuất hiện những thông tin mà bạn muốn giữ lại để xem. Có nhiều cách để lọc dữ liệu trong Excel mà Sforum sẽ giới thiệu trong bài viết này. Bạn hãy áp dụng tùy vào trường hợp của mình nhé!
Tại sao cần biết cách lọc dữ liệu trong Excel?
Biết cách lọc dữ liệu khi làm việc với Excel là điều cần thiết bởi những lợi ích sau:
- Tăng hiệu quả làm việc: Lọc dữ liệu giúp bạn nhanh chóng tìm kiếm thông tin cần thiết mà không cần phải xem qua toàn bộ bảng dữ liệu.
- Phân tích dữ liệu dễ dàng hơn: Khi bạn có một lượng lớn dữ liệu, việc lọc giúp bạn tập trung vào một tập hợp con dữ liệu cụ thể để phân tích sâu hơn.
- Giảm thiểu sai sót: Sử dụng các cách lọc dữ liệu trong Excel giúp loại bỏ thông tin không liên quan, từ đó giảm khả năng nhầm lẫn khi xử lý nhiều dữ liệu.
- Tùy chỉnh báo cáo: Bạn có thể tạo ra các báo cáo tùy chỉnh dựa trên những tiêu chí lọc khác nhau, giúp cho việc trình bày thông tin trở nên linh hoạt hơn.
- Quản lý dữ liệu tốt hơn: Lọc dữ liệu giúp bạn kiểm soát và tổ chức thông tin hiệu quả, đặc biệt là khi làm việc với các tập dữ liệu lớn.
Để sử dụng được các tính năng lọc trong Excel, bạn cần mua và dùng phần mềm Microsoft chính hãng. Phiên bản này cho hiệu suất xử lý mượt mà, bảo mật dữ liệu tốt và cung cấp nhiều công cụ hữu ích. Nếu như chưa biết mua phần mềm Microsoft chính hãng ở đâu, bạn có thể tham khảo tại CellphoneS với mức giá phải chăng và đảm bảo an toàn.
[Product_Listing categoryid="1149" propertyid="" customlink="https://cellphones.com.vn/phu-kien/may-tinh-laptop/phan-mem/microsoft.html" title="Danh sách phần mềm Microsoft giá tốt tại CellphoneS"]
Cách lọc dữ liệu trong Excel ở bảng tính
Cách này sẽ hiệu quả khi bạn chỉ cần lọc và lấy thông tin ở một vùng dữ liệu nhỏ trong toàn bộ bảng tính Excel.
Bước 1: Tiến hành mở chức năng bộ lọc bằng cách chọn trang Data/Dữ liệu Filter/Lọc.
Bước 2: Lúc này, trên tiêu đề của mỗi cột, bạn sẽ nhìn thấy một dấu mũi tên nhỏ xuất hiện bên cạnh. Hãy nhấn vào dấu mũi tên ở cột bạn muốn lọc thông tin và toàn bộ những dữ liệu có ở cột này sẽ được hiển thị ở danh sách bên dưới.
Bước 3: Bấm bỏ chọn hoặc chọn sao cho dấu tích chỉ có ở những dữ liệu thông tin bạn muốn xem nhấn nút OK để Excel tiến hành lọc.
Cách lọc dữ liệu trong Excel theo phạm vi
Khác biệt với cách bên trên khi bạn chỉ được chọn đánh dấu tích theo thông tin đã được nhập sẵn thì với cách này, chúng ta có thể đặt điều kiện để thông tin được lọc sẽ rộng hơn.
Bước 1: Vẫn tiến hành mở chức năng bộ lọc bằng cách chọn trang Data/Dữ liệu Filter/Lọc.
Bước 2: Khi nhấn vào các dấu mũi tên ở tiêu đề, bạn sẽ nhìn thấy những tiện ích khác nhau. Như Text Filters nếu dữ liệu là văn bản và Number Filters nếu là dữ liệu là số. Mỗi loại sẽ có các chức năng được hỗ trợ lọc khác nhau.
Bước 3: Ở danh sách các điều kiện, bạn chọn một loại điều kiện có sẵn hoặc tự thiết kế bộ lọc (Custom Filter) để phù hợp nhất với nhu cầu của mình.
Với ví dụ này, mình sẽ lọc với điều kiện số lượng của sản phẩm nào còn bằng hoặc dưới 20 bằng cách chọn điều kiện Less than or Equal to.../Còn ít hơn hoặc bằng với ... nhập số 20 vào ô nhấn OK. Bảng tính sẽ tự động được lọc một cách nhanh chóng theo điều kiện đưa ra.
Cách lọc dữ liệu trong Excel bằng Slicer
Khi sử dụng Slicer, bạn có thể nhấn chọn để truy xuất thông tin dữ liệu cực kỳ nhanh chóng chỉ với một cú click chuột thay vì cách chọn thủ công bên trên. Thao tác như sau:
Bước 1: Chọn 1 ô bất kỳ trong bảng tính ở tab Insert/Chèn bạn bấm Table/Bảng nhấn nút OK.
Bước 2: Ở tab vừa xuất hiện sau khi tạo bảng, bấm Insert Slicer/Chèn Slicerđánh dấu tích vào các trường dữ liệu (cột) mà bạn muốn tạo slicer bấm OK.
Bước 3: Ngay lập tức, trên màn hình sẽ xuất hiện 1 slicer gồm tiêu đề và các nút bấm để bạn lựa chọn. Khi cần, hãy nhấn vào nút theo dữ liệu muốn lọc và nhấn chọn biểu tượng xóa bộ lọc ở góc slicer.
Cách lọc dữ liệu trùng trong Excel
Dưới đây là hướng dẫn cách lọc dữ liệu trong Excel với trường hợp trùng nhau ở 2 dạng.
- Dạng 1: Lọc và xóa dữ liệu trùng nhau
Bước 1: Khoanh vùng dữ liệu cần lọc bằng việc tô đen toàn bộ và chọn Remove Duplicates trong mục Data.
Bước 2: Nếu muốn lọc tất cả trường dữ liệu bạn nhấn Select All và bấm OK. Nếu muốn lọc các trường tùy chọn bạn nhấn Unselect All, tích vào trường muốn lọc, sau đó bấm OK.
Bước 3: Hệ thống hiển thị hộp thoại bao gồm số mẫu trùng lặp được phát hiện và bị xóa cùng giá trị còn lại, bạn nhấn OK.
- Dạng 2: Lọc và tô màu các dữ liệu trùng nhau
Bước 1: Tô đen vùng cần lọc dữ liệu trong Excel.
Bước 2: Vào mục Home, sau đó chọn Conditional Formatting, tiếp theo click chuột vào Highlight Cells Rules và chọn Duplicate Value.
Bước 3: Hệ thống sẽ hiển thị hộp thoại thông báo, bạn có thể tùy chọn màu sắc nổi bật cho những giá trị trùng tại mục Values with. Để xem các giá trị trùng nhau, bạn chỉnh về dạng Duplicate ở ô bên cạnh.
Tạm kết
Với những cách lọc dữ liệu trong Exel mà Sforum vừa chia sẻ bên trên, hi vọng bạn đã có thể áp dụng ngay và phục vụ mình trong những trường hợp cần đến. Chúc bạn thực hiện thành công!
- Xem thêm các bài viết Thủ thuật máy tính, Thủ thuật Windows.
Bình luận (0)