Cách lọc dữ liệu theo màu trong Excel nhanh chóng, chính xác

Cách lọc theo màu trong Excel là thủ thuật hữu ích giúp bạn nhanh chóng phân loại, so sánh hoặc kiểm tra nhóm dữ liệu đã được đánh dấu bằng màu sắc. Thay vì dò từng dòng, Excel cho phép lọc và hiển thị riêng những ô cùng màu, giúp tiết kiệm thời gian đáng kể khi làm việc với bảng tính lớn. Cùng Sforum tìm hiểu chi tiết cách thực hiện đơn giản và chính xác ngay trong nội dung sau đây.

Nguyên tắc hoạt động của tính năng lọc theo màu trong Excel

Tính năng sắp xếp theo màu trong Excel hoạt động dựa trên khả năng nhận diện màu sắc của các ô, chữ hoặc biểu tượng trong bảng tính. Khi thực hiện, Excel sẽ quét toàn bộ cột dữ liệu và chỉ giữ lại những ô có cùng màu, đồng thời ẩn đi các hàng không phù hợp.

Cách lọc theo màu trong Excel sẽ áp dụng cho 3 dạng màu chính:

• Màu nền ô (Fill Color): Lọc các ô có cùng màu nền được tô thủ công hoặc được áp dụng qua Conditional Formatting.
• Màu chữ (Font Color): Lọc các ô có cùng màu văn bản, hữu ích khi bạn dùng màu chữ để phân loại dữ liệu.
• Biểu tượng ô (Cell Icon): Lọc theo các icon được gán thông qua định dạng có điều kiện, giúp phân biệt nhanh các giá trị như tăng – giảm – ổn định.

Hướng dẫn 4 cách lọc theo màu trong Excel phổ biến

Nếu bạn thường xuyên làm việc với bảng dữ liệu lớn, việc nắm rõ cách lọc theo màu trong Excel sẽ giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm thông tin. Sau đây là 4 cách làm thông dụng, dễ thực hiện bạn có thể thử nhé!

Lọc theo màu một màu ô nhất định

Đây là phương pháp lọc dữ liệu theo màu trong Excel cơ bản và dễ thao tác nhất, giúp bạn chỉ hiển thị các hàng có cùng màu nền cụ thể.

1. Bôi đen vùng dữ liệu cần lọc:

Bôi đen toàn bộ cột chứa các ô được tô màu mà bạn muốn lọc.

2. Kích hoạt bộ lọc:

Vào tab Data -> sau đó chọn Filter tại mục Sort & Filter để bật mũi tên lọc ở đầu mỗi tiêu đề cột.

3. Chọn màu ô muốn hiển thị:

Nhấp mũi tên thả xuống tại tiêu đề cột -> chọn Filter by Color -> chọn màu ô bạn muốn lọc.

4. Nhận kết quả: 

Cuối cùng, Excel sẽ chỉ hiển thị các hàng có cùng màu nền đó.

Trước khi tìm hiểu chi tiết cách lọc theo màu trong Excel, hãy tham khảo những mẫu laptop hoạt động ổn định, giúp thao tác mượt mà hơn. Bạn có thể sắm ngay những mẫu Laptop HP được ưa chuộng nhất tại CellphoneS!

[Product_Listing categoryid="156" propertyid="" customlink="https://cellphones.com.vn/laptop/hp.html" title="Danh sách Laptop HP đang được quan tâm nhiều tại CellphoneS"]

Lọc theo màu trên nhiều màu ô

Cách lọc theo màu trong Excel này cho phép bạn sắp xếp dữ liệu theo thứ tự nhiều màu khác nhau, nhưng mỗi lần lọc chỉ áp dụng được một màu.

1. Chọn toàn bộ vùng dữ liệu:

Bôi đen toàn bộ bảng dữ liệu gồm cả cột chứa các ô không được tô màu.

2. Mở công cụ sắp xếp:

Vào tab Data -> chọn Sort trong mục Sort & Filter để mở hộp thoại sắp xếp dữ liệu.

3. Thiết lập điều kiện sắp xếp màu:

• Ở mục Column Sort by, chọn cột cần sắp xếp màu (ví dụ: Ở hình phía dưới chọn cột “Đề tài”).
• Ở phần Sort On, chọn Cell Color để sắp xếp theo màu nền ô.
• Ở phần Order, chọn màu bạn cần lọc -> chọn On Top/ On Bottom.

4. Thêm điều kiện sắp xếp màu khác:

Vào phần Add level -> lặp lại thao tác tương tự để thêm màu -> chọn vị trí hiển thị On Top hoặc On Bottom -> nhấn OK để xác nhận.

5. Hoàn tất lọc màu:

Sau khi đã thiết lập hết các màu cần lọc, bạn sẽ nhận được kết quả.

Lọc theo màu chữ

Bên cạnh lọc theo màu ô, bạn cũng có thể sử dụng cách lọc theo màu trong Excel dựa trên màu chữ để sắp xếp dữ liệu hiệu quả hơn.

1. Chọn vùng dữ liệu cần lọc:

Bôi đen toàn bộ cột chứa các ô có màu chữ khác nhau. 

2. Kích hoạt bộ lọc:

Vào tab Data -> chọn Filter trong mục Sort & Filter để hiển thị mũi tên lọc ở đầu cột.

3. Áp dụng cách lọc theo màu trong Excel:

Nhấp vào mũi tên tại tiêu đề cột -> chọn Filter by Color -> chọn màu chữ bạn muốn hiển thị.

4. Nhận kết quả:

Sau đó, Excel sẽ chỉ giữ lại các hàng có màu chữ bạn đã chọn.

Lọc theo màu icon trong Conditional Formatting

Với những bảng dữ liệu đã được định dạng bằng Conditional Formatting, bạn có thể lọc màu có điều kiện trong Excel dựa trên biểu tượng.

Giả sử bảng điểm có ba nhóm:

• Icon xanh cho điểm trên 8.
• Icon vàng cho điểm trung bình
• Icon đỏ cho điểm dưới 5

Dưới đây là cách lọc theo màu trong Excel để sắp xếp dữ liệu theo thứ tự icon giúp bạn quản lý thông tin dễ dàng hơn:

1. Chọn vùng dữ liệu:

Bôi đen toàn bộ bảng dữ liệu, bao gồm cả cột chứa icon và các cột liên quan.

2. Mở công cụ sắp xếp:

Vào mục Data -> chọn Sort trong phần Sort & Filter để hiển thị hộp thoại Sort.

3. Chọn chế độ sắp xếp theo icon:

• Trong phần Sort by, chọn cột chứa Icon (theo ví dụ: cột điểm thi).
• Phần Sort On chọn Conditional Formatting Icon.
• Ở phần Order, bạn chọn icon xanh, đặt On top để đưa lên đầu bảng.

4. Thêm điều kiện thứ hai:

Chọn mục Add level -> lặp lại thao tác tương tự để thêm màu -> chọn icon vàng -> đặt On Bottom trong phần Oder.

5. Hoàn tất sắp xếp:

Nhấn OK, Excel sẽ sắp xếp dữ liệu theo thứ tự icon xanh, đỏ, vàng.

Cách xóa bộ lọc màu trong Excel

Sau khi áp dụng cách lọc theo màu trong Excel, bạn có thể hiển thị lại toàn bộ dữ liệu ban đầu. Dưới đây là các bước xóa bộ lọc màu nhanh chóng và dễ thực hiện:

1. Chọn cột đang được lọc:

Nhấp vào biểu tượng phễu (Filter) trong tiêu đề cột đang được áp dụng lọc màu.

2. Xóa bộ lọc màu:

Trong hộp thoại tùy chọn -> chọn “Clear Filter From [Tên cột]” để bỏ lọc màu hiện tại.

3. Hoàn tất xoá bộ lọc màu:

Excel sẽ hiển thị lại toàn bộ dữ liệu trong bảng như ban đầu.

Lỗi thường gặp khi lọc theo màu trong Excel và cách xử lý

Khi sử dụng lọc ô theo màu trong excel, bạn có thể gặp một số lỗi khiến dữ liệu hiển thị không đúng. Dưới đây là ba lỗi thường gặp nhất cùng cách khắc phục nhanh chóng giúp bạn lọc dữ liệu hiệu quả hơn.

• Không hiển thị “Filter by Color”: Lỗi này thường xảy ra khi ô dữ liệu chưa được tô màu bằng công cụ Fill Color hoặc chỉ sử dụng định dạng mặc định. Để khắc phục, bạn chỉ cần tô lại màu nền cho ô, sau đó bật bộ lọc lại là được.
• Kết quả lọc không đúng màu mong muốn: Nguyên nhân là do các ô trong cùng một cột có nhiều sắc độ màu tương tự nhưng không hoàn toàn trùng khớp, khiến Excel nhận diện thành các màu khác nhau. Cách xử lý đơn giản là dùng Format Painter để đồng nhất màu giữa các ô trước khi lọc.
• Bộ lọc không cập nhật sau khi thay đổi màu ô: Trường hợp này thường xảy ra khi bạn đổi màu ô nhưng Excel chưa làm mới bộ lọc. Để khắc phục, hãy chọn Clear Filter From -> sau đó thực hiện lại thao tác lọc theo màu để cập nhật kết quả mới.

Cách lọc theo màu trong Excel là công cụ hỗ trợ đắc lực giúp bạn dễ dàng phân loại, so sánh và kiểm tra dữ liệu theo từng nhóm màu. Khi nắm vững các phương pháp lọc và biết cách xử lý lỗi thường gặp, bạn sẽ thao tác nhanh hơn, giảm đáng kể thời gian tìm kiếm thủ công. Hãy ghé thăm Sforum ngay hôm nay để khám phá thêm nhiều mẹo Excel cùng các thủ thuật tin học văn phòng hữu ích.

Xem thêm bài viết tại chuyên mục: Tin học văn phòng