Cách dùng Advanced Filter trong Excel lọc dữ liệu chi tiết

Advanced Filter trong Excel là công cụ lọc dữ liệu nâng cao giúp bạn xử lý bảng tính phức tạp nhanh chóng và chính xác hơn. Với khả năng áp dụng nhiều điều kiện cùng lúc, lọc theo công thức và tách dữ liệu sang vùng mới, tính năng này trở thành lựa chọn lý tưởng khi AutoFilter không đáp ứng đủ nhu cầu. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách dùng Advanced Filter, kèm ví dụ thực tế và mẹo xử lý lỗi để bạn làm việc hiệu quả hơn.

Advanced Filter trong Excel là gì?

Advanced Filter trong Excel là công cụ lọc nâng cao cho phép bạn áp dụng nhiều điều kiện cùng lúc, kể cả các tiêu chí phức tạp hoặc dựa trên công thức. Không chỉ lọc ngay trong bảng dữ liệu, Advanced Filter còn có khả năng sao chép dữ liệu đã lọc sang vùng mới, rất hữu ích khi cần phân tích riêng các nhóm dữ liệu nhỏ.

Khác với những bộ lọc đơn giản, Advanced Filter hoạt động dựa trên vùng điều kiện (criteria range) và vùng dữ liệu gốc (data range). Từ đó giúp người dùng có thể tùy chỉnh linh hoạt cách lọc theo số, ngày tháng, ký tự, chuỗi văn bản, điều kiện AND, OR hoặc điều kiện kết hợp.

Khi nào nên dùng Advanced Filter?

Bạn nên sử dụng Advanced Filter trong Excel trong các trường hợp:

• Cần lọc dữ liệu dựa trên nhiều tiêu chí đồng thời.
• Cần dùng công thức để lọc dữ liệu nâng cao.
• Muốn tách dữ liệu đã lọc sang vùng mới để phân tích.
• Cần lọc theo các điều kiện phức tạp như “bằng”, “khác”, “lớn hơn”, “nhỏ hơn”, “chứa”, “không chứa”, “bắt đầu bằng”, “kết thúc bằng”…
• Khi AutoFilter không thể xử lý được yêu cầu lọc của bạn.

Phân biệt giữa Advanced Filter và AutoFilter

Trước khi áp dụng vào thực tế, bạn cần hiểu sự khác biệt giữa AutoFilter và Advanced Filter trong Excel để chọn đúng công cụ cho nhu cầu lọc dữ liệu.

Tiêu chí	Advanced Filter	AutoFilter
Mức độ lọc	Lọc nâng cao nhiều điều kiện	Lọc cơ bản
Điều kiện	Hỗ trợ điều kiện AND, OR, công thức	Giới hạn theo từng cột
Kết quả	Có thể sao chép sang vùng khác	Lọc ngay tại bảng
Phù hợp với	Dữ liệu cần phân tích sâu	Lọc nhanh, đơn giản

Chi tiết cách sử dụng Advanced Filter trong Excel

Bạn có thể nắm cách khai thác Advanced Filter trong Excel bằng cách lần lượt thực hiện theo các bước dưới đây.

Chuẩn bị dữ liệu gốc

Trước khi áp dụng Advanced Filter, bạn cần đảm bảo bảng dữ liệu có tiêu đề cột rõ ràng, không bị gộp ô và không có hàng trống quan trọng. Excel chỉ nhận diện chính xác phạm vi lọc và đưa ra kết quả mong muốn khi điều kiện được xác định rõ ràng.

Nếu bạn thường xuyên làm việc với Excel, một chiếc laptop mạnh mẽ để xử lý dữ liệu nhanh là điều cần thiết. Ghé ngay CellphoneS, nơi cung cấp đa dạng các dòng laptop hiệu năng cao, phù hợp phân tích số liệu và các tác vụ nâng cao khác.

[Product_Listing categoryid="380" propertyid="" customlink="https://cellphones.com.vn/laptop.html" title="Danh sách Laptop đang được quan tâm nhiều tại CellphoneS"]

Tạo vùng điều kiện lọc

Vùng điều kiện lọc (criteria range) là nơi bạn nhập tiêu chí mà Excel sẽ dựa vào để lọc dữ liệu. Tiêu đề trong vùng điều kiện phải trùng hoàn toàn với tiêu đề trong bảng dữ liệu gốc. Bên dưới tiêu đề, nhập điều kiện theo mong muốn: số, ngày, chuỗi văn bản hoặc công thức.

Áp dụng Advanced Filter

Bạn chỉ cần thực hiện đúng vài thao tác dưới đây, Advanced Filter sẽ giúp bạn trích lọc dữ liệu chính xác như mong muốn.

1. Chọn vùng dữ liệu:

Trước hết, hãy chọn toàn bộ bảng dữ liệu, bao gồm cả hàng tiêu đề. Ví dụ chọn vùng A1:E7 trong bảng sản phẩm ở sheet DuLieu.

2. Mở Advanced Filter:

Trên thanh Ribbon, vào tab Data (Dữ liệu), sau đó chọn Advanced (Nâng cao) để mở cửa sổ lọc nâng cao.

3. Nhập vùng điều kiện:

• Chọn Filter the list, in-place nếu muốn lọc ngay tại bảng gốc và chọn Copy to another location nếu muốn xuất kết quả sang vùng khác.
• Ở mục Criteria range, hãy chọn vùng điều kiện mà bạn đã thiết lập trước đó.
• Ví dụ theo hình ảnh minh hoạ, vùng điều kiện nằm tại sheet VungDieuKien từ A19:C20.
• Sau khi xác nhận đúng vùng dữ liệu và điều kiện, nhấn OK để Excel thực hiện lọc nâng cao.

Cách dùng Advanced Filter trong Excel theo vùng điều kiện

Dưới đây là các tình huống lọc dữ liệu nâng cao, minh họa bằng các ví dụ thực tế giúp bạn dễ áp dụng.

Lọc theo điều kiện so sánh số và ngày tháng

Khi cần lọc dữ liệu theo giá trị số hoặc mốc thời gian, Advanced Filter trong Excel sẽ xử lý chính xác nếu bạn thực hiện tuần tự các bước quan trọng dưới đây.

1. Xác định vùng dữ liệu:

Hãy chọn toàn bộ bảng dữ liệu, bao gồm cả hàng tiêu đề. Theo ví dụ minh hoạ từ A1:E8.

2. Tạo vùng điều kiện:

Tạo một vùng riêng để nhập điều kiện lọc, dòng tiêu đề phải trùng với cột trong bảng dữ liệu, dòng thứ 2 trở đi là điều kiện thực tế.

Ví dụ điều kiện lọc: Giá > 150000, Ngày nhập >= 05/10/2025.

3. Mở Advanced Filter:

Trên thanh Ribbon, vào tab Data (Dữ liệu), sau đó chọn Advanced (Nâng cao) để mở cửa sổ lọc nâng cao.

4. Thiết lập lọc: Action:

Chọn Filter the list, in-place hoặc Copy to another location tùy theo cách bạn muốn hiển thị dữ liệu đã lọc.

• List range: Bảng dữ liệu gốc (ví dụ: Sheet1!$A$1:$E$8).
• Criteria range: Vùng điều kiện (ví dụ: Sheet1!$A$12:$B$13).

Sau khi xác nhận đúng vùng dữ liệu và điều kiện, nhấn OK để Excel thực hiện lọc nâng cao.

Lọc dữ liệu chuỗi bằng Advanced Filter

Khi cần tìm kiếm dữ liệu theo từ khóa hoặc nội dung văn bản, Advanced Filter sẽ hỗ trợ bạn lọc chuỗi một cách linh hoạt thông qua các bước đơn giản sau.

1. Chọn vùng dữ liệu:

Hãy bôi đen toàn bộ bảng dữ liệu, kể cả dòng tiêu đề. Theo ví dụ minh hoạ từ A1:D8.

2. Tạo vùng điều kiện:

Tạo một vùng riêng để nhập điều kiện lọc, dòng tiêu đề phải trùng với cột trong bảng dữ liệu, dòng thứ 2 trở đi là điều kiện thực tế. Ví dụ lọc các sản phẩm có tên chứa chữ “chuột” và thuộc nhóm Thiết bị.

3. Mở Advanced Filter:

Trên thanh Ribbon, vào tab Data (Dữ liệu), sau đó chọn Advanced (Nâng cao) để mở cửa sổ lọc nâng cao.

• Action: Chọn Filter the list, in-place hoặc Copy to another location.
• List range: Bảng dữ liệu gốc (ví dụ:Sheet1!$A$1:$D$8).
• Criteria range: Vùng điều kiện (ví dụ: Sheet1!$A$10:$B$11).

Sau khi xác nhận đúng vùng dữ liệu và điều kiện, nhấn OK để Excel thực hiện lọc nâng cao.

Sử dụng công thức trong vùng điều kiện

Bạn có thể sử dụng lọc dữ liệu nâng cao trong Excel bằng công thức để trích xuất chính xác các dòng theo điều kiện.

1. Chọn vùng dữ liệu:

Hãy quét chọn toàn bộ vùng dữ liệu, bao gồm luôn dòng tiêu đề ở đầu bảng. Theo ví dụ minh hoạ từ A1:D8.

2. Tạo vùng điều kiện:

Tạo một vùng riêng để nhập điều kiện lọc.

• Ví dụ lọc nhân viên có doanh thu tháng 7 cao hơn tháng 8.
• Vùng điều kiện ví dụ sẽ là A9:A10 với nội dung =C2>D2
• Công thức trả về TRUE thì dòng đó sẽ được lọc.

3. Mở Advanced Filter:

• Trên thanh Ribbon, vào tab Data (Dữ liệu), sau đó chọn Advanced (Nâng cao) để mở cửa sổ lọc nâng cao.
• Thực hiện thao tác lọc danh sách bằng cách chọn ‘Filter the list’, sau đó quyết định áp dụng ngay tại chỗ (in-place) hoặc sao chép kết quả sang vị trí khác (Copy to another location).
  • List range: Bảng dữ liệu gốc (ví dụ:Sheet1!$A$1:$D$6)
  • Criteria range: Vùng điều kiện (ví dụ: $A$9:$A$10)
• Sau khi xác nhận đúng vùng dữ liệu và điều kiện, nhấn OK để Excel thực hiện lọc nâng cao.

Lọc theo điều kiện AND (VÀ)

Khi muốn lọc dữ liệu theo nhiều tiêu chí cùng lúc, việc thiết lập đúng vùng điều kiện sẽ giúp bạn khai thác advanced filter nhiều điều kiện một cách nhanh chóng và chính xác.

1. Chọn vùng dữ liệu:

Chọn toàn bộ bảng dữ liệu, bao gồm cả tiêu đề, ví dụ: A1:D6.

2. Tạo vùng điều kiện:

Để lọc theo điều kiện AND, bạn đặt hai điều kiện trên cùng một hàng.

Ví dụ yêu cầu lọc sản phẩm thuộc nhóm Thiết bị VÀ có giá > 500 thì vùng điều kiện là A10:B11. Khi các điều kiện nằm trên cùng một dòng, Excel hiểu là AND (tất cả điều kiện phải đúng).

3. Mở Advanced Filter:

Trên thanh Ribbon, vào tab Data (Dữ liệu), sau đó chọn Advanced (Nâng cao) để mở cửa sổ lọc nâng cao.

• Action: Chọn ‘Filter the list’ và quyết định áp dụng trực tiếp trên bảng dữ liệu (in-place) hoặc sao chép kết quả sang vị trí khác (Copy to another location).
• List range: Bảng dữ liệu gốc (ví dụ:Sheet1!$A$1:$D$6).
• Criteria range: Vùng điều kiện (ví dụ: Sheet1!$A$10:$B$11).

Sau khi xác nhận đúng vùng dữ liệu và điều kiện, nhấn OK để Excel thực hiện lọc nâng cao.

Lọc theo điều kiện OR (HOẶC)

Khi muốn lọc dữ liệu thỏa ít nhất một trong nhiều tiêu chí, thiết lập vùng điều kiện đúng sẽ giúp bạn tận dụng tối đa tính năng Advanced Filter trong Excel.

1. Chọn vùng dữ liệu:

Chọn toàn bộ dữ liệu trong bảng, kể cả hàng tiêu đề, chẳng hạn từ ô A1 đến D6.

2. Tạo vùng điều kiện:

Để tạo điều kiện OR, bạn đặt mỗi điều kiện trên một dòng riêng biệt. Ví dụ yêu cầu lọc: Nhóm hàng = “Thiết bị” HOẶC Giá < 200 thì vùng điều kiện là A10:B12. Điều kiện nằm ở các hàng khác nhau, Excel hiểu là OR.

3. Mở Advanced Filter:

Trên thanh Ribbon, vào tab Data (Dữ liệu), sau đó chọn Advanced (Nâng cao) để mở cửa sổ lọc nâng cao.

• Action: Chọn Filter the list, in-place hoặc Copy to another location
• List range: Bảng dữ liệu gốc (ví dụ:$A$1:$D$6)
• Criteria range: Vùng điều kiện (ví dụ: $A$10:$B$12)

Sau khi xác nhận đúng vùng dữ liệu và điều kiện, nhấn OK để Excel thực hiện lọc nâng cao.

Lọc theo điều kiện hỗn hợp

Để xử lý những tình huống lọc dữ liệu phức tạp, việc kết hợp các điều kiện AND và OR giúp bạn khai thác Advanced Filter trong Excel một cách linh hoạt và hiệu quả.

1. Chọn vùng dữ liệu:

Chọn toàn bộ bảng dữ liệu, bao gồm cả tiêu đề, ví dụ: A1:D6.

2. Tạo vùng điều kiện:

Với điều kiện hỗn hợp, ta phải hiểu quy tắc: Các điều kiện trong cùng một dòng = AND. Các điều kiện ở dòng khác nhau = OR. Ví dụ yêu cầu lọc (Nhóm hàng = “Thiết bị” AND Giá > 300.000) OR (Tồn kho > 40)

3. Mở Advanced Filter:

Trên thanh Ribbon, vào tab Data (Dữ liệu), sau đó chọn Advanced (Nâng cao) để mở cửa sổ lọc nâng cao.

• Action: Chọn Filter the list, in-place hoặc Copy to another location
• List range: Bảng dữ liệu gốc (ví dụ:Sheet1!$A$1:$D$6)
• Criteria range: Vùng điều kiện (ví dụ: Sheet1!$A$10:$C$12)

Sau khi xác nhận đúng vùng dữ liệu và điều kiện, nhấn OK để Excel thực hiện lọc nâng cao.

Các lỗi thường gặp khi dùng Advanced Filter và cách khắc phục

Bạn có thể sử dụng hiệu quả Advanced Filter nếu tránh được những lỗi phổ biến dưới đây:

• Không lọc được dữ liệu: Kiểm tra và đảm bảo tiêu đề vùng điều kiện trùng khớp 100% với tiêu đề bảng dữ liệu.
• Kết quả lọc bị sai hoặc trống: Xem lại cú pháp điều kiện và loại dữ liệu (số, chuỗi, ngày) cho đúng chuẩn.
• Dữ liệu lọc chép ra ngoài bị thiếu: Chọn đúng một ô trống làm vùng “Copy to” và tránh trùng lên bảng gốc.
• Không thể dùng công thức: Đặt công thức tại dòng thứ hai của vùng điều kiện và để dòng tiêu đề riêng.
• Bảng dữ liệu bị gộp ô: Bỏ toàn bộ Merge Cells trong bảng trước khi chạy Advanced Filter.

Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về Advanced Filter Excel là gì và cách áp dụng đúng trong từng tình huống. Khi nắm vững công cụ Advanced Filter trong Excel, bạn sẽ xử lý dữ liệu nhanh hơn, chính xác hơn và làm việc chuyên nghiệp hơn trong mọi báo cáo.

Xem thêm bài viết tại chuyên mục: Tin học văn phòng