Cách dùng AutoFilter trong Excel chi tiết từ A–Z

Bạn gặp khó khăn khi quản lý và lọc dữ liệu trong Excel? AutoFilter chính là công cụ mạnh mẽ giúp bạn sắp xếp, phân loại thông tin chỉ với vài thao tác. Đừng lo lắng nếu bạn chưa biết cách sử dụng AutoFilter trong Excel hiệu quả, bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết từ A–Z.

AutoFilter là gì?

AutoFilter (bộ lọc tự động) là tính năng lọc dữ liệu tự động của Excel. Chức năng này sẽ hiển thị những hàng dữ liệu đáp ứng điều kiện mà người dùng đã thiết lập. Khi áp dụng AutoFilter Excel, các hàng không đáp ứng điều kiện sẽ được ẩn đi.

Bằng cách tạo các mũi tên thả xuống trên tiêu đề cột, AutoFilter cung cấp danh sách giá trị và tùy chọn. Nó giúp người dùng nhanh chóng chọn điều kiện để phân tích và sắp xếp dữ liệu, đặc biệt hữu ích trong các bảng tính lớn.

Cách bật AutoFilter trong Excel

Sau khi tìm hiểu AutoFilter là gì, bạn có thể bật tính năng này bằng cách:

• Cách 1 - Bật trên thanh công cụ: Trong Data > Sort & Filter, bạn nhấp vào biểu tượng Filter (hoặc Home → Sort & Filter → Filter). Lập tức, các mũi tên sẽ hiện ra tại các dòng đầu tiên của vùng dữ liệu.
• Cách 2 - Bật bằng phím tắt: Phím tắt để bật/tắt bộ lọc tự động là Ctrl + Shift + L. Bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím này một lần. Tính năng sẽ được áp dụng hoặc loại bỏ khỏi bảng tính.

Ngoài ra để xóa hoặc tắt AutoFilter, bạn có thể làm tương tự. Thao tác nhấp vào biểu tượng Filter trên thẻ Data hoặc nhấn Ctrl + Shift + L sẽ giúp loại bỏ mũi tên. Nếu bạn chỉ muốn xóa điều kiện đã áp dụng, hãy nhấp vào nút Clear ngay cạnh nút Filter. Thao tác này sẽ hiển thị các dữ liệu ban đầu.

Bạn muốn dùng AutoFilter trong Excel, nhưng liệu máy tính của bạn có đủ mạnh để xử lý các tệp dữ liệu lớn? Nâng cấp laptop Lenovo hiệu suất cao, giá tốt tại Cellphones. Mua ngay để làm việc không gián đoạn!

[Product_Listing categoryid="710" propertyid="" customlink="https://cellphones.com.vn/laptop/lenovo.html" title="Danh sách Laptop Lenovo đang được quan tâm nhiều tại CellphoneS"]

Cách sử dụng AutoFilter để lọc dữ liệu hiệu quả

Sau khi bật tính năng, bạn có thể dùng AutoFilter trong Excel để phân loại và sắp xếp các bảng. Phần dưới đây sẽ hướng dẫn bạn tận dụng bộ lọc tự động, giúp quá trình làm việc trên bảng tính trở nên nhanh gọn và chính xác.

Lọc dữ liệu theo giá trị cụ thể

Đây là cách sử dụng AutoFilter trong Excel cơ bản và được áp dụng thường xuyên nhất.

1. Xác định dữ liệu dùng AutoFilter:

• Chọn toàn bộ bảng.
• Chọn Data > Filter.

2. Mở hộp thoại AutoFilter:

• Chọn mũi tên thả xuống ở tiêu đề cột (cột Trạng Thái).

3. Sử dụng lọc dữ liệu theo giá trị cụ thể:

• Trong hộp thoại, bỏ chọn Select All.
• Chọn giá trị có sẵn để lọc (Ví dụ: Đang Làm, Đang thử việc, Nghỉ việc).
• Nhấn OK để hoàn thành.

4. Hoàn thành lọc theo giá trị cụ thể:

• Hiển thị kết quả lọc theo giá trị cụ thể.

Lọc theo điều kiện số

Yêu cầu các cột có định dạng Number (ví dụ: Doanh thu, Tổng điểm), AutoFilter cung cấp các tùy chọn phân loại theo điều kiện.

1. Mở hộp thoại AutoFilter:

• Chọn mũi tên thả xuống ở tiêu đề cột (cột Mức Lương).

2. Sử dụng lọc theo điều kiện số:

• Trong hộp thoại, di chuột đến Number Filters.
• Chọn điều kiện: Equals, Does Not Equal, Greater Than… Ví dụ: Between (Trong khoảng).

3. Nhập giá trị loc:

• Nhập giá trị vào hộp thoại Custom Auto-filter (Ví dụ: nhập từ 15.000.000 đến 20.000.000).
• Nhấn OK để hoàn thành.

4. Hoàn thành lọc theo điều kiện số:

• Hiển thị kết quả lọc theo điều kiện số.

Lọc theo màu sắc

Nếu bạn đã định dạng ô hoặc phông chữ bằng màu sắc, AutoFilter có thể phân loại theo màu đó.

1. Mở hộp thoại AutoFilter:

• Nhấp vào mũi tên trên cột có áp dụng màu sắc (Ví dụ: cột Trạng Thái).

2. Sử dụng lọc theo màu sắc:

• Chọn Filter by Colour.
•  Chọn màu tô (hoặc màu phông chữ).

3. Hoàn thành lọc theo màu sắc:

• Hiển thị kết quả lọc theo màu sắc.

Phân biệt AutoFilter và Advanced Filter trong Excel

Khi làm việc với dữ liệu phức tạp, bạn sẽ gặp hai công cụ chính: AutoFilter và Advanced Filter.

AutoFilter là công cụ lọc đơn giản, dễ sử dụng, phù hợp với nhu cầu phân loại nhanh và cơ bản.

• Ưu điểm: Dễ dùng, thiết lập nhanh.
• Nhược điểm: Giới hạn ở một số loại điều kiện (không thể dùng công thức), kết quả hiển thị tại chỗ (che giấu dữ liệu khác).
• Nên dùng khi nào?  Khi bạn cần lọc nhanh theo giá trị, theo điều kiện số cơ bản (>, <, =), hoặc theo màu. Công cụ này được ưu tiên cho các bảng dữ liệu đơn giản.

Advanced Filter (Bộ lọc Nâng cao) là công cụ mạnh mẽ hơn. Người dùng sẽ có nhiều công cụ để phân loại chuyên sâu dữ liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau để tìm kiếm thông tin chính xác và hiệu quả hơn. Các điều kiện này có thể sử dụng công thức hoặc điều kiện AND/OR.

• Ưu điểm: Hỗ trợ phân loại bằng công thức, cho phép tạo điều kiện AND/OR phức tạp, có thể trích xuất kết quả sang một vị trí khác.
• Nhược điểm: Thiết lập phức tạp hơn, yêu cầu tạo vùng điều kiện riêng biệt.
• Nên dùng khi nào? Khi bạn cần lọc bằng công thức (ví dụ: các hàng có giá trị lớn hơn trung bình), hoặc cần trích xuất kết quả ra một bảng riêng để phân tích.

Mẹo sử dụng AutoFilter hiệu quả

Để làm chủ AutoFilter Excel, hãy áp dụng các mẹo sau:

• Lọc nhiều cột cùng lúc: Người dùng được quyền sử dụng bộ lọc cho nhiều cột cùng lúc. Các điều kiện này sẽ kết hợp với nhau theo logic AND. Ví dụ: “Khu vực = Miền Nam” và “Doanh số > 1.000.000”.
• Lọc theo Ngày/Giờ: Khi lọc cột ngày tháng, AutoFilter cung cấp các tùy chọn thông minh. Ví dụ: This Week, Last Month, hoặc Next Year. Hãy tận dụng các tùy chọn này.

• Sử dụng Wildcard Characters: Bạn có thể dùng các ký tự đại diện khi lọc theo văn bản. Dùng dấu * khi nhập “*VN” sẽ tìm các chuỗi kết thúc là “VN” và dấu ? khi nhập “S?m” khớp với Sâm, Som, Sứm.
• Sắp xếp kèm lọc: AutoFilter đi kèm tùy chọn sắp xếp Sort. Bạn có thể vừa lọc vừa sắp xếp (tăng dần/giảm dần) ngay trong cùng một menu thả xuống.

Lỗi thường gặp khi dùng AutoFilter và cách khắc phục

Mặc dù cách dùng AutoFilter trong Excel khá đơn giản, nhưng đôi khi người dùng vẫn gặp phải một số lỗi cơ bản.

• Không áp dụng cho toàn bộ dữ liệu: Thường xảy ra do có các hàng hoặc cột trống ngăn cách vùng dữ liệu (ví dụ: dòng trống giữa bảng). Để khắc phục, chọn toàn bộ vùng dữ liệu trước khi bật AutoFilter bằng cách nhấn Ctrl + A hoặc chọn thủ công bằng chuột.
• Bị biến mất khi cuộn: Thường xảy ra do bạn chưa khóa tiêu đề cột. Để khắc phục, bật Freeze Panes (Khóa Khung) cho hàng tiêu đề (thẻ View > Freeze Panes > Freeze Top Row) để tiêu đề luôn hiển thị khi bạn cuộn xuống.

• Sai định dạng số: Thường xảy ra do dữ liệu trong cột được định dạng là Text. Để khắc phục bạn chuyển đổi định dạng dữ liệu sang Number (Số). Bạn có thể sử dụng tính năng Text to Columns (Data > Text to Columns) hoặc nhân/cộng với 1 để ép Excel nhận diện là số.

AutoFilter Excel là công cụ đơn giản nhưng cực kỳ hữu ích, giúp bạn lọc và phân tích dữ liệu nhanh chóng. Hiểu rõ cách sử dụng bộ lọc tự động sẽ giúp bạn làm việc chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian và giảm sai sót đáng kể. Hãy bật AutoFilter ngay để thúc đẩy năng suất công việc. Cùng theo dõi Sforum để cập nhật thêm nhiều kiến thức và thủ thuật Excel khác!

Xem thêm các bài viết trong chuyên mục: Tin học văn phòng/ Thủ thuật Excel