Hướng dẫn cách sắp xếp tên theo ABC trong Word chi tiết

Trong quá trình sử dụng Word, sẽ có những trường hợp bạn cần sắp xếp tên theo thứ tự từ A đến Z hoặc ngược lại. Vậy hướng dẫn cách sắp xếp tên theo ABC trong Word như thế nào để có thể sắp xếp tên theo thứ tự chữ cái trong văn bản Word đơn giản, nhanh chóng nhất? Hãy cùng Sforum tìm hiểu ngay mẹo tin học văn phòng này ngay bài viết dưới đây nhé!

Lợi ích khi sắp xếp tên theo thứ tự ABC

Cách sắp xếp tên theo ABC trong Word mang lại cho bạn nhiều lợi ích trong việc trình bày danh sách thứ tự, văn bản, bảng báo cáo, phân tích dữ liệu,… Cụ thể như sau:

• Tổ chức thông tin: Sắp xếp theo thứ tự ABC giúp tổ chức dữ liệu một cách logic và có trật tự. Từ đó, giúp việc tìm kiếm và tham khảo thông tin dễ dàng hơn.
• Tiết kiệm thời gian: Khi danh sách được sắp xếp một cách có hệ thống, việc tìm kiếm thông tin trở nên nhanh chóng và hiệu quả. Giúp tiết kiệm thời gian, đặc biệt trong các tài liệu dài.
• Hỗ trợ phân tích dữ liệu: Trong một số trường hợp, sắp xếp tên theo thứ tự chữ cái ABC trong văn bản Word có thể hỗ trợ quá trình phân tích dữ liệu. Từ đó, người dùng có thể dễ dàng nhận biết xu hướng dữ liệu.

Cùng Sforum tham khảo qua bài viết về cách giãn dòng trong Word đơn giản và nhanh chóng giúp cải thiện đáng kể độ đọc và tính chuyên nghiệp của văn bản bạn nhé.

Nếu bạn muốn cài đặt và sử dụng Word hay các công cụ khác của Microsoft Office chính hãng, hãy tham khảo các sản phẩm Phần mềm Microsoft đang được quan tâm nhiều tại CellphoneS nhé:

[Product_Listing categoryid='1149' propertyid=' customlink='https://cellphones.com.vn/phu-kien/may-tinh-laptop/phan-mem/microsoft.html' title='Danh sách phần mềm Microsoft giá tốt tại CellphoneS']

Hướng dẫn cách sắp xếp tên theo ABC trong Word

Nếu bạn có một bảng dữ liệu gồm nhiều tên khác nhau và cần sắp xếp lại theo thứ tự từ A đến Z thì có thể làm theo các bước sau đây nhé:

Bước 1: Đầu tiên, bạn mở file Word chứa dữ liệu cần sắp xếp. Sau đó bôi đen cột chứa “Tên”. Chú ý phải bôi cả ô “Tên” ở hàng đầu tiên.

Bước 2: Sau khi bôi đen xong, bạn click chọn tab “Layout” trong Word. Tiếp theo chọn tính năng “Sort” (ở góc phải màn hình) để mở hộp thoại.

Bước 3: Trong hộp thoại Sort, bạn chọn “Tên” ở ô “Sort by” (sắp xếp thứ tự theo Tên) và chọn “Ascending” (sắp xếp theo thứ tự tăng dần từ A đến Z). Cuối cùng, bạn tích chọn vào ô “Header Row”. Như vậy Word sẽ biết bảng của bạn có hàng đầu tiên là hàng tiêu đề. Theo đó, Word sẽ không sắp xếp hàng này.

Bước 4: Nhấn OK để lưu. Như vậy bạn đã hoàn thành hướng dẫn cách sắp xếp tên theo ABC trong Word và sẽ được kết quả các tên theo thứ tự như trên màn hình.

Cùng Sforum tham khảo thêm cách tạo Header và Footer trong Word giúp tạo ra sự nhất quán trong cách trình bày, tăng cường tính thẩm mỹ và chuyên nghiệp cho tài liệu bạn nhé.

Cách sắp xếp tên trùng nhau theo thứ tự ABC trong Word

Trong một số trường hợp, bảng tên của bạn sẽ có những tên trùng nhau. Vậy nên bạn không thể thực hiện sắp xếp theo tên được như cách ở trên. Khi đó, bạn cần dùng thêm cột “Họ” để có thêm dữ liệu sắp xếp. Các bước cụ thể:

Bước 1: Ở bước đầu tiên, bạn cũng mở file dữ liệu cần sắp xếp. Sau đó, bôi đen cả cột Họ và Tên trong bảng dữ liệu. Nhấn tab “Layout” và chọn “Sort” trong Word.

Bước 2: Hộp thoại Sort mở ra, bạn tiến hành cách sắp xếp tên theo ABC trong Word như sau:

• Ở ô “Sort by”, chọn “TÊN”.
• Ở ô “Then by”, chọn “HỌ”.
• Ở cả hai mục “HỌ” và “TÊN' đều chọn “Ascending” nếu muốn sắp xếp theo thứ tự A đến Z. Ngược lại chọn “Descending” nếu muốn sắp xếp theo thứ tự từ Z đến A.
• Tích chọn “Header Row” để giữ lại hàng tiêu đề và không sắp xếp hàng này.

Bước 3: Nhấn OK để lưu các thay đổi ở bước 2 là hoàn thành.

Bạn đọc có thể xem qua bài viết về cách tìm và thay thế từ trong Word từ cơ bản đến nâng cao chỉ với một vài thao tác đơn giản là bạn đã có thể dễ dàng chỉnh sửa và hoàn thiện hơn cho văn bản của mình hơn nhé.

Cách sắp xếp tên theo ABC trong bảng có số thứ tự

Nếu bảng dữ liệu của bạn có thêm cột Số thứ tự (STT), bạn có thể tiến hành cách bước sau đây để sắp xếp tên theo thứ tự chữ cái trong văn bản Word mà không làm ảnh hưởng đến cột STT:

Bước 1: Bước đầu tiên của hướng dẫn cách sắp xếp tên theo ABC trong Word này, bạn cũng truy cập vào tệp văn bản và bôi đen cột STT trong bảng dữ liệu cần sắp xếp. Chọn “Layout” chọn “Sort”.

Bước 2: Trong hộp thoại “Sort” mở ra, bạn tiến hành thiết lập như trên hình sau đây:

• Ở ô “Sort by”, chọn “STT”.
• Tích chọn “Header row” để không sắp xếp hàng tiêu đề trong bảng dữ liệu.
• Chọn vào “Options” tích chọn “Sort Column Only” và nhấn OK.

Bước 3: Nhấn OK lần nữa để lưu tất cả thiết lập đã thay đổi. Kiểm tra bảng kết quả như trên hình sau đây:

Như vậy, trên đây là hướng dẫn cách sắp xếp tên theo ABC trong Word chi tiết nhất, giúp bạn dễ dàng sắp xếp văn bản của mình theo thứ tự chữ cái tên theo thứ tự chữ cái. Cùng với đó là một số mẹo hay ho để áp dụng trong nhiều trường hợp khác nhau. Đừng quên để lại bình luận bên dưới hoặc chia sẻ thêm một số thủ thuật Word hay khác mà bạn biết nhé!

• Xem thêm bài viết:Thủ thuật Word