Cách chèn kí tự đặc biệt trong Excel đơn giản, nhanh chóng

Sử dụng các kí tự đặc biệt trong Excel giúp bảng tính trông dễ nhìn, chuyên nghiệp, thể hiện được rõ nội dung. Ở nội dung phía dưới của Sforum, bạn hãy xem các cách chèn ký tự trong Excel nhanh và hiệu quả. Xem ngay để giúp bạn có thể tối ưu bảng tính Excel một cách dễ dàng hơn.

Kí tự đặc biệt trong Excel là gì?

Ký tự đặc biệt (Symbols) trong Excel là những ký hiệu không hiển thị sẵn trên bàn phím như: Dấu check (✓), mũi tên (→), ký hiệu toán học (≤, ≥),... Những ký tự này giúp bảng tính trở nên sinh động, dễ nhìn và chuyên nghiệp hơn khi người dùng cần trình bày dữ liệu.

Những ký tự đặc biệt trong Excel là lựa chọn thích hợp khi bạn muốn biểu đạt các câu từ, thuộc tính, khái niệm theo hướng sinh động, ngộ nghĩnh hơn. Nó sẽ góp phần làm cho trang tính được dễ hiểu, cho thấy bạn là người tỉ mỉ trong việc tạo nội dung.

Ví dụ:

• ✓: Dấu tick đánh dấu hoàn thành
• →: Mũi tên chỉ hướng
• ©: Biểu tượng bản quyền
• ½: Ký hiệu phân số

Phân loại nhóm ký tự thường gặp trong Excel

Với bảng kí tự đặc biệt trong Excel, các ký tự có thể chia thành những nhóm chính điển hình như sau:

• Ký hiệu toán học: ±, ÷, ×, ≤, ≥, ≈,...
• Ký hiệu tiền tệ: $, €, £, ¥,...
• Ký hiệu mũi tên: →, ←, ↑, ↓,...
• Ký hiệu chữ Hy Lạp: α, β, γ, Ω,...
• Ký hiệu văn bản: ©, ®, ™, §,...
• Ký hiệu cảm xúc hoặc biểu tượng trang trí: ☺, ♥, ★, ✿,...

Chi tiết cách chèn kí tự đặc biệt trong Excel

Bên dưới đây là tổng hợp các cách thêm ký tự trong Excel dễ dàng được nhiều người dùng chọn sử dụng. Bạn hãy xem rồi thực hiện theo để giúp trang tính của bạn trông chuyên nghiệp và dễ hiểu hơn nhé.

Chèn bằng bảng Symbol có sẵn

Cách chèn kí tự trong Excel bằng bảng Symbol có sẵn thông qua những bước sau đây:

1.Chọn ô:

• Bạn mở Excel > Chọn ô cần chèn kí tự đặc biệt trong Excel.

2.Vào Symbol:

• Bạn chọn Insert > Nhấn vào Symbol > Chọn tiếp vào More Symbols.

3.Chọn ký tự:

• Chọn Font như Wingdings, Symbol để xem nhiều loại ký hiệu khác nhau.
• Tìm và chọn ký tự đặc biệt.
• Bạn nhấn Insert > Chọn Close để hoàn tất.

Thao tác trên laptop giúp bạn chèn được ký tự đặc biệt được nhanh hơn. Nếu bạn cần mua Laptop thì hãy ghé ngay CellphoneS hoặc xem qua gợi ý danh mục laptop phía dưới nhé:

[Product_Listing categoryid="380" propertyid="" customlink="https://cellphones.com.vn/laptop.html" title="Danh sách Laptop đang được quan tâm nhiều tại CellphoneS"]

Chèn bằng phím tắt Alt + Code

Excel cho phép bạn chèn ký tự nhanh chóng bằng tổ hợp phím Alt + Code, các bước như sau:

1.Bật Num Lock:

• Bạn Num Lock trên bàn phím > Chọn ô cần thêm ký tự đặc biệt.

2.Nhấn Alt + Code:

• Bạn nhấn giữ Alt rồi nhập mã ký tự bằng bàn phím số (ví dụ Alt + 60 để hiện ký tự <)

3.Thả phím Alt:

• Bạn thả phím Alt > Ký tự cần chèn sẽ xuất hiện.

Lưu ý: Bạn có thể tra danh sách mã Alt Code bằng cách tìm “Alt code symbols list” trên trình duyệt web.

Dùng phần mềm Character Map trên Windows

Character Map trên Windows là công cụ hỗ trợ chèn kí tự đặc biệt trong Excel siêu hữu ích. Phần mềm giúp bạn xem và chèn các ký tự có sẵn trên hệ thống theo các bước như sau:

1.Vào Character Map:

• Mở tìm kiếm trong Windows, bạn gõ Character Map > Chọn Open để mở ứng dụng lên.

2.Chọn ký tự:

• Bạn chọn font chữ phù hợp.
• Tìm và chọn vào ký tự bạn muốn sử dụng.
• Bạn nhấn Select > Copy.

3.Dán ký tự:

• Bạn nhấn Ctrl + V để hoàn thành.

Dùng hàm CHAR và UNICHAR

Excel còn có thêm cách chèn ký tự trong Excel thông qua hàm CHAR và UNICHAR. Đây là lựa chọn hữu ích nếu bạn muốn tạo ký tự bằng công thức, đặc biệt hữu ích khi làm việc với bảng tự động hoặc cần hiển thị ký hiệu theo điều kiện.

Hàm CHAR (dùng để trả về ký tự tương ứng với mã ASCII (0-255)

Cú pháp hàm: =CHAR(code), trong đó code là mã số.

Ví dụ cách thêm ký tự đặc biệt trong Excel bằng hàm CHAR:

1.Chọn ô:

• Bạn chọn vào nơi cần chèn ký tự.

2.Nhập công thức:

• Nếu muốn chèn biểu tượng ° (độ), bạn nhập công thức là =CHAR(176)

3.Hiện kết quả:

• Nhấn Enter > Biểu tượng sẽ được chèn.

Hàm UNICHAR (trả về ký tự Unicode, nhiều biểu tượng hơn như icon, emoji, ký tự ngôn ngữ đặc biệt).

Cú pháp hàm: =UNICHAR(code), trong đó code là mã số

Ví dụ cách chèn như sau:

1.Chọn ô:

• Bạn click chọn ô cần thêm ký tự.

2.Nhập công thức:

• Ví dụ cần chèn dấu tick (✓), bạn nhập là =UNICHAR(10003)

3.Hiện kết quả:

• Bạn nhấn Enter để xem ký tự được chèn.

Lưu ý: Với cách này, bạn phải tra cứu bảng mã Unicode chính xác cho từng ký tự.

Gõ nhanh bằng AutoCorrect

Bạn có thể gõ nhanh kí tự đặc biệt trong Excel bằng AutoCorrect như các bước sau đây:

1.Chọn File:

• Bạn vào Excel > Click tiếp vào mục File ở phía trên.

2.Chọn Options:

• Bạn tìm và nhấn tiếp vào mục Options.

3.Chọn Proofing:

• Bạn click chọn Proofing > Nhấn tiếp mục AutoCorrect Options.

4.Điều chỉnh ký tự:

• Ví dụ nếu muốn dùng ký tự ✔ > Ở mục Replace, bạn gõ CMARK/Checkmark/,... > Ở mục With, bạn nhập dấu ✔ > Chọn Add > Nhấn OK là xong.

Lỗi thường gặp khi thêm ký tự trong Excel

Khi thực hiện các cách thêm ký tự trong Excel, bạn có thể gặp các lỗi như:

• Ký tự hiện sai hoặc biến thành ô vuông: Có thể vì phông chữ đang dùng không hỗ trợ ký tự đặc biệt đó. Bạn hãy thử nhấn vào ô chứa ký tự > Home > Font > Đổi sang các font phù hợp.
• Không chèn được ký tự bằng Alt + Code: Lý do có thể vì Num Lock chưa bật hoặc bạn nhập mã bằng hàng số phía trên bàn phím mà không nhập bằng phím số bên phải. Ngoài ra, một số laptop không có bàn phím số vật lý nên tổ hợp Alt Code không hoạt động. Lúc này, bạn cần kiểm tra và bật Num Lock, khi nhập thì dùng bàn phím số ở bên phải (nếu có).
• Ký tự bị mất hoặc biến dạng khi mở file trên máy khác: Vì máy tính khác không có phông chữ tương ứng với ký tự bạn đã dùng. Excel sẽ tự động thay bằng font mặc định nên dẫn đến lỗi hiển thị. Nên trước khi chia sẻ file, nên dùng các font phổ biến như Arial Unicode MS, Segoe UI Symbol,... Hoặc bạn chuyển file Excel sang PDF.

Trên đây là những cách chèn kí tự đặc biệt trong Excel siêu nhanh và siêu tiện mà bạn có thể áp dụng tùy nhu cầu của mình. Việc sử dụng ký tự đúng cách không chỉ giúp bảng tính trở nên trực quan, chuyên nghiệp mà còn giúp giảm thời gian trong xử lý dữ liệu. Hãy thử áp dụng từng phương pháp và chọn ra cách phù hợp nhất cho mục đích của bạn nhé.

Xem thêm bài viết tại chuyên mục: Tin học văn phòng