Cách sắp xếp tên theo ABC trong Excel cực hiệu quả

Việc sắp xếp tên theo thứ tự bảng chữ cái giúp cho file Excel của bạn không chỉ có định dạng đẹp hơn mà còn dễ dàng trong việc quản lý dữ liệu.

Bài viết sau đây, Sforum sẽ chia sẻ cho bạn cách sắp xếp tên theo ABC trong Excel trên máy tính một cách chi tiết nhất. Cùng xem ngay hướng dẫn chi tiết dưới đây nhé!

Xem thêm: Hàm LOWER trong Excel là gì? Cách sử dụng hàm LOWER

Lợi ích của việc sắp xếp tên trong Excel theo ABC

Việc sắp xếp trong Excel theo tên thứ tự ABC sẽ mang lại cho bạn những lợi ích như sau:

• Dễ dàng xử lý thông tin, bảng số liệu trong Excel.
• Giúp người đọc dễ dàng theo dõi được thông tin của bảng.
• Khi sắp xếp tên theo thứ tự ABC trong bảng Excel sẽ khiến quy trình làm việc của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn.

Excel có phân biệt chữ hoa và chữ thường khi sắp xếp không?

Excel không quan tâm bạn viết chữ hoa hay chữ thường khi sắp xếp dữ liệu. Tất cả đều được xử lý dựa trên thứ tự trong bảng mã ASCII, vì vậy dù tên được viết dưới dạng "Nguyen Van A" hay "nguyen van a", kết quả sắp xếp vẫn giữ nguyên. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian chỉnh sửa dữ liệu khi làm việc với danh sách hỗn hợp giữa chữ hoa và chữ thường. Tuy nhiên, nếu bạn cần sắp xếp có phân biệt chữ hoa và chữ thường vì lý do đặc biệt, bạn phải dùng thêm các công cụ hoặc hàm tùy chỉnh để xử lý.

Cách sắp xếp tên theo ABC khi Họ, Tên thành hai cột riêng

Hướng dẫn nhanh

Bôi đen cột cần sắp xếp theo ABC Vào 'Data', chọn 'Sort' Tại mục 'Sort by', chọn 'Tên', đồng thời tại mục 'Order', chọn 'A to Z' nhấn 'OK'.

Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Đầu tiên, bạn tô cột Tên như hình dưới đây. Sau đó, vào thẻ 'Data' và chọn 'Sort'.

Bước 2: Tại mục Sort by, bạn chọn 'Tên' và tại mục Order, chọn 'A to Z' để sắp xếp tên theo thứ tự ABC. Sau đó, nhấn 'OK'.

Bước 3: Sau khi bạn sắp xếp xong thì bảng Excel sẽ như hình dưới đây.

Cách sắp xếp tên theo ABC khi Họ, Tên nằm chungmột cột

Khi Họ, Tên nằm chung một cột, thì khi sử dụng chức năng Sort by 'A to Z'thì kết quả trả về sẽ sắp xếp thứ tự ABC theo Họ chứ không theo Tên. Vì vậy, khi Họ và Tên nằm chung một cột, trước tiên bạn cần tách Tên thành một cột riêng. Sau đó, mới tiến hành sắp xếp theo thứ tự ABC.

Hướng dẫn nhanh

Đầu tiên để thêm cột Tên: Thêm 1 cột bằng cánh tô cột bên phải, nhấn chuột phải, chọn 'Insert' Đặt tên cột mới tạo là 'Tên', sao chép dữ liệu cột Họ sang cột Tên Nhấn tổ hợp phím 'Ctrl + H' để mở Find and Replace Chọn thẻ Replace, điền '*'vào Find what và nhấn 'Replace All' Chọn 'OK'

Tiếp theo để tách riêng Họ và Chữ Lót: Bôi đen chọn cột Tên, chọn 'Insert' để thêm một cột mới (Đặt tên là Cột Họ) Sử dụng hàm excel thông dụng: =LEFT(B2,LEN(B2)-LEN(D2)) để tách thành cột chứa họ và chữ lót Nhấn đúp hai lần vào dấu + ở cuối ô bên phải để fill dữ liệu cột Họ Tiếp tục sắp xếp dữ liệu tên ABC theo cột Tên bằngchức năng Sort by 'A to Z' như bên trên.

Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Khi cột Họ và Tên cùng một cột, việc đầu tiên bạn cần làm chính là tách thành hai cột riêng biệt. Bạn tô cột bên phải, sau đó nhấn chuột phải và chọn 'Insert.

Bước 2: Bạn đặt cột mới vừa tạo là cột Tên và sao chép cột Họ sang cột Tên như hình dưới đây.

Bước 3: Tiếp theo, nhấn 'Ctrl + H' để mở hộp thoại Find and Replace. Bạn mở thẻ Replace, điền '* ' vào mục Find what và nhấn 'Replace All'.

Bước 4: Sau đó, click 'OK' để tiếp tục.

Bước 5: Cột Tên sẽ được tách riêng chỉ chứa tên. Bạn tô cột Tên, nhấn chuột phải và chọn 'Insert' để thêm một cột mới.

Bước 6: Cột mới vừa tạo bạn đặt là cột Họ. Bạn sử dụng công thức: =LEFT(B2,LEN(B2)-LEN(D2)) để tách thành cột chứa họ và chữ lót.

Trong đó:

• B2 là cột chứa họ và tên.
• D2 là cột chứa tên (bạn vừa thực hiện ở bước 3 và bước 4).

Bước 7: Kết quả ở cột Họ vừa tạo sẽ chứa họ và chữ lót như hình sau. Bạn để chuột vào cuối ô sẽ xuất hiện dấu cộng màu đen, nhấn đúp hai lần để fill cột Họ.

Bước 8: Bạn cần ẩn cột Họ và Tên ban đầu để bảng dữ liệu gọn gàng hơn. Bạn không nên xóa cột này vì phép tính bạn vừa làm ở bước 6 sẽ bị thay đổi.

Bước 9: Sau khi tách thành hai cột riêng biệt, bạn tô cột Tên, vào thẻ 'Data' và chọn 'Sort' để sắp xếp tên theo ABC trong Excel.

Bước 10: Tiếp theo, chọn 'Tên' tại mục Sort by và chọn 'A to Z' tại mục Order, sau đó nhấn 'OK' như hình dưới đây.

Bước 11: Kết quả của cách sắp xếp tên theo ABC trong Excel khi cột Họ và Tên thành một cột như hình sau.

Tại sao danh sách không sắp xếp đúng thứ tự?

Khi danh sách không được sắp xếp như mong muốn, có thể vấn đề nằm ở cách dữ liệu được nhập hoặc định dạng. Một trong những nguyên nhân thường gặp là lỗi dữ liệu excel có khoảng trắng không mong muốn ở đầu hoặc cuối. Những khoảng trắng này, dù khó nhận ra bằng mắt thường, lại khiến Excel xử lý chúng khác biệt, dẫn đến việc thứ tự sắp xếp bị lệch. Để khắc phục, bạn có thể sử dụng hàm TRIM loại bỏ khoảng trắng dư thừa, giúp danh sách trở nên đồng nhất và dễ dàng hơn trong việc sắp xếp.

Một vấn đề khác là cột dữ liệu có thể chứa các giá trị không ở định dạng văn bản. Ví dụ, một số ô có thể được nhập là số hoặc ngày tháng, trong khi các ô khác là văn bản. Excel xử lý mỗi loại định dạng theo một cách riêng, khiến cho kết quả không theo đúng mong đợi. Để đảm bảo tính chính xác, bạn cần chuyển toàn bộ dữ liệu về định dạng văn bản trước khi thực hiện sắp xếp.

Bài viết trên đây Sforum đã hướng dẫn cho bạn cách sắp xếp tên theo ABC trong Excel cực đơn giản. Hy vọng những chia sẻ này sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình sử dụng Excel. Chúc bạn thành công.

• Xem thêm: Thủ thuật laptop.

[Product_Listing categoryid="878" propertyid="" customlink="https://cellphones.com.vn/laptop.html" title="Danh sách Laptop đang được quan tâm nhiều tại CellphoneS"]