Biểu đồ xương cá là gì? Tìm hiểu cấu trúc và cách ứng dụng

Trong quá trình phân tích và giải quyết vấn đề, biểu đồ xương cá được xem là công cụ xác định nguyên nhân nhanh chóng và hiệu quả. Để hiểu rõ hơn về công dụng của sơ đồ xương cá Ishikawa, bạn hãy xem hết bài viết sau nhé!

Biểu đồ xương cá là gì?

Biểu đồ xương cá là công cụ giúp phân tích vấn đề một cách rõ ràng, có hệ thống. Hình dạng của nó giống bộ xương cá, trong đó phần “đầu cá” thể hiện vấn đề cần xem xét. Còn các “xương nhánh” là những yếu tố, nguyên nhân dẫn tới vấn đề đó.

Biểu đồ này được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực như quản lý, sản xuất và cải tiến quy trình. Nhờ việc phân tích các yếu tố trên biểu đồ, mọi người có thể nhìn nhận nguyên nhân cốt lõi của vấn đề, từ đó trao đổi và đưa ra hướng giải quyết phù hợp.

Để có thể sáng tạo ra nhiều sơ đồ xương cá, bạn cần trang bị máy tính có hiệu năng làm việc ổn định. Xem ngay các mẫu laptop HP chính hãng, có ưu đãi lớn dưới đây:

[Product_Listing categoryid="156" propertyid="" customlink="https://cellphones.com.vn/laptop/hp.html" title="Danh sách Laptop HP đang được quan tâm nhiều tại CellphoneS"]

Cấu trúc của biểu đồ xương cá

Sơ đồ xương cá Ishikawa có cấu trúc rõ ràng, thuận tiện cho người xem dễ theo dõi. Bao gồm các phần: đầu cá, xương sống chính, các xương nhánh và các nhánh con (nếu có).

• Đầu cá: Là phần thể hiện vấn đề cần xem xét và phân tích. Tất cả các nguyên nhân trong biểu đồ đều hướng về “đầu cá”.
• Xương sống chính: Là đường trục trung tâm nối đến đầu cá, thể hiện mối quan hệ giữa vấn đề và các nhóm nguyên nhân chính.
• Các xương nhánh: Là những nhánh lớn tỏa ra từ xương sống chính, đại diện cho các nhóm nguyên nhân chính.
• Các nhánh con (nếu có): Mỗi nhánh chính có thể chia nhỏ thành các nguyên nhân cụ thể hơn, giúp người phân tích xác định nguyên nhân gốc rễ một cách chi tiết.

2 loại biểu đồ xương cá được dùng phổ biến nhất

Có hai kiểu sơ đồ Ishikawa xương cá phổ biến, đó là biểu đồ đơn giản và 6M. Mỗi loại lại có đặc điểm và phạm vi ứng dụng như sau.

Sơ đồ xương cá đơn giản

Đây là kiểu biểu đồ nhân quả cơ bản, được dùng khi vấn đề cần phân tích không quá phức tạp, chỉ có một vài nhóm nguyên nhân.

Cấu trúc bao gồm: Phần “đầu cá” mô tả vấn đề trung tâm và các “nhánh xương” thể hiện những nguyên nhân có liên quan.

Sơ đồ xương cá đơn giản giúp người dùng nhanh chóng nhận diện các nguyên nhân - kết quả ảnh hưởng. Chúng thường được dùng trong các buổi họp phân tích sự cố nhỏ.

Sơ đồ xương cá 6M

Đây là kiểu biểu đồ xương cá mở rộng, được sử dụng tương đối phổ biến, đặc biệt trong các doanh nghiệp. Tên gọi “6M” xuất phát từ sáu nhóm nguyên nhân chính gồm:

• Man (Con người)
• Machine (Máy móc)
• Method (Phương pháp)
• Material (Nguyên vật liệu)
• Measurement (Đo lường)
• Environment (Môi trường)

Cách phân chia này giúp quá trình phân tích trở nên có hệ thống và toàn diện hơn. Từ đó nhóm làm việc có thể xác định nguyên nhân gốc rễ để đưa ra hướng khắc phục thích hợp, hiệu quả.

Mục đích khi sử dụng biểu đồ xương cá

Để khai thác tối đa giá trị của biểu đồ hình xương cá trong phân tích và cải tiến quy trình, việc nắm rõ mục đích sử dụng là rất quan trọng. Sơ đồ nhân quả này được sử dụng phổ biến với các mục đích như sau:

• Tìm ra nguyên nhân thật sự dẫn tới vấn đề thay vì chỉ nhìn vào biểu hiện bên ngoài.
• Hệ thống hóa thông tin giúp người dùng nhìn nhận, đánh giá cụ thể nguyên nhân – kết quả dẫn tới.
• Đưa ra cái nhìn tổng thể, giúp phát hiện và ngăn chặn các nhân tố tiềm ẩn dẫn tới kết quả không mong muốn.
• Hỗ trợ người dùng ra quyết định phù hợp và nhanh chóng hơn trong việc đề xuất giải pháp.
• Tăng hiệu quả cải tiến quy trình bằng cách xác định đúng chỗ cần thay đổi hoặc khắc phục.

Hướng dẫn triển khai vẽ biểu đồ xương cá trong thực tế

Biểu đồ xương cá là gì, cách xây dựng như thế nào? Nếu bạn còn loay hoay không biết triển khai ra sao, hãy tham khảo hướng dẫn cụ thể dưới đây để xây dựng biểu đồ này nhé.

Xác định vấn đề chính

Đầu tiên, hãy xác định rõ ràng vấn đề trung tâm mà bạn muốn phân tích — đây sẽ là “đầu cá” trong biểu đồ. Vấn đề nên được diễn đạt ngắn gọn, cụ thể và dễ hiểu.

Ví dụ: “Tỷ lệ sản phẩm lỗi tăng cao” hoặc “Khách hàng khiếu nại nhiều”.

Xác định yếu tố gây ảnh hưởng

Tiếp theo, bạn cần xác định các tác nhân chính có thể tác động, ảnh hưởng đến vấn đề. Theo mô hình 6M, các yếu tố gây ảnh hưởng thường là: Máy móc, Nguyên vật liệu, Con người, Phương pháp, Đo lường và Môi trường. Ngoài ra, cũng có một số yếu tố khác như Thị trường, Tài chính,…

Ví dụ: Do máy móc thường xuyên hỏng hóc, phương pháp sản xuất lỗi thời, người lao động tay nghề kém hay do nguyên vật liệu đầu vào kém chất lượng,...

Xác định nguyên nhân chính

Từ mỗi nhóm yếu tố, hãy liệt kê các nguyên nhân cụ thể có thể gây ra vấn đề - đây là phần “xương nhánh” của biểu đồ xương cá. Nên thực hiện bước này thông qua thảo luận nhóm để thu thập đầy đủ góc nhìn và hạn chế bỏ sót nguyên nhân quan trọng.

Phân tích và hoạch định hướng giải quyết

Sau khi hoàn thành biểu đồ, tiến hành phân tích mối liên hệ giữa các nguyên nhân để tìm ra đâu là nguyên nhân gốc rễ. Từ đó, nhóm có thể đề xuất giải pháp khắc phục phù hợp, lập kế hoạch hành động cụ thể và theo dõi kết quả sau khi triển khai.

Ứng dụng của biểu đồ xương cá trong các lĩnh vực

Biểu đồ xương cá không chỉ hữu ích trong phân tích chất lượng mà còn mang lại hiệu quả ở nhiều lĩnh vực. Cụ thể:

• Trong sản xuất và quản lý chất lượng: Xác định nguyên nhân gây ảnh hưởng lên chất lượng sản phẩm hoặc sự cố trong dây chuyền sản xuất. Từ đó hỗ trợ cải thiện công tác làm việc, giảm thấp sai sót, cũng như tránh lãng phí.
• Trong kinh doanh và dịch vụ: Xác định lý do khiến doanh số sụt giảm, khách hàng phàn nàn hoặc dịch vụ kém hiệu quả. Giúp doanh nghiệp đưa ra giải pháp nâng cao các trải nghiệm của mỗi khách hàng.
• Trong giáo dục: Hỗ trợ giáo viên và học sinh phân tích nguyên nhân ảnh hưởng tới kết quả học tập chưa tốt. Ngoài ra, sơ đồ xương cá còn tăng khả năng tư duy phân tích, lập luận logic cho người học.
• Trong quản lý dự án: Dùng để xác định nguyên nhân khiến dự án bị chậm tiến độ, vượt chi phí hoặc không đạt mục tiêu. Hỗ trợ nhóm trưởng cũng như thành viên đánh giá rủi ro để đưa ra các biện pháp giải quyết thích hợp.

Ưu điểm và hạn chế của biểu đồ xương cá

Biểu đồ xương cá được biết tới là công cụ phân tích, đánh giá nguyên nhân – kết quả hữu ích. Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích rõ rệt, công cụ này vẫn còn một vài điểm hạn chế khi áp dụng.

Ưu điểm

• Dễ hiểu, dễ sử dụng: Biểu đồ có cấu trúc trực quan, giúp người dùng ở mọi cấp độ đều có thể tham gia phân tích.
• Hỗ trợ tư duy logic: Giúp sắp xếp các nguyên nhân theo hệ thống, từ đó tìm ra được đâu là nguyên nhân cốt lõi của vấn đề.
• Khuyến khích làm việc nhóm: Thích hợp cho hoạt động brainstorming – hoạt động động não, giúp tập hợp nhiều góc nhìn và ý tưởng khác nhau.
• Tăng hiệu quả khi ra quyết định: Cung cấp cái nhìn tổng thể, giúp nhóm lựa chọn hướng giải quyết phù hợp nhất.
• Ứng dụng linh hoạt: Có thể áp dụng trong nhiều lĩnh vực như sản xuất, giáo dục, y tế, kinh doanh hay dịch vụ.

Hạn chế

• Phụ thuộc vào mức độ hiểu biết của người tham gia: Nếu người phân tích không am hiểu vấn đề, kết quả có thể thiếu chính xác.
• Không thể hiện mức độ ảnh hưởng giữa các nguyên nhân: Biểu đồ chỉ liệt kê, chưa đánh giá được nguyên nhân nào tác động mạnh nhất.
• Khó sử dụng cho vấn đề quá phức tạp: Khi có quá nhiều yếu tố liên quan, biểu đồ dễ trở nên rối và khó đọc.

Một số công cụ vẽ biểu đồ xương cá trên máy tính

Hiện nay có nhiều phần mềm và nền tảng trực tuyến hỗ trợ người dùng tạo biểu đồ nhân quả nhanh chóng, đơn giản. Một số công cụ vẽ biểu đồ xương cá đẹp, tiện ích mà bạn không nên bỏ qua như:

• Lucidchart: Công cụ online dễ dùng, cho phép tạo và chia sẻ biểu đồ trực tiếp trên trình duyệt.
• Canva: Hỗ trợ nhiều mẫu sơ đồ xương cá Ishikawa có sẵn, phù hợp cho người không chuyên về thiết kế.
• Miro: Nền tảng làm việc nhóm trực tuyến, tích hợp tính năng vẽ sơ đồ nguyên nhân – kết quả.
• EdrawMax: Cung cấp bộ công cụ tối ưu để thiết kế các loại sơ đồ, biểu đồ kỹ thuật và quản lý.
• Google Drawings: Công cụ miễn phí trong bộ Google Workspace, tiện lợi để bạn tự tạo sơ đồ xương cá theo phong cách của mình.

Mẹo và lưu ý khi sử dụng biểu đồ xương cá

Để biểu đồ xương cá mang lại hiệu quả cao trong phân tích và giải quyết vấn đề, người dùng nên chú ý một số điểm quan trọng dưới đây:

• Thực hiện theo nhóm: Việc thảo luận nhóm giúp thu thập nhiều ý kiến và góc nhìn khác nhau, làm cho biểu đồ toàn diện hơn.
• Dùng từ khóa ngắn gọn: Mỗi nhánh chỉ nên ghi các ý chính, tránh mô tả dài dòng gây rối biểu đồ.
• Phân loại nguyên nhân hợp lý: Áp dụng mô hình 6M hoặc tùy chỉnh nhóm nguyên nhân phù hợp với lĩnh vực cụ thể.
• Tránh thêm quá nhiều chi tiết: Biểu đồ nên rõ ràng, dễ nhìn; nếu vấn đề quá lớn, hãy chia thành nhiều biểu đồ nhỏ.
• Cập nhật biểu đồ định kỳ: Khi quy trình hoặc dữ liệu thay đổi, nên điều chỉnh biểu đồ để phản ánh tình hình mới phù hợp.

Tóm lại, biểu đồ xương cá không chỉ là công cụ phân tích nguyên nhân đơn thuần mà còn là phương pháp hỗ trợ ra quyết định hiệu quả trong nhiều lĩnh vực. Việc hiểu rõ cấu trúc và ứng dụng của sơ đồ sẽ giúp bạn xác định nhanh chóng vấn đề cốt lõi, đề xuất giải pháp phù hợp và nâng cao chất lượng công việc. Hy vọng với những thông tin trên, bạn có thể dễ dàng xây dựng, vận dụng biểu đồ để đạt được kết quả như mong đợi.

Xem thêm bài viết tại chuyên mục: Tin học văn phòng