Cách giảm dung lượng file PowerPoint online, miễn phí

Nếu bạn đang loay hoay tìm kiếm cách giảm dung lượng file PowerPoint vì các file thường có quá nhiều hình ảnh, video, biểu đồ…Điều này dẫn đến việc chiếm nhiều không gian lưu trữ, làm giảm hiệu suất và có thể không gửi được do vượt quá giới hạn kích thước cho phép. Hãy cùng Sforum khám phá các cách nén file PowerPoint giảm dung lượng online, trực tuyến miễn phí trong bài viết dưới đây nhé.

Tại sao cần phải giảm dung lượng file PowerPoint?

File PowerPoint có dung lượng lớn không chỉ làm đầy bộ nhớ máy tính mà còn khiến việc gửi tệp mất nhiều thời gian. Để giải quyết vấn đề này, người dùng cần giảm dung lượng file PowerPoint. Dưới đây là những tác dụng của việc giảm dung lượng file:

• Tiết kiệm băng thông: Tệp lớn yêu cầu nhiều băng thông hơn để tải xuống hoặc chia sẻ, vì vậy giảm dung lượng giúp tiết kiệm băng thông, đặc biệt với các file lớn.
• Nâng cao trải nghiệm cho người xem: File nhẹ hơn cải thiện tốc độ tải, trình chiếu, giúp người xem không phải chờ đợi lâu, trải nghiệm mượt mà hơn.
• Chia sẻ thuận tiện: File nhỏ dễ dàng tải, chia sẻ ngay cả qua kết nối mạng chậm.
• Dễ quản lý lưu trữ: File có dung lượng nhỏ hơn dễ tìm kiếm truy cập, đồng thời tiết kiệm không gian lưu trữ trên thiết bị.
• Tối ưu hoá hiệu suất: Giảm dung lượng file giúp thao tác trên PowerPoint nhanh chóng, hiệu quả hơn.

Cách giảm dung lượng file PowerPoint online nhanh và hiệu quả

PowerPoint là công cụ thuyết trình phổ biến nhưng file dung lượng lớn có thể gây khó khăn trong lưu trữ, chia sẻ. Sử dụng cách giảm dung lượng file PowerPoint online giúp tiết kiệm không gian, cải thiện tốc độ tải. Khám phá ngay những giải pháp tối ưu cho hiệu suất làm việc của bạn dưới đây nhé!

Chuyển đổi bản trình chiếu sang định dạng PPTX

Microsoft giới thiệu định dạng PPTX trong Office 2007. File PPTX thực chất là một tệp nén ZIP, giúp nén tất cả nội dung trong bài thuyết trình. Vì vậy, nếu bạn chuyển đổi file PPT dung lượng lớn sang định dạng PPTX, bạn sẽ nhận thấy kích thước file giảm đáng kể. Sau đây là hướng dẫn thực hiện: 

• Bước 1: Bạn hãy mở file PowerPoint, sau đó ấn vào tab File ở góc trên bên trái màn hình.

• Bước 2: Hãy chọn Info

• Bước 3: Nhấn Convert để tiếp tục

• Bước 4: Hãy đổi định dạng thành *.pptx và Save để hoàn tất.

Giảm dung lượng bằng cách nén tất cả hình ảnh trong PowerPoint

Ngoài cách giảm dung lượng file PowerPoint bằng chuyển đổi bản trình chiếu sang định dạng PPTX thì bạn có thể nén tất cả hình ảnh trong PowerPoint đơn giản như sau:

• Bước 1: Hãy mở file PowerPoint, nhấn tab File ở phía trên bên trái của màn hình

• Bước 2: Nhấn Save As

• Bước 3: Sau đó hãy chọn Ổ đĩa mà bạn muốn lưu, tiếp tục ấn vào Tools. Cuối cùng nhấn Compress Pictures để hoàn thành

Chèn hình ảnh trực tiếp thay vì sao chép và dán

Không thể phủ nhận rằng việc sử dụng chức năng sao chép và dán để chèn hình ảnh từ nguồn khác vào bài thuyết trình PowerPoint mang lại sự tiện lợi vượt trội so với phương pháp chèn ảnh từ tập tin truyền thống.Tuy nhiên, nhược điểm của cách làm này là kích thước tập tin có thể tăng lên đáng kể. 

Điều này xảy ra vì khi bạn sao chép và dán, PowerPoint sẽ chèn ảnh với định dạng BMP hoặc PNG, là những định dạng ảnh không nén hoặc nén không mất dữ liệu. Kết quả là kích thước của chúng sẽ lớn hơn rất nhiều so với định dạng nén JPG. Để đảm bảo hình ảnh được chèn đúng định dạng, bạn có thể làm theo như sau:

• Bước 1: Chọn Insert 

• Bước 2: Sau đó click vào Pictures

• Bước 3: Cuối cùng, nhấn This Device.

Chỉnh sửa hình ảnh trước khi thêm vào tệp

Cách giảm dung lượng file PowerPoint online hiệu quả đó chính là chỉnh sửa hình ảnh trước khi thêm vào tệp. Dưới đây là các thao tác nhanh chóng, dễ dàng:

• Bước 1: Lựa chọn phần mềm chỉnh sửa hình ảnh như Lightroom, Photoshop…

• Bước 2: Trong phần mềm chỉnh sửa, thực hiện các chỉnh sửa cần thiết và lưu hình ảnh

• Bước 3: Mở PowerPoint, nhấn Insert sau đó nhấn Pictures và This Device tìm hình ảnh đã chỉnh sửa và chèn vào là xong.

Sử dụng liên kết thay cho việc chèn tệp hoặc video có dung lượng lớn

Trên thực tế, các tệp có nội dung đa phương tiện như video, file nhạc, và tài liệu Word hay Excel thường có dung lượng khá lớn. Khi bạn chèn chúng vào PowerPoint, kích thước tệp sẽ tăng lên đáng kể. Vì vậy, tốt hơn hết bạn nên sử dụng các đường liên kết đến những tệp này thay vì chèn trực tiếp vào bài thuyết trình.

• Bước 1: Hãy chọn tab Insert sau đó ấn vào Link

• Bước 2: Bạn hãy chọn file bạn muốn chèn rồi nhấn OK là hoàn thành.

Vô hiệu hóa tính năng AutoRecover

AutoRecover là một công cụ quan trọng trong Office, giúp tự động sao lưu tài liệu và cung cấp bản khôi phục khi xảy ra sự cố như mất điện hay tắt máy đột ngột mà bạn chưa kịp lưu. Trong quá trình làm việc, tính năng này sẽ tự động lưu một số thông tin vào tệp, dẫn đến việc tăng kích thước của nó. Lưu ý: Chỉ nên tắt tính năng này nếu thật sự cần thiết, chúng tôi không khuyến khích bạn làm như vậy.

Cách nén file PowerPoint giảm dung lượng bằng cách vô hiệu hóa tính năng AutoRecover. Bạn hãy thực hiện theo như sau:

• Bước 1: Hãy mở File PowerPoint và ấn vào tab File ở góc trên bên trái màn hình

• Bước 2: Tiếp tục chọn More rồi chọn Options

• Bước 3: Nhấn Save và sau đó bỏ dấu tick ở mục Save AutoRecover information every…minutes. Cuối cùng nhấn OK.

Tắt chế độ nhúng phông chữ trong tệp

Một trong những cách giảm dung lượng file powerpoint trực tuyến hiệu quả đó chính là tắt chế độ nhúng phông chữ trong tệp. Một tính năng khác của PowerPoint có thể làm tăng kích thước bản trình chiếu là "Embed fonts in the file." Trong một số tình huống đặc biệt, tùy chọn này giúp hạn chế các lỗi hiển thị khi bản trình chiếu được mở trên máy của người xem, nhất là khi máy đó thiếu hoặc gặp lỗi với font chữ. 

Tuy nhiên, trong hầu hết các trường hợp, nếu bạn không yêu cầu quá cao về định dạng, tắt tính năng này sẽ giúp giảm đáng kể dung lượng tệp. Dưới đây là quy trình thực hiện vô cùng đơn giản cho bạn: 

• Bước 1: Đầu tiên mở file PowerPoint và nhấn File ở trên cùng bên góc trái

• Bước 2: Chọn More rồi vào Options

• Bước 3: Hãy chọn Save và bỏ dấu tick ở mục Embed fonts in the file. Cuối cùng nhấn OK là hoàn thành thao tác.

Bỏ chọn tùy chọn lưu hình ảnh thu nhỏ

Cách giảm dung lượng file powerpoint online hiệu quả mà bạn nên biết đó chính là bỏ tùy chọn lưu hình ảnh thu nhỏ. Office cho phép người dùng lưu hình ảnh thu nhỏ của bài thuyết trình để dễ dàng xem trước tệp khi tìm kiếm trong File Explorer. Tuy nhiên, tùy chọn này có thể làm tăng đáng kể dung lượng của tệp thuyết trình. Do đó, tắt tính năng này sẽ giúp giảm kích thước file một cách đáng kể. Hãy thực hiện theo hướng dẫn cực kì đơn giản dưới đây:

• Bước 1: Trước hết mở file PowerPoint và nhấn chọn tab File

• Bước 2: Sau đó hãy ấn Info để tiếp tục thao tác

• Bước 3: Hãy chọn Properties, nhấn chọn Advanced Properties 

• Bước 4: Chọn Summary rồi bỏ chọn Save preview picture. Cuối cùng nhấn OK là xong.

Chuyển tất cả slide sang một bản trình chiếu mới

Để chuyển tất cả các slide sang một bản trình bày mới một cách nhanh gọn, bạn có thể thực hiện theo hướng dẫn sau: 

• Bước 1: Mở file PowerPoint chứa các slide bạn muốn chuyển.

• Bước 2: Nhấn Ctrl + A để chọn tất cả các slide trong bảng bên trái.

• Bước 3: Nhấn chuột phải vào bất kỳ slide nào đã chọn và ấn Copy, hoặc sử dụng phím tắt Ctrl + C.

• Bước 4: Nhấn Ctrl + N để tạo một bản trình bày mới.

• Bước 5: Trong bản trình bày mới, nhấn chuột phải và ấn vào  Paste, hoặc sử dụng phím tắt Ctrl + V.

• Bước 6: Chọn File sau đó nhấn Save As để lưu bản trình bày mới.

Xóa hoặc ẩn các thông tin cá nhân khỏi tệp PowerPoint

Một trong những cách giảm dung lượng file PowerPoint không thể không kể đến đó chính là xóa hoặc ẩn các thông tin cá nhân khỏi tệp. Microsoft Office sẽ lưu trữ thông tin cá nhân của bạn chẳng hạn như tên tác giả, cùng với các thuộc tính ẩn trong bản trình bày. Những thông tin này cũng sẽ làm tăng kích thước tệp PowerPoint. Vì vậy, việc xóa bỏ những thông tin này có thể giúp bạn tiết kiệm một ít dung lượng. Hãy thực hiện theo các thao tác nhanh chóng sau đây nhé:

• Bước 1: Đầu tiên, mở file PowerPoint rồi mở tab File ở trên màn hình

• Bước 2: Nhấn Info

• Bước 3: Vào Check for Issues và ấn Inspect Document để tiếp tục.

• Bước 4: Nhấn Inspect 

• Bước 5: Trong Document Properties and Personal Information, bạn hãy click vào Remove All để hoàn thành.

Giải nén tệp PowerPoint

Như đã đề cập, tệp PPTX là tệp nén, do đó nó có kích thước nhỏ hơn so với tệp PPT cũ. Điều này có nghĩa là bạn có thể mở tệp bằng các công cụ như 7-Zip hoặc WinRar, trích xuất tất cả các tệp từ PPTX, thêm vào lưu trữ nén và sau đó đổi tên tệp thành đuôi PPTX. Tuy nhiên, phương pháp này có thể làm hỏng tệp Word và chỉ giảm dung lượng một cách hạn chế đối với PowerPoint. Vì vậy, nếu bạn thực hiện cách này, hãy nhớ sao lưu một bản sao để phòng trường hợp có sự cố xảy ra.

Cách giảm dung lượng file PowerPoint online bằng giải nén tệp thực hiện theo hướng dẫn sau:

• Bước 1: Bạn hãy nhấn chuột phải vào file PowerPoint sau đó click vào Add to archive.

• Bước 2: Tiếp theo nhấn vào định dạng file nén và nhấn OK để hoàn tất thao tác.

Nếu bạn đang tìm kiếm một chiếc laptop tiện lợi được đánh giá cao về chất lượng, cấu hình mạnh mẽ, dung lượng lớn giúp bạn có thể thoải mái sáng tạo, phục vụ nhu cầu cá nhân. Hãy tham khảo dòng laptop được quan tâm nhất dưới đây nhé.

[Product_Listing categoryid="710" propertyid="" customlink="https://cellphones.com.vn/laptop/lenovo.html" title="Danh sách Laptop Lenovo đang được quan tâm nhiều tại CellphoneS"]

Bài viết trên đây, Sforum đã giúp bạn tổng hợp tất cả các cách giảm dung lượng file PowerPoint miễn phí và nhanh chóng. Mong rằng các cách nén file PowerPoint giảm dung lượng online, trực tuyến bên trên sẽ giúp ích cho các bạn để có thể tiết kiệm thời gian và có trải nghiệm tuyệt vời nhất.