Hàm VLOOKUP trong Excel: Cú pháp, Cách dùng và ví dụ

Hàm VLOOKUP trong Excel là gì? Tại sao lại được sử dụng phổ biến tại Excel? Hàm VLOOKUP có điểm hạn chế nào không? Bài viết hôm nay Sforum sẽ cùng bạn đọc tìm hiểu chi tiết về cách sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel một cách chi tiết nhất. Hãy theo dõi bài viết để tìm ra lời giải chính xác nhé.

Xem thêm: Cách sử dụng hàm VLOOKUP kết hợp RIGHT và ví dụ chi tiết

Hàm VLOOKUP trong Excel là gì?

Hàm VLOOKUP trong Excel là hàm giúp tìm kiếm dữ liệu trong một bảng hoặc một dải ô theo cột.

Trong đó V là chữ viết tắt của từ Vertical (hàng dọc).Người dùng sử dụng hàm VLOOKUP sẽ dễ dàng tìm thấy dữ liệu, thông tin tại hàng dọc trong một bảng. Sau đó dữ liệu sẽ trả thông tin chính xác tại hàng ngang tương xứng.

Xem thêm: Cách sử dụng hàm VLOOKUP kết hợp hàm MATCH và ví dụ

Cú pháp hàm VLOOKUP trong Excel

Khi dùng hàm VLOOKUP, bạn cần đáp ứng một số yếu tố nhất định dựa theo công thức chuẩn. Cụ thể cú pháp của hàm là:

=VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_ num, Range_lookup).

Trong đó:

• Lookup_value: Là giá trị cần dò tìm, có thể điền giá trị trực tiếp/tham chiếu một ô tại bảng tính Excel
• Table_array: Bảng giới hạn để dò tìm sản phẩm, tên nhân viên,…
• Col_index_num: Số thứ tự của cột lấy dữ liệu trong bảng người dùng cần dò tìm, tính thứ tự lần lượt từ trái qua phải.
• Range_lookup: Tìm chính xác hoặc tìm tương tại bảng giới hạn Table_array. Nếu người dùng bỏ qua thì được mặc định là 1. Trong đó Range_lookup = 1 (TRUE) là dò tìm tương đối và trường hợp Range_lookup = 0 (FALSE) là dò tìm chính xác.

Bạn nên lưu ý khi copy công thức hàm VLOOKUP vào các ô dữ liệu khác. Bạn hãy sử dụng dấu $ để cố định Table_array. Qua đó bạn sẽ thành công giới hạn sự dò tìm trước khi khai báo. Bạn có thể ấn nút F4 sau khi chọn bảng hoặc điền trực tiếp dấu $ (ví dụ $H$6:$J$13).

Lợi ích khi sử dụng hàm VLOOKUP

Nếu bạn biết cách sử dụng hàm VLOOKUP thành thạo, việc tính toán các số liệu lớn sẽ nhanh hơn. Bên cạnh đó, hàm còn được ứng dụng rộng rãi để thực hiện một số thao tác như:

• Tìm tên sản phẩm
• Tìm đơn giá
• Tìm số lượng dựa vào mã sản phẩm, mã vạch,…
• Tìm tên nhân viên
• Xếp, phân loại sản phẩm
• Phân chia nhân viên từng bộ phận

Nếu giá trị tính toán có sự thay đổi, loại hàm này sẽ hỗ trợ người dùng một cách tối đa. Nhìn chung, hàm VLOOKUP có tổng cộng 3 loại tham chiếu là:

• Tham chiếu địa chỉ tuyệt đối
• Tham chiếu địa chỉ tương đối
• Tham chiếu hỗn hợp

Xem thêm: Cách sử dụng hàm VLOOKLUP nhiều điều kiện trong Excel siêu dễ

Cách dùng hàm VLOOKUP với ví dụ cụ thể

Hàm VLOOKUP được ứng dụng đa dạng trong nhiều trường hợp khác nhau. Dưới đây, Sforum sẽ hướng dẫn bạn một số cách dùng hàm VLOOKUP:

Dùng hàm VLOOKUP giữa 2 sheet

Hàm VLOOKUP không chỉ có khả năng truy xuất dữ liệu trên cùng một sheet mà còn có thể thực hiện giữa hai hoặc nhiều sheet khác nhau. Nếu bạn chưa biết cách sử dụng hàm VLOOKUP giữa 2 sheet như thế nào, hãy xem ví dụ dưới đây ngay.

Ví dụ: Cách dùng hàm VLOOKUP giữa 2 sheet để tính lương cho nhân viên theo chức vụ. Trong đó, danh sách nhân viên ở sheet 1, mã chức vụ và lương ở sheet 2 như sau:

Để sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel để tính lương theo chức vụ của từng nhân viên, bạn thực hiện các bước sau:

Bước 1: Tại sheet 1, nhập công thức hàm VLOOKUP như sau: =VLOOKUP(Sheet1!D3)

Bước 2: Chuyển sang sheet 2, nhập công thức hàm VLOOKUP như sau: =VLOOKUP(Sheet1!D3,Sheet2!$A$3:$B$7,2)

Bước 3: Sao chép hàm VLOOKUP đã nhập ở Sheet 2 sang ô E3 và nhấn Enter. Lúc này ở ô Lương sẽ hiển thị kết quả là 5000. So sánh với BẢNG LƯƠNG ở sheet 2, đây là kết quả chính xác.

Bước 4: Nhấp chuột vào ô E3, khi thấy hình vuông nhỏ ở góc phải dưới cùng, nhấp vào biểu tượng đó và kéo chuột đến ô E8. Kết quả lương tương ứng với chức vụ của từng người sẽ được cập nhật đầy đủ như trong hình.

Sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel để dò tìm tuyệt đối để lấy dữ liệu

Hãy giả sử bạn có một bảng thông tin về nhân viên, chứa mã nhân viên, tên, và chức vụ. Một bảng khác chứa mã nhân viên, quê quán, và trình độ học vấn. Bây giờ nếu bạn muốn điền thông tin quê quán và trình độ học vấn cho từng nhân viên thì bạn cần dùng hàm VLOOKUP trong Excel như sau:

Giả sử bạn có bảng thông tin về nhân viên và quê quán của họ như sau:

Bây giờ nếu bạn muốn điền thông tin quê quán cho nhân viên, tại ô D4, bạn nhập công thức tìm kiếm chính xác như sau: =VLOOKUP($A4,$A$16:$C$25,2,0), sau đó nhấn Enter.

Sau đó, nhấp vào hộp nhỏ dưới góc ô D4 và kéo xuống toàn bảng để sao chép công thức cho các nhân viên khác.

Để điền thông tin trình độ học vấn cho các nhân viên, tại ô E4, bạn nhập công thức tìm kiếm chính xác =VLOOKUP($A4,$A$16:$C$25,3,0).

Tiếp tục nhấn Enter và kéo xuống để sao chép công thức cho các nhân viên còn lại, kết quả sẽ là như sau:

Cách dùng hàm VLOOKUP để xếp loại của học sinh, nhân viên

Bây giờ chúng ta sẽ áp dụng hàm VLOOKUP trong Excel để xếp loại cho các học sinh. Bạn sẽ thấy rằng bảng xếp loại đã được sắp xếp từ thấp đến cao, từ yếu đến giỏi, vì vậy trong trường hợp này, chúng ta có thể sử dụng tìm kiếm tương đối.

Trong Excel, hai bảng được trình bày như sau:

Giá trị cần tìm nằm ở cột C, bắt đầu từ dòng thứ 6. Phạm vi tìm kiếm là $A$18:$B$21, cột chứa giá trị cần tìm là cột thứ 2.

Tại ô D6, bạn nhập công thức =VLOOKUP($C6,$A$18:$B$21,2,1). Đây là công thức để dò tìm tương đối. Nếu cần, bạn có thể thực hiện dò tìm tuyệt đối bằng cách thay 1 bằng 0 trong công thức như sau: =VLOOKUP($C6,$A$18:$B$21,2,0) và nhấn Enter.

Nhấp chuột vào ô D6, một ô vuông nhỏ xuất hiện ở góc dưới bên phải. Nhấp chuột vào đó và kéo xuống để sao chép công thức xếp loại cho các học sinh còn lại.

Kết quả sử dụng hàm VLOOKUP để xếp loại học lực học sinh sẽ được hiển thị như sau:

Để phục vụ cho nhu cầu học tập và làm việc thì một chiếc Laptop là không thể thiếu. Dưới đây là một số dòng Laptop phù hợp với công việc văn phòng giá cả phải chăng nhưng vẫn đảm bảo hiệu suất để bạn sử dụng Excel mượt mà.

[Product_Listing categoryid='380' propertyid=' customlink='https://cellphones.com.vn/laptop.html' title='Danh sách Laptop đang được quan tâm nhiều tại CellphoneS']

Các lỗi thường gặp khi sử dụng hàm VLOOKUP

Khi dùng hàm VLOOKUP, bạn sẽ khó tránh khỏi việc gặp phải một số lỗi nhất định. Để bạn đọc có thể sử dụng thành thạo hàm, dưới đây chúng tôi đã tổng hợp lại một số lỗi như sau:

Lỗi #N/A

Trường hợp bạn không tìm giá trị trên cột ngoài cùng bên trái (trong Table_array), hàm VLOOKUP sẽ xuất hiện lỗi #N/A. Lúc này bạn cần dụng hàm MATCH kết hợp cùng hàm INDEX.

Nếu bạn không tìm thấy kết quả bởi lỗi #N/A thì khả năng cao là trong Table_array không có dữ liệu. Người dùng lúc này hãy sử dụng IFERROR để đổi #N/A thành một giá trị khác.

Đối với trường hợp trong Table_array chắc chắn có dữ liệu mà hàm VLOOKUP không tìm được. Bạn hãy kiểm tra các ô dữ liệu tham chiếu của mình một lượt. Qua đó xác định chính xác các ô không chứa ký tự không in hoặc khoảng trắng ẩn là được. Đồng thời nên đảm bảo mọi ô dữ liệu đều tuân thủ đúng định dạng.

Lỗi #REF!

Đây là lỗi xuất hiện phổ biến không kém khi sử dụng hàm VLOOKUP. Hầu hết lỗi #REF thường xảy ra khi Col_index_num lớn hơn số cột trong Table_array. Để khắc phục lỗi, bạn cần kiểm tra công thức để Col_index_num bằng hoặc nhỏ hơn số cột trong Table_array.

Lỗi #VALUE!

Lỗi #VALUE! thường xuất hiện khi Col_index_num trong công thức nhỏ hơn 1. Hầu hết cột 1 là cột tìm kiếm, trong đó cột 2 là cột đầu tiên ở bên phải. Do đó khi sử dụng hàm VLOOKUP, bạn hãy kiểm tra kỹ giá trị Col_index_number có trong công thức.

Lỗi #NAME?

Chắc chắn trong quá trình sử dụng hàm VLOOKUP, bạn sẽ ít nhất một lần gặp lỗi #NAME?. Đa phần lỗi này sẽ xuất hiện nếu Lookup_value thiếu dấu ngoặc kép (“). Khi tìm kiếm giá trị định dạng văn bản, bạn cần sử dụng dấu (“) để Excel hiểu rõ công thức.

Kết hợp hàm VLOOKUP với các hàm khác

Hàm VLOOKUP trong thực tế thường được dùng chung với nhiều hàm khác. Một số cách dùng hàm VLOOKUP trong Excel với các hàm khác như sau:

Hàm VLOOKUP và hàm LEFT/RIGHT

Hàm LEFT/RIGHT thường dùng để lấy một số lượng ký tự từ trái hoặc hoặc phải qua. Cú pháp của hai hàm này là: 

=LEFT(a;b)

=RIGHT(a;b). 

Trong đó: 

• a: Chuỗi văn bản hoặc địa chỉ ô muốn lấy ký tự
• b: Số ký tự muốn lấy tính từ bên trái (với hàm LEFT) hoặc tính từ bên phải (với hàm RIGHT). 

Thường thì kh sử dụng hàm VLOOKUP kết hợp RIGHT hay LEFT, vị trí của hàm này sẽ nằm ở chỗ giá trị cần dò tìm. Cụ thể là:

=VLOOKUP(LEFT(a;b); Table_array; Col_index_ num; Range_lookup)

Ví dụ: Cho thông tin như trong hình, hãy tạo công thức để lấy được tên ngành học của sinh viên. Lưu ý, 4 ký tự đầu của mã sinh viên là mã ngành.

Đáp án đúng cho ô C2 sẽ là =VLOOKUP(LEFT(A2;4);$A$8:$B$10;2;0), kết quả sẽ như hình dưới. Tương tự, nếu cần dùng hàm RIGHT thì cũng theo công thức và nguyên lý này.

Hàm VLOOKUP và hàm CHOOSE

Hàm CHOOSE kết hợp VLOOKUP thường sẽ đặt ở vị trí chọn bảng dò và sẽ hay áp dụng với mảng. Cụ thể là:

=VLOOKUP(Lookup_value;CHOOSE({1;2};vùng giá trị 1;vùng giá trị 2); Col_index_ num; Range_lookup)

Ví dụ: Cho thông tin như hình dưới, hãy xác định mức giá sản phẩm ở ô B14. Lưu ý, tên sản phẩm và hãng sẽ được cho trước.

Kết quả cho ô B14 là =VLOOKUP(B12&B13;CHOOSE({1;2};$A$2:$A$10&$B$2:$B$10;$C$2:$C$10);2;0).

Hàm VLOOKUP và hàm IF

Hàm IF kết hợp với VLOOKUP theo rất nhiều kiểu. Khi lồng vào trong VLOOKUP, hàm IF có thể đặt ở chỗ giá trị cần dò bảng hoặc bảng giới hạn. Nếu lồng VLOOKUP vào IF, VLOOKUP có thể lồng ở chỗ điều kiện hoặc kết quả. Tóm lại, việc lồng hàm vào vị trí nào tùy thuộc vào mục đích dùng.

Ví dụ: Cho điều kiện như bên dưới, hãy điền học phí của sinh viên. Lưu ý, tùy vào diện đóng học phí mà mỗi ngành học sẽ có học phí khác nhau.

Công thức đáp án ở ô E2 như sau:

Hàm VLOOKUP và hàm SUM

VLOOKUP và SUM cũng có thể kết hợp với nhau theo nhiều kiểu. Nếu SUM lồng vào trong VLOOKUP thường sẽ nằm ở phần giá trị cần dò. Cụ thể là:

=VLOOKUP(SUM(a;b;...);Table_array; Col_index_ num; Range_lookup)

Ví dụ: Cho thông tin như hình, hãy tính số tiền thưởng của nhân viên. Lưu ý là số hàng làm được bằng tổng số hàng của quý 1 và quý 2.

Đáp án đúng cho ô D2 là =VLOOKUP(SUM(B2;C2);$A$9:$B$11;2;0).

Hàm VLOOKUP và hàm MID

Hàm MID cũng tương tự như hàm LEFT và RIGHT, chỉ cần thêm một thành phần là vị trí ký tự bắt đầu lấy từ giữa chuỗi. Cụ thể là:

=MID(a;b;c)

Trong đó: 

• a: Chuỗi hoặc vị trí ô cần lấy ký tự.
• b: Thứ tự của ký tự bắt đầu lấy tính từ trái qua.
• c: Số ký tự muốn lấy.

Nếu kết hợp với VLOOKUP, công thức sẽ như sau:

=VLOOKUP(MID(a;b;c); Table_array; Col_index_ num; Range_lookup)

Ví dụ: Cho thông tin như hình dưới, hãy điền ngành học của sinh viên. Ngành học sẽ dựa vào mã ngành ở bảng dưới.

Hàm MID lúc này sẽ dùng để lấy mã ngành học, từ đó dùng VLOOKUP dò ngành học ở bảng dưới. Đáp án đúng cho ô C2 là =VLOOKUP(MID(A2;4;4); $A$8:$B$10; 2; 0).

Lưu ý khi sử dụng hàm VLOOKUP

Khi sử dụng hàm VLOOKUP, bạn nên nhớ giá trị tra cứu cần nằm ở cột đầu tiên ở dải ô Excel. Nếu đáp ứng được yếu tố này, hàm mới hoạt động chính xác. Người dùng cần chỉ định TRUE nếu muốn nhận được kết quả khớp tương đối. Còn kết quả khớp chính xác thì cần sử dụng FALSE.

Lượng thông tin cần tìm kiếm càng nhỏ thì quá trình sử dụng hàm VLOOKUP lại càng khó. Hầu hết người dùng thường dùng loại hàm này tại một bảng tính tái sử dụng như mẫu mã. Mỗi lần nhập mã sản phẩm, hệ thống sẽ truy xuất toàn bộ thông tin về sản phẩm tương ứng.

Bên cạnh đó, còn có một số lưu ý như:

• Khi range_lookup bị bỏ qua, loại hàm này sẽ cho phép đối sánh không chính xác, người dùng có thể sử dụng đối sánh chính xác (nếu có)
• Nếu cột tra cứu chứa giá trị trùng lặp, hàm VLOOKUP lúc này chỉ khớp với giá trị đầu tiên
• Hàm chỉ lấy dữ liệu từ các cột bên phải ở vị trí đầu tiên trong bảng
• Hàm VLOOKUP không phân biệt chữ hoa chữ thường
• Hàm VLOOKUP cho phép sử dụng người dùng các ký tự đại diện

Cách khắc phục lỗi khi dùng hàm VLOOKUP trong Excel

Bạn muốn hiểu và sử dụng hàm VLOOKUP chính xác? Tốt nhất hãy bỏ túi một số điểm hạn chế của loại hàm này và cách khắc phục hữu ích. Chúng tôi đã tổng hợp dưới đây cụ thể như sau:

Chỉ hỗ trợ tham chiếu từ trái sang phải

Một trong những hạn chế của hàm VLOOKUP đó là hoạt động theo chiều từ trái sang phải. Thực tế người dùng có thể kết hợp một số công thức để hàm hoạt động theo hướng ngược lại. Ví dụ như công thức Match & Index. Tuy nhiên thao tác này khá phức tạp, đồng thời cũng không dễ dàng gì.

Hoạt động hiệu quả với những giá trị riêng biệt

Khi dùng bạn cần chú ý vì hàm VLOOKUP chỉ quan tâm đến giá trị tham chiếu đầu tiên. Loại hàm này thường bỏ quên các dòng khác nếu chứa giá trị tương tự. Trong trường hợp dữ liệu không có quá nhiều sự phân hóa, lúc này bạn cần “lách luật” một chút để hàm hoạt động chính xác. Cách khắc phục lỗi này đó là tạo một bảng Pivot có các giá trị riêng biệt. Sau đó dùng như bình thường là được.

Số thứ tự cột tham chiếu cần cố định

Các số thứ tự của cột tham chiếu khi điền thủ công vào nội dung công thức khá rườm rà. Người dùng có thể khắc phục điểm hạn chế này bằng cách kết hợp thêm hàm Match với VLOOKUP.

Tự mặc định thiết lập “Approximate Match”

Điều kiện kiểm duyệt tham chiếu tại nội dung hàm VLOOKUP luôn là yếu tố tùy chọn. Bạn có thể nhận thấy thông qua ký hiệu bằng hai dấu ngoặc vuông []. Nếu bạn không điền nội dung gì vào 2 ký hiệu đó thì công thức sẽ tự động mặc định Approximate Match.

Để tránh kết quả tham chiếu sai lệch khi sử dụng, bạn cần khắc phục cho hàm VLOOKUP. Bạn hãy thiết lập “Exact Match” để có kết quả tham chiếu chính xác nhất.

Làm tốc độ phản hồi của bảng tính bị chậm đi

Thực tế có vài người khi dùng với số lượng lớn đã nhận phải hiện tượng Crash. Hiệu năng của chương trình sẽ bị giảm đi và cách khắc phục tốt nhất đó là thay thế lệnh Paste Special.

Phân biệt hàm VLOOKUP vs hàm HLOOKUP

Hầu hết người dùng thường hay nhầm lẫn hàm VLOOKUP và HLOOKUP. Về cơ bản thì chức năng, cách dùng 2 loại hàm này cũng khá tương đồng. Khi hoạt động, hàm HLOOKUP cũng tìm kiếm một giá trị trong hàng trên cùng tại bảng Excel. Sau đó hàm HLOOKUP sẽ trả về giá trị trong cùng cột hàng mà bạn đã chỉ định trong bảng.

Vậy, 2 hàm VLOOKUP và HLOOKUP có điểm gì khác biệt? Sử dụng như thế nào mới chính xác. Dưới đây chúng tôi đã tổng hợp thông tin chi tiết từ A đến Z như sau:

• Hàm HLOOKUP sẽ hiển trị các giá trị so sánh tại hàng ngang ở bảng dữ liệu
• Hàm VLOOKUP sẽ hiển trị các giá trị so sánh tại hàng dọc ở cột bên trái bảng dữ liệu
• Chữ H viết tắt trong tên hàm HLOOKUP là Horizontal (Ngang)
• Chữ V viết tắt trong tên hàm VLOOKUP là Vertical (Dọc)

Hy vọng sau khi theo dõi bài viết này, bạn đã nắm được một số thông tin về hàm VLOOKUP. Nếu bạn muốn sử dụng Excel khi làm việc thì loại hàm này sẽ giúp ích rất nhiều. Tốt nhất bạn hãy ghi nhớ thông tin mà Sforum chia sẻ để sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel cách chính xác.