Cách so sánh 2 file Word nhanh, đơn giản để tìm sự khác biệt

Trong quá trình làm việc, bên cạnh các cách tách file Word hay ghép file thì so sánh 2 file Word để tìm ra sự khác biệt cũng rất quan trọng. Dù bạn đang cần kiểm tra các chỉnh sửa, so sánh nội dung 2 file Word hay phát hiện những thay đổi nhỏ giữa các phiên bản, việc này luôn đòi hỏi một phương pháp hiệu quả. Bài viết này, Sforum sẽ hướng dẫn cách so sánh sự khác nhau giữa 2 file Word một cách đơn giản, bao gồm cả việc sử dụng tính năng có sẵn trong Word và các công cụ online.

Tại sao cần so sánh 2 file Word?

So sánh 2 file Word không chỉ giúp kiểm tra sự thay đổi, tương đồng giữa các phiên bản, mà còn đảm bảo tính chính xác, toàn vẹn của dữ liệu. Khi nhận được nhiều bản thảo có cùng nội dung, việc so sánh giúp bạn nhanh chóng tổng hợp các thay đổi và giữ nguyên những phần không bị chỉnh sửa. Điều này đặc biệt hữu ích trong việc so sánh báo cáo, đề án hay các tài liệu quan trọng được chỉnh sửa nhiều lần.

Hơn nữa, việc so sánh nội dung của hai file Word còn giúp điều chỉnh, sắp xếp thông tin khoa học, từ đó nâng cao hiệu quả công việc. Ví dụ, khi bạn chuẩn bị kịch bản cho cuộc họp thường niên, việc so sánh kịch bản chi tiết với ý tưởng ban đầu sẽ giúp đảm bảo mọi chi tiết đều được bao quát, chính xác. Điều này giúp tránh được tình trạng mệt mỏi, mất thời gian khi so sánh bằng mắt thường, đồng thời tăng tính chính xác, nhất quán cho tài liệu.

Microsoft cung cấp các phần mềm hàng đầu giúp nâng cao hiệu quả công việc. Trong đó có bộ công cụ văn phòng Microsoft Office, bao gồm Word, Excel và PowerPoint, giải pháp đám mây như Microsoft 365. Những sản phẩm của Microsoft đều được thiết kế để đáp ứng nhu cầu đa dạng của người dùng. Dưới đây là một số sản phẩm phần mềm Microsoft mới, nhiều tính năng với giá tốt, mà bạn có thể tham khảo qua:

[Product_Listing categoryid="1149" propertyid="" customlink="https://cellphones.com.vn/phu-kien/may-tinh-laptop/phan-mem/microsoft.html" title="Danh sách phần mềm Microsoft giá tốt tại CellphoneS"]

Cách so sánh 2 file Word bằng Compare

Việc so sánh sự khác nhau giữa 2 file Word trở nên đơn giản, hiệu quả hơn khi bạn sử dụng tính năng Compare của Microsoft Word. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để thực hiện công việc này một cách dễ dàng, chính xác:

Bước 1: Mở file Word đầu tiên muốn so sánh. Trên thanh công cụ, chọn tab "Review", sau đó nhấp vào "Compare" để bắt đầu quá trình.

Bước 2: Trong menu thả xuống, chọn "Compare Documents" để mở hộp thoại so sánh.

Bước 3: Ở phần "Original document", bạn sẽ thấy rằng tệp đầu tiên đã được mở sẵn. Để thêm tệp Word thứ hai cần so sánh, hãy nhấn vào biểu tượng thư mục bên cạnh mục "Revised document".

Bước 4: Tìm và chọn file Word thứ hai muốn so sánh, sau đó nhấn "Open" 

Bước 5: Tiếp tục chọn "OK" để xác nhận.

Bước 6: Microsoft Word sẽ tự động đối chiếu và so sánh sự khác nhau giữa hai file. Kết quả sẽ được trình bày chi tiết, với các điểm khác nhau, tương đồng được phân biệt rõ ràng. Nhờ đó, bạn sẽ dễ dàng kiểm tra sự thay đổi giữa các tài liệu.

Cách so sánh 2 file Word online

Khi không có sẵn Microsoft Word, bạn có thể sử dụng các công cụ trực tuyến để so sánh sự khác nhau giữa 2 file Word. Đây là một thủ thuật Word được nhiều người lựa chọn. Bạn có thể chọn từ một số công cụ online tiện lợi như CopyLeaks hay Diffchecker. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để thực hiện quá trình này.

Sử dụng công cụ CopyLeaks

Sau đây là các bước so sánh 2 file Word online bằng CopyLeaks cụ thể:

Bước 1: Truy cập trang web của CopyLeaks qua https://copyleaks.com/. Nếu đã sở hữu một tài khoản, hãy đăng nhập bằng cách nhập địa chỉ email, mật khẩu của mình. Trong trường hợp chưa đăng ký tài khoản, hãy thực hiện bước đăng ký và làm theo hướng dẫn kích hoạt tài khoản được gửi qua email để hoàn tất quy trình.

Bước 2: Sau khi đăng nhập, bạn sẽ được chuyển đến giao diện chính của công cụ. Tại đây thì nhấn vào "Compare" để tiếp tục.

Bước 3: Trong giao diện trên màn hình, sao chép và dán nội dung của hai file Word mà bạn muốn so sánh vào các trường tương ứng. Sau khi hoàn tất, chọn "Compare" để bắt đầu quá trình so sánh.

Bước 4: Chờ vài giây để công cụ xử lý và hiển thị kết quả. Các điểm khác biệt giữa hai văn bản sẽ được đánh dấu bằng màu đỏ, giúp bạn dễ dàng nhận diện sự thay đổi và theo dõi các điều chỉnh.

Với CopyLeaks, việc so sánh các tài liệu trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Nó giúp bạn tiết kiệm thời gian, nâng cao độ chính xác trong việc đối chiếu nội dung.

Xem thêm: 12 cách khắc phục file Word bị lỗi đơn giản, nhanh nhất

Sử dụng công cụ Diffchecker

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để sử dụng Diffchecker nhằm so sánh hai văn bản Word:

Bước 1: Truy cập trang web của Diffchecker tại https://www.diffchecker.com/.

Bước 2: Sao chép rồi dán nội dung của hai văn bản vào các ô tương ứng. Nội dung gốc vào "Original Text" và nội dung thay đổi vào "Changed Text". Khi bạn đã sẵn sàng để tiến hành so sánh, hãy nhấn vào nút "Find Different" để khởi động quá trình phân tích.

Bước 3: Diffchecker sẽ tiến hành so sánh, hiển thị các khác biệt giữa hai văn bản. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng các phím tắt và chức năng bổ sung để tối ưu hóa việc so sánh, cụ thể:

• Editor: Cho phép bạn chỉnh sửa nội dung văn bản trong các trường "Original Text" và "Changed Text".
• Compare & Merge: Tự động so sánh, hợp nhất hai văn bản, giúp bạn dễ dàng thấy điểm khác biệt và kết hợp nội dung để ghép file Word khi cần.
• Previous và Next: Cho phép di chuyển qua những phần không trùng khớp để xem chi tiết sự khác biệt, đồng thời thực hiện việc hợp nhất nếu cần.

Lưu ý khi sử dụng tính năng so sánh 2 file Word

Khi sử dụng tính năng so sánh sự khác nhau giữa 2 file Word, có một số điểm quan trọng cần lưu ý để đảm bảo kết quả chính xác:

• Đảm bảo tài liệu hoàn chỉnh: Trước khi so sánh, hãy chắc chắn rằng cả hai file đều đã được chỉnh sửa và lưu lại phiên bản cuối cùng. Để đảm bảo kết quả so sánh được chính xác, đáng tin cậy, tài liệu của bạn cần phải hoàn toàn sạch lỗi.
• Chọn đúng phiên bản: Đảm bảo chọn đúng các phiên bản của tài liệu để so sánh. Việc này quan trọng giúp bạn so sánh các nội dung tương ứng và nhận được kết quả chính xác.
• Theo dõi các thay đổi nhỏ: Lưu ý những thay đổi nhỏ như thêm hoặc xóa dấu cách, dòng trống hoặc các ký tự không nhìn thấy khác. Vì chúng cũng có thể được đánh dấu như sự khác biệt.
• Sao lưu tài liệu: Trước khi so sánh, hãy sao lưu các phiên bản tài liệu và thực hiện cách lưu file Word mới nhất để tránh mất dữ liệu quan trọng và có thể quay lại phiên bản trước nếu cần.
• Xem xét kết quả kỹ lưỡng: Sau khi so sánh, hãy xem xét những điểm khác biệt một cách kỹ lưỡng để đảm bảo bạn không bỏ sót thông tin quan trọng, hoặc các thay đổi cần chú ý.

Tóm lại, cách so sánh 2 file Word giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác trong quá trình kiểm tra tài liệu. Bằng cách nắm rõ công cụ so sánh có sẵn hay online này, bạn sẽ dễ dàng phát hiện sự khác nhau về nội dung giữa 2 file Word và nhận diện các thay đổi quan trọng. Hãy lựa chọn và áp dụng những phương pháp trên để nâng cao hiệu quả công việc của bạn ngay hôm nay nhé!

• Xem thêm bài viết chuyên mục: Tin học văn phòng