Vì sao file Word bị lỗi? Cách sửa file word nhanh chóng, đơn giản

File Word bị lỗi có thể khiến bạn không mở được tài liệu, mất nội dung, sai font chữ hoặc không thể chỉnh sửa. Tùy vào nguyên nhân, bạn có thể dùng tính năng sửa tệp của Microsoft Word, khôi phục bản chưa lưu hoặc điều chỉnh lại định dạng. Với trường hợp tệp bị hỏng nặng, một số cách chỉ giúp cứu phần văn bản còn đọc được, không khôi phục hoàn toàn bố cục và nội dung ban đầu.

Nguyên nhân khiến file Word bị lỗi

Có nhiều nguyên nhân dẫn đến việc file Word bị lỗi. Những nguyên nhân này có thể gây ra các lỗi khác nhau từ việc không thể mở file đến mất dữ liệu, hoặc hiển thị sai nội dung. Dưới đây là một số nguyên nhân khiến file Word bị lỗi phổ biến:

• Quá trình lưu hoặc mở file bị gián đoạn: Nếu quá trình lưu file word hoặc mở file Word bị gián đoạn do mất điện, hỏng ổ đĩa hoặc lỗi hệ thống, có thể dẫn đến file bị hỏng.
• Nén hoặc mã hóa không đúng cách: Nén hoặc mã hóa file Word không đúng có thể gây ra lỗi khi mở hoặc giải nén lại file.
• Virus hoặc phần mềm độc hại: Đây là những yếu tố có thể xâm nhập vào file Word và gây ra các vấn đề hỏng file.
• Sự cố phần cứng hoặc hệ thống: Các vấn đề về phần cứng như lỗi ổ cứng, lỗi RAM hoặc sự cố hệ thống có thể dẫn đến hỏng hoặc lỗi file Word.
• Phiên bản phần mềm không tương thích: Sử dụng phiên bản phần mềm Word không tương thích cũng có thể gây ra các vấn đề với file.
• Sự cố trong quá trình tạo hoặc chỉnh sửa: Một số lỗi có thể xuất hiện do sự cố trong quá trình tạo hoặc chỉnh sửa file Word. Ví dụ như lỗi hệ thống hoặc lỗi của người dùng gây ra.
• Mất dữ liệu do lỗi mạng: Trong môi trường làm việc mạng, mất kết nối hoặc sự cố mạng có thể dẫn đến việc mất dữ liệu khi lưu hoặc mở file Word.
• Dữ liệu không chuẩn hoặc hỏng: Dữ liệu trong file Word có thể bị hỏng do nhập sai, ghi đè hoặc sự can thiệp không mong muốn từ người dùng hoặc các nguồn khác.

Bảng phân loại lỗi file Word nhanh

Bạn có thể xác định hướng xử lý ban đầu dựa trên biểu hiện của file Word bị lỗi trong bảng sau:

Dấu hiệu	Nguyên nhân có thể	Cách xử lý nên thử
Không mở được tệp	Tệp hỏng, sai định dạng hoặc thiếu quyền truy cập	Open and Repair, Recover Text hoặc kiểm tra bản sao
Chữ biến thành ký tự lạ	Thiếu font hoặc sai bảng mã	Kiểm tra font, bảng mã và nguồn tài liệu
Font chữ bị thay đổi	Máy tính thiếu font gốc	Cài font hợp lệ hoặc thay bằng font tương thích
Bố cục, căn lề bị lệch	Sai kiểu định dạng, khác phiên bản Word	Điều chỉnh Paragraph, Styles và thiết lập trang
Không gõ hoặc sửa được chữ	Protected View, chỉ đọc hoặc Restrict Editing	Kiểm tra quyền chỉnh sửa và chế độ bảo vệ
Mất nội dung chưa lưu	Word đóng đột ngột hoặc chưa lưu thay đổi	Kiểm tra Document Recovery và AutoRecover
Tệp mở được nhưng thiếu hình ảnh, bảng	Dữ liệu bị hỏng hoặc thành phần không tương thích	Thử mở bản sao, khôi phục từ bản trước đó

Các cách trên là hướng xử lý theo dấu hiệu, không phải bảo đảm khôi phục được mọi tệp. Nếu dữ liệu trong file đã bị mất hoặc ghi đè, Word có thể không khôi phục đầy đủ nội dung ban đầu.

[Product_Listing categoryid='1149' propertyid=' customlink='https://cellphones.com.vn/phu-kien/may-tinh-laptop/phan-mem/microsoft.html' title='Danh sách phần mềm Microsoft giá tốt tại CellphoneS']

Cách sửa file Word bị lỗi không mở được

Khi Word báo lỗi không thể mở tài liệu, bạn nên thử tính năng Open and Repair trước, sau đó mới dùng các cách trích xuất văn bản hoặc chuyển đổi định dạng. Các phương pháp này có thể giúp lấy lại nội dung, nhưng không phải lúc nào cũng phục hồi được hình ảnh, bảng biểu và bố cục gốc.

Sử dụng tính năng Open and Repair

Open and Repair là tính năng tích hợp trong Word, hỗ trợ sửa một số tài liệu bị hỏng mà ứng dụng không thể mở bình thường. Cách thực hiện áp dụng cho Word trên Windows có hỗ trợ tính năng này.

• Bước 1: Mở Word, sau đó truy cập mục File trên thanh công cụ.

• Bước 2: Nhấn Open rồi chọn Browse để tìm đến thư mục chứa file Word bị lỗi.

• Bước 3: Chọn tệp Word bị lỗi, sau đó nhấn mũi tên bên cạnh nút Open.

• Bước 4: Chọn Open and Repair để Word tự động kiểm tra và sửa chữa tệp.

Chờ quá trình xử lý hoàn tất, kiểm tra nội dung tài liệu rồi chọn Save As để lưu thành một file mới, tránh ảnh hưởng đến bản gốc.

Nếu Word mở được tài liệu, hãy kiểm tra các đoạn văn, hình ảnh, bảng và trang cuối trước khi sử dụng. Nếu tính năng này không khắc phục được lỗi, bạn có thể thử phương pháp trích xuất văn bản ở phần tiếp theo.

Sử dụng tính năng Recover Text từ mọi tệp

Recover Text from Any File là tùy chọn giúp Word cố gắng lấy văn bản từ tệp bị hỏng. Cách này phù hợp khi mục tiêu chính là cứu nội dung chữ, không phải giữ nguyên toàn bộ định dạng ban đầu.

Lưu ý: Phương pháp này có thể làm mất hình ảnh, bảng, kiểu chữ, căn lề và những thành phần không thể trích xuất. Hãy giữ bản gốc và lưu nội dung khôi phục sang tệp mới.

• Bước 1: Mở Microsoft Word, chọn File.

• Bước 2: Nhấn Open rồi chọn Browse và tìm đến thư mục chứa file Word bị lỗi.

• Bước 3: Chọn danh sách định dạng tệp ở hộp thoại mở tệp, sau đó tìm tùy chọn Recover Text from Any File (Khôi phục văn bản từ bất kỳ tệp nào) nếu phiên bản Word cung cấp.

• Bước 4: Nhấn Open để Word trích xuất phần văn bản có thể đọc được từ tệp.

Sau đó kiểm tra nội dung được khôi phục, chỉnh sửa lại định dạng nếu cần và chọn Save As để lưu thành một tài liệu Word mới. 

Nếu không tìm thấy tùy chọn Recover Text from Any File, hãy kiểm tra tài liệu hỗ trợ tương ứng với phiên bản Word đang sử dụng. Không phải mọi giao diện đều hiển thị tùy chọn này theo cùng một cách.

Cách mở file Word bị lỗi bằng Notepad

Mở file Word bị lỗi bằng Notepad là cách giúp kiểm tra dữ liệu văn bản còn sót lại khi tài liệu không thể mở bằng Microsoft Word. Tuy nhiên, phương pháp này chủ yếu phù hợp để cứu một phần nội dung dạng văn bản, không thể khôi phục đầy đủ định dạng, hình ảnh hay bảng biểu. 

• Bước 1: Tìm đến thư mục chứa file Word bị lỗi, nhấn chuột phải vào tệp.

• Bước 2: Chọn Open with (Mở bằng).
• Bước 3: Chọn Notepad trong danh sách ứng dụng. Nếu không thấy, nhấn Choose another app để tìm Notepad.

Quan sát nội dung hiển thị trong Notepad. Sao chép phần nội dung có thể đọc được sang một tài liệu Word mới, chỉnh sửa lại định dạng và lưu thành file riêng. 

Lưu ý: Bạn nên tạo bản sao trước khi thao tác để tránh làm hỏng tệp gốc. Cách này không đảm bảo khôi phục toàn bộ dữ liệu; nếu file vẫn còn nguyên cấu trúc, hãy ưu tiên dùng tính năng Open and Repair của Microsoft Word trước.

Chuyển đổi file Word sang định dạng khác

Chuyển đổi file Word sang định dạng khác là cách bạn có thể thử khi tài liệu bị lỗi không mở được ở định dạng hiện tại. Nếu file vẫn có thể truy cập bằng một ứng dụng tương thích, bạn hãy thử lưu lại dưới định dạng khác để khắc phục sự cố theo các bước sau:

• Bước 1: Mở tệp bằng Microsoft Word hoặc ứng dụng có khả năng đọc tài liệu → Chọn File.

• Bước 2: Nhấn Save As.

• Bước 3: Chọn định dạng đích mà ứng dụng hỗ trợ, chẳng hạn Word Document (.docx) hoặc Rich Text Format (.rtf).
• Bước 4: Đặt tên file mới và chọn thư mục lưu riêng.
• Bước 5: Nhấn Save để hoàn tất.

Sau khi chuyển đổi, hãy mở file mới để kiểm tra nội dung. Lưu ý, phương pháp này chỉ áp dụng khi bạn mở được tài liệu bằng ứng dụng tương thích; nếu file hoàn toàn không truy cập được, hãy thử tính năng Open and Repair của Word trước.

Khắc phục file Word không chỉnh sửa được

File Word bị lỗi không chỉnh sửa được chưa chắc đã bị hỏng. Tài liệu có thể đang ở Protected View, chế độ chỉ đọc hoặc bị giới hạn quyền chỉnh sửa. Bạn nên kiểm tra chế độ truy cập trước khi tìm cách khôi phục tệp.

Tắt tính năng Protected View theo phiên bản

Tắt tính năng Protected View có thể giúp bạn chỉnh sửa file Word đang bị khóa ở chế độ bảo vệ, đặc biệt với tài liệu tải từ Internet hoặc nhận qua email. Cách thực hiện tương tự trên các phiên bản Word 2016, 2019, 2021 và Microsoft 365:

• Bước 1: Mở Microsoft Word, chọn File.

• Bước 2: Nhấn Options.

• Bước 3: Trong cửa sổ Word Options, chọn Trust Center và nhấn Trust Center Settings.

• Bước 4: Chọn mục Protected View ở thanh bên trái → Bỏ dấu tích tại các tùy chọn Protected View mà bạn muốn tắt → Nhấn OK để lưu thiết lập, sau đó mở lại file Word và kiểm tra khả năng chỉnh sửa.

Lưu ý: Chỉ nên tắt Protected View khi bạn tin tưởng nguồn gửi tài liệu, vì tính năng này giúp bảo vệ máy tính trước các tệp có thể chứa nội dung nguy hiểm. Nếu chỉ cần chỉnh sửa một file đáng tin cậy, bạn nên ưu tiên nhấn Enable Editing (Bật chỉnh sửa) trên thanh cảnh báo thay vì tắt chế độ bảo vệ cho tất cả tài liệu.

Mở khóa file Word bị hạn chế chỉnh sửa

Nếu tài liệu mở bình thường nhưng không cho thay đổi nội dung, nguyên nhân có thể là chế độ chỉ đọc hoặc tính năng Restrict Editing. Bạn chỉ nên gỡ hạn chế khi có quyền chỉnh sửa tài liệu.

Trường hợp tệp đang ở chế độ chỉ đọc:

• Bước 1: Mở tài liệu bằng Word, chọn File.

• Bước 2: Chọn Info → Protect Document.

• Bước 3: Kiểm tra tùy chọn Always Open Read-Only và bỏ chọn nếu đang bật.

Trường hợp tài liệu bị Restrict Editing:

• Bước 1: Mở thẻ Review và chọn Restrict Editing.

• Bước 2: Kiểm tra các giới hạn chỉnh sửa trong bảng điều khiển, chọn Stop Protection nếu bạn là chủ sở hữu được xác thực hoặc có mật khẩu gỡ bảo vệ.

• Bước 3: Nhập mật khẩu nếu Word yêu cầu và nhấn OK.

Nếu không có mật khẩu hoặc quyền truy cập cần thiết, bạn nên yêu cầu chủ sở hữu cấp quyền thay vì tìm cách vượt cơ chế bảo vệ.

Cách khôi phục file Word chưa lưu

Nếu Word bị đóng đột ngột trước khi bạn lưu tài liệu, hãy kiểm tra Document Recovery và AutoRecover. Khả năng khôi phục phụ thuộc vào việc Word đã tạo dữ liệu phục hồi hay chưa, vì vậy bạn có thể không lấy lại được toàn bộ thay đổi gần nhất.

Sử dụng tính năng AutoRecover trong Word

AutoRecover là tính năng trong Microsoft Word giúp khôi phục nội dung tài liệu chưa kịp lưu khi ứng dụng bị tắt đột ngột hoặc máy tính gặp sự cố. Để khôi phục file Word chưa lưu, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Mở Microsoft Word, chọn File.

• Bước 2: Chọn Info → Manage Document (hoặc Manage Versions, tùy phiên bản Word) → Nhấn Recover Unsaved Documents để tìm các tài liệu chưa được lưu.

• Bước 3: Chọn file cần khôi phục trong danh sách, sau đó nhấn Open.

• Bước 4: Kiểm tra nội dung tài liệu và chọn Save As để lưu thành file Word mới.

Lưu ý: Khả năng khôi phục phụ thuộc vào việc Word đã tạo dữ liệu AutoRecover hay chưa. Nếu không tìm thấy file, bạn nên kiểm tra lại cài đặt AutoRecover trong File → Options → Save.

Tìm lại file Word chưa lưu từ file tạm

Nếu không thấy tài liệu trong danh sách khôi phục, bạn có thể kiểm tra thư mục AutoRecover được cấu hình trong Word. Cần lưu ý rằng không phải mọi tệp tạm đều chứa phiên bản hoàn chỉnh của tài liệu, và không phải tệp nào cũng có thể mở lại.

• Bước 1: Mở Microsoft Word, chọn File.

• Bước 2: Nhấn Options.

• Bước 3: Chọn Save và kiểm tra đường dẫn tại mục AutoRecover file location, sao chép đường dẫn hiển thị tại mục này.

• Bước 4: Mở File Explorer, dán đường dẫn vào thanh địa chỉ rồi nhấn Enter.

• Bước 5: Tìm file có thời gian tạo gần với lúc bạn làm việc trên tài liệu bị mất. Nếu tìm thấy file phù hợp, hãy sao chép sang thư mục khác, mở bản sao bằng Word để kiểm tra nội dung và lưu lại dưới tên mới nếu dữ liệu vẫn còn sử dụng được. 

Lưu ý: Đây là cách tìm dữ liệu phục hồi còn tồn tại, không phải phương pháp tái tạo tài liệu đã bị xóa hoàn toàn. Không xóa hàng loạt tệp tạm khi chưa xác định chúng có liên quan đến tài liệu cần khôi phục hay không.

Cách sửa lỗi font và định dạng file Word

Khi tài liệu vẫn mở được nhưng chữ hiển thị sai hoặc bố cục thay đổi, bạn nên kiểm tra font, bảng mã và thiết lập định dạng. Những lỗi này có thể sửa được mà không cần phục hồi toàn bộ tệp, miễn là dữ liệu văn bản vẫn còn nguyên.

Khắc phục file Word bị lỗi font chữ

File Word bị lỗi font chữ thường do tài liệu sử dụng font chưa được cài đặt trên máy tính, sai bảng mã tiếng Việt hoặc không tương thích với phiên bản Word. Để khắc phục, bạn có thể kiểm tra và chuyển đổi font theo các bước sau:

• Bước 1: Mở file Word bị lỗi, bôi đen đoạn văn bản cần sửa.

• Bước 2: Chọn tab Home.
• Bước 3: Tìm mục Font và chuyển đoạn văn bản bị lỗi sang font Unicode phổ biến như Arial, Times New Roman hoặc Tahoma. 
• Bước 4: Kiểm tra lại các ký tự tiếng Việt, dấu câu và nội dung sau khi thay đổi font, sau đó nhấn Save hoặc Ctrl + S để lưu thay đổi.

Lưu ý: Nếu chữ bị lỗi do sai bảng mã, chỉ đổi font có thể không giải quyết được vấn đề. Trường hợp này cần xác định bảng mã của văn bản nguồn trước khi chuyển đổi. Nếu không biết bảng mã ban đầu, hãy giữ lại bản gốc để tránh làm sai nội dung.

Khắc phục file Word bị lỗi định dạng

File Word bị lỗi định dạng có thể khiến văn bản bị lệch lề, giãn dòng bất thường, sai khoảng cách giữa các đoạn hoặc thay đổi kiểu chữ. Để khắc phục, bạn có thể đưa định dạng về trạng thái chuẩn và thiết lập lại theo các bước sau:

• Bước 1: Mở file Word bị lỗi, nhấn Ctrl + A để chọn toàn bộ văn bản cần chỉnh sửa, sau đó vào tab Home.

• Bước 2: Chọn Clear All Formatting (biểu tượng chữ A kèm cục tẩy) để xóa định dạng hiện tại.
• Bước 3: Chọn lại font chữ, cỡ chữ và màu chữ phù hợp trong nhóm Font.
• Bước 4: Trong nhóm Paragraph, thiết lập lại căn lề, khoảng cách dòng và khoảng cách giữa các đoạn để văn bản hiển thị đồng nhất.
• Bước 5: Kiểm tra lại bố cục tài liệu, sau đó nhấn Ctrl + S để lưu thay đổi.

Lưu ý: Tính năng Clear All Formatting có thể xóa cả định dạng tiêu đề, chữ đậm, chữ nghiêng và các kiểu trình bày khác. Bạn nên sao chép file gốc trước khi thực hiện để dễ dàng khôi phục nếu cần.

Cách sửa lỗi file Word bằng phần mềm phục hồi

Cách sửa file Word bị lỗi định dạng khác mà bạn có thể sử dụng là sử dụng phần mềm trung gian phục hồi. Dưới đây là một số phần mềm mà bạn có thể sử dụng:

• Sử dụng Microsoft Office Repair Tool.
• Sử dụng Stellar Repair for Word.
• Sử dụng DataNumen Word Repair.
• Sử dụng phần mềm LibreOffice hoặc OpenOffice.

Trên đây là 12 cách sửa file Word bị lỗi được tổng hợp gửi tới bạn. Hy vọng bạn có thể áp dụng các cách sửa lỗi file Word bị mã hóa và lỗi định dạng một cách hiệu quả. Đừng quên theo dõi Sforum để cập nhật những tin tức mới nhé!

• Xem thêm bài viết chuyên mục: Thủ thuật Word, Tin học văn phòng

*Bài có dùng ảnh từ Internet